Мечтал об удаленке, а получил бумажный квест: как компании решают проблему кадрового хаоса
Удаленка казалась идеальной: можно работать из любой точки, не тратить время на дорогу и спокойно решать задачи онлайн. Реальность оказалась другой: каждую неделю — новые напоминания о подписях и бесконечные версии документов.
Отдел персонала теряет контроль, сотрудники — свое время. Почему гибкие команды сталкиваются с бумажным хаосом и теряют хороших кандидатов? И как компании нашли способ вернуть порядок?
«Кандидат приехал в офис на две недели. Чтобы подписать бумаги»
Это не история из прошлого десятилетия — так выглядел найм в одной IT-компании всего пару лет назад. Она гордилась своей гибкостью: распределенная команда, современная культура, стильный офис в Екатеринбурге и разработчики по всей стране.
В реальности все упиралось в бумагу. Чтобы оформить кандидата, его приглашали в офис. Две недели — только ради подписей. Кто-то соглашался, другие отказывались от оффера и уходили к конкурентам.
«Мы не можем так рисковать с документами», — говорили кадровики. И в этом была правда: каждый документ нужно было подписать от руки, собрать подписи руководителей, потом перепроверить и отправить в архив.
Бывает и другая крайность: сотрудник работает в Москве, руководитель в Самаре, бухгалтерия в Казани. Один приказ проходит через десяток рук, письма теряются. График отпусков составляется месяцами — в десятках excel-файлов и километровых переписках.
Вроде, все работает — пока не нужно срочно найти документ.
Энергокомпании, производственники и торговые сети страдают от того же, только масштаб другой. Сотни сотрудников, филиалы, отделы. На пересылку одного документа почтой уходит два дня и несколько сотен рублей. Ошибка — и все по новой.
У всех этих историй одна причина: бумага не умеет работать удаленно. И пока процессы не перестроены, любая подпись превращается в задачу с рисками, сроками и стрессом.
Когда бумага перестает быть центром
Первые шаги к спокойствию обычно делают с самых простых документов — начинают отправлять в цифровом виде заявления на отпуск. Сотрудник заходит в систему кадрового электронного документооборота, выбирает даты и подписывает заявление онлайн. Руководитель утверждает отпуск в пару кликов, а кадровик сразу видит статус.
Никаких сканов, писем и споров вроде «а кто сейчас согласовывает мой отпуск?»
Следом компании переводят в электронный формат трудоустройство. Кандидаты подписывают все документы онлайн, без курьеров и поездок. Так компания сокращает время найма в разы и перестает терять специалистов из-за долгого оформления.
В результате уже через месяц в онлайне оказываются и все остальные процессы — командировки, приказы, заявления, уведомления. Не нужно собирать громоздкие таблицы, тратить дни на сверку и убивать нервы всем участникам бюрократического квеста.
Все, что раньше требовало десятков писем и звонков, стало происходить автоматически. Например, даты отпуска сотрудники выбирают в пару кликов, в КЭДО формируется график и синхронизируется с учетной системой, чаще всего с 1С.
Без бумаги и под контролем
Результаты в разных компаниях похожи.
IT-команда, которая раньше тратила две недели на оформление, подключила Контур.КЭДО. Больше она не привозит кандидатов в офис, а трудовой договор часто подписывает в день оффера. Энергетики сократили расходы на бумагу и доставку на 80%. Производственники перестали терять документы между регионами и экономят сотни тысяч рублей в год.
У всех один эффект — появляется контролируемость:
HR-служба не «ловит подписи», а управляет процессом.
Руководители согласовывают приказы с телефона.
Сотрудники больше не связывают кадровые вопросы с бюрократией.
Еще одно преимущество, которое особенно оценит HR-директор: на Контур.КЭДО можно переводить сотрудников постепенно — не нужно запускать все сразу. Сначала подключите офис, потом филиалы, затем удаленные команды. Сервис масштабируется вместе с компанией и подстраивается под реальные процессы — без стресса и остановки работы.
Чтобы начать обмениваться электронными документами с сотрудниками на дистанционке, достаточно оставить заявку.
Бумага — это прошлое, в котором документы шли дольше, чем решения. Кадровый ЭДО — это не документы, а отлаженные процессы. Гибкие, как сама удаленка.
Можно подключить бесплатный тест-драйв сервиса от Контура на месяц и оценить все удобства.
Экономьте время сотрудников и деньги компании — оформляйте сотрудников с КЭДО. Быстро, безопасно, без бумаги.
Реклама АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А. Акция только для новых клиентов. Контур.КЭДО — сервис «Кадровый ЭДО» программы для ЭВМ «Контур.Диадок»






















