Шесть шагов к порядку

I. Отделите свое от чужого

Личное — отдельно, рабочее отдельно. Папка «Работа» предназначена только для рабочих материалов. Удачное селфи в офисе клиента не нужно закидывать в рабочую папку.

Помогает вариант завести два рабочих стола. На десктопе с проектами только работа, ничто не отвлекает. Вы как профессиональный боксёр, который впадает в боевой транс, выходя на ринг.

II. От общего к частному

Иерархия подпапок выглядит так:

Работа → Клиент → Проект → Этап

В случае с внезапным звонком можно проследить развитие ситуации:

Сначала звонит клиент. Затем он спрашивает про конкретный проект. И в конце интересуется определенным этапом работы.

Сохраняете вы файлы на Яндекс.Диске, Google Drive или на жестком диске — структура папок подходит для всех вариантов:

III. Проекту — персональное название

Проект — это отдельный кусок работы для конкретного клиента. Масштаб может быть разным в зависимости от вашего рода деятельности. Постройка многоэтажного здания — это проект. Отрисовка открытки — это тоже проект. Каждый проект имеет свое название, чтобы вы сами отличали его от других.

IV. Этапы работ называются одинаково

В отличие от названий проектов, набор подпапок с этапами работ должен быть одинаков.

Пример набора подпапок для проекта:

— входящие: все материалы, которые присылает клиент;

— бизнес: предложения, цены, сроки и расписание работ. Всё, что касается «коммерческой» части проекта;

— материалы: детали, из которых будет состоять конечный продукт. Фотографии, статьи-источники, иконки, векторные изображения;

— процесс: промежуточные варианты, черновики, прототипы страниц;

— результат: то, что отправляется клиенту. Конечный вариант статьи, подготовленные к печати файлы, сверстанные страницы.

Допустим, мы делаем буклет. Клиент прислал все имеющиеся у него фотографии, не особо разбираясь, подойдут они к продукту или нет. Эти фотографии кладем в папку «входящие».

Те файлы, которые мы сможем использовать в буклете, переносим в папку «материалы». А сверстанный буклет, который готов к отправке в типографию, должен лежать в папке «результат».

Внутри каждого проекта — один и тот же набор из пяти папок:

V. Забудьте про финальную версию

Если вы используете слово «финальный» в названии файлов, перестаньте так делать.

Неизбежно появятся похожие названия и вы не будете знать, какой файл правильный. Используйте нумерацию.

Неудобно

финальный

финальный с картинкой

финальный финальный

Удобно

макет_01

макет_02

макет_03

В таком виде сразу понятно, какая из версий файла — последняя. Особенно ценно то, что это понятно и вам, и клиенту.

Не сохраняйте внесенные изменения в тот же файл. Пусть в вашей папке лежат четыре, а не три варианта. Может статься, изменения придется откатить, и вы опять полезете в почту, искать отправленный клиенту предыдущий вариант.

VI. Добавьте периоды

В нашу иерархию можно легко внедрить деление по годам и месяцам. Оно полезно, если проектов много, то есть трудно охватить взглядом список и выделить нужный. Открывая папку «работа» вы видите подпапки с названием в виде года — «2015», «2016» и т. д.

А папка с названием проекта получает префикс в виде месяца — «06_Разработка сайта». Это означает, что проект от июня. В этом случае иерархия выглядит так:

Работа → Год → Клиент → Месяц_проект → Этап

Ну окей, внедрю, и чего?

Порядок в рабочих материалах дает чувство контроля над проектами. А еще выигранное время и доверие клиента. Доверие и контроль сложно измерить, но легко ощутить: клиент считает вас ответственным, да и сами вы чувствуете себя хозяином, а не рабом своей работы.

Время, потраченное на организацию материалов, окупается ровно на следующее же утро. Включаете рабочий ноут и понимаете, что все на своих местах.