Как научиться управлять временем
Посыпаете вечером голову пеплом, потому, что опять ничего не успели?
Каждый день, обещаете себе, что выполните все задуманное, но опять и опять ничего не успеваете?
Я уже писал на эту тему пост, но решил, что раскрыть еще несколько секретов успешных людей не помешает.
- Начинайте все как можно раньше.Утром мозг работает лучше, так же звонки и сообщения не будут мешать сделать дела, и вы очень быстро справитесь с ними.
- Делу – время, Потехе час! Социальные сети, мессенджеры и почта отнимают очень много времени, они так же служат самооправданием для того, чтобы прерываться как можно чаще. Выделите специальный час, например с 13 до 14 для всех любимых отвлекающих занятий. В остальное время их необходимо закрыть.
- Одно из правил SMARTа в действии – ограничитесь по времени!Осознание того, что время на дела ограниченно заставит спешить, чтобы успеть все. Но помните, что быстро это не торопясь, но и ни где не задерживаясь.
- Снижайте количество рутинных задач.Автоматизация и делегирование – вот ваши инструменты, завал мелких и рутинных задач ведет к риску отложить их на потом и рабочий процесс становится скучным и неинтересным.
- Минимизируйте общение. Короткие, но емкие, по делу, письма и записки тоже эффективные. В Google продолжительность планерки - 5 минут.
- Необходимо делать перерывы.Быстрое и эффективное выполнение объемной и сложной задачи напрямую связано с усталостью, поэтому полезно такую работу разделить на отрезки со сменой деятельности или обстановки.
Сделайте эти действия своими привычками, вы заметите, что работа выполняется вовремя и наконец-то появляется свободное время!
Удачи!
Ухвати время за ноги: как не быть рабом лени и времени
Многие люди живут по течению жизни. Не ставят цели, задачи. Любой день приносит сюрпризы, забирающие у человека единственный невосполнимый ресурс — время. Ведь деньги и даже здоровье всегда можно поправить, но только не время вернуть. И некоторые всё же задумываются: «как же управлять временем и задачами?» И вот покупают книги и посещают всевозможные курсы по этой теме. А результата так и нет. Планирование как не приносило удовольствия, так и не приносит. Хаос был в делах, и остался. Знакомая ситуация?
Это было и у меня. Но в 2015 году передо мною предстала возможность устроиться на работу проектным менеджером. Пять лет я работал чисто в том русле, чтобы себе и другим людям ставить цели, задачи и управлять временем. И за это время перепробовал огромное число методик и инструментов: попробовал ведение дел в бумажном ежедневнике — не зашло, попробовал применять Excel — не зашло, попробовал применять Outlook как задачник — не зашло, попробовал монстра планирования Microsoft Project — не зашло, попробовал Asana — не зашло, попробовал Wrike — не зашло, пробовал Trello — не зашло.
Читал по этой теме книги. Они написаны абсолютно сухим, неинтересным языком. Совершенно не вызывали интереса что-либо планировать. А самое интересное то, о чём в них повествовалось, — это всё мне было знакомо на практике, ведь вся работа моя состояла из планирования.
Может быть это так и продолжалось бы. Но декабрь 2018 года стал для меня поворотным месяцем. Я вышел в отпуск и решил опробовать снова Trello + доску Канбан для планирования своих домашних дел на время отпуска. Запланировал задачи, и испытал огромное удовольствие, как домашние дела пошли в гору. Каждое запланированное дело вызывало радость, когда я заканчивал его. Повторюсь, что ещё в 2015 году использовал Trello, но тогда этот инструмент не зашёл, но не в этот раз...
И в этой статье делюсь опытом, как планировать домашние дела и получать от этого удовольствие. Под домашними делами имею в виду все обстоятельства, которые касаются только тебя: семейные прогулки, походы в театр, саморазвитие, походы в банк, важный разговор с другом и не только. Хотя такой опыт пригодится даже в планировании рабочих дел.
Не пожалей полчаса своего времени на статью, ведь эти 30 минут могут изменить твою жизнь к лучшему: когда выйдешь с течения реки и начнёшь получать кайф от ежедневного планирования своей жизни, и твоя жизнь обретёт краски — даже ярче тех, что есть у тебя сейчас. Желаю удачи!
НЕМНОГО ИСТОРИИ ПРО КАМБАН
Япония. Toyota. Машиностроение. 60-е годы. Японские парни столкнулись с незадачей. Один отдел делал левосторонние зеркала, другой — зеркала для правой стороны. У левых ребят вышло 30 зеркал, а у правых — 10, а автомобилей всего выпущено 15. Получается, у левых излишек, а у правых недостаток. Левые работали за сверхрезультат, но сделали чересчур много (30 зеркал против 15 машин), что не есть хорошо, а правые недоработали, сорвав производство совсем (машин-то 15, а правых зеркал всего 10). Так как необходимое количество правых зеркал не поступило на сборочный конвейер, всё производство пришлось остановить. Оказалось, что никто не знал, сколько автомобилей выпускается в сутки и никто не знал, сколько тот или иной отдел выпускает деталей в сутки.
И у светлых японских умов Тойоты возникла гениальная мысль: повесить обычную доску с бумажными стикерами. Доска состояла из трёх частей — «план», «делаем» и «кончили». Руководство лепило стикер с требуемым числом зеркал в часть «план». Когда отдел принимал заявку, стикер перемещали в «делаем». Гениальность подхода в том, что если отдел выполнил норму, они свой стикер передвигали в «закончили». В жизни это выглядело так: левые произвели нужно число зеркал, и с чувством выполненного долга перемещали свой стикер в «закончили», но тут они видели, что стикер правых до сих пор налеплен в части «делаем». И тогда левые переключались на производство правых зеркал, чтобы помочь правым. В результате выпуск машин ускорился, потому что задержки в поставке деталей прекратились.
Эта система управления задачами получила название Канбан. С японского переводится как «рекламный щит» (看板).
Вообще автомобилестроительные компании внесли огромный вклад в развитии мира: Форд запустил первый в мире конвейер, Даймлер сконструировал бензиновый двигатель, а Тойота придумали доску Канбан.
С ЧЕМ ЕДЯТ КАБАНА... ОЙ, КАНБАН?
Канбан состоит из доски, списков и карточек.
Для домашнего планирования лучше применять самую простую схему: To Do (запланированные задачи) → In Progress (задачи в работе) → Done (завершённые). Ведь из логики, задачу сначала придумываем (To Do), затем исполняем (In Progress), а после завершаем (Done).
Теперь применим знания о Канбане на практике. Для работы с задачами лучше всего подходит сервис Trello.
К слову, YouTube завален целой кучей видеогайдов по работе с Trello, где дилетанты абы как настраивают Trello, но только не под Канбану. Запомни: Trello эффективен лишь тогда, когда Trello настроен под Канбан. Всё остальное это непрофессионализм, несерьёзность и детский сад.
Сейчас настроим Trello под Канбану. Но вначале пройди регистрацию аккаунта в Trello.
СОЗДАЁМ НОВУЮ ДОСКУ
После регистрации ты окажешься на главной странице Trello. Сейчас создадим новую доску, на которую позже разместим задачи. Нажми кнопку создания новой доски.
Имя доски писать не абы как, а строго по шаблону: <номер года — две последние цифры>.<номер месяца>.<номер спринта>. <какое-нибудь креативное название, но обязательно с именем месяца>.
Пока назовём так: «19.2.1 Февральские холода». 19 — год 2019, 2 — февраль, 1 — первый спринт, ну и плюс креативное название.
Небольшая выдержка. С одной доской работаем в течение двух недель, после чего создаём новую доску. Наши две недели — это спринт. Если с одной доской работать больше месяца, задач на ней станет чересчур много и с ними станет неудобно работать. Отсюда по два спринта в каждом месяце.
Затем используя кнопку «Добавить ещё одну колонку», заводим три списка: To Do, In Progress, Done. Списки называем на английском, ведь так сейчас модно.
СОЗДАЁМ НОВУЮ ЗАДАЧУ
Теперь заведём первую карточку-задачу. Задачи всегда описываем конкретно:
• не «поговорить с Андреем про долг», а «позвонить и добиться от Андрея возврата долга»;
• не «прочитать книгу Богатый папа, бедный папа», а «прочитать главу III в книге Богатый папа, бедный папа»
• не «написать статью про трейдинг», а «написать введение и раздел о паттернах для статьи про трейдинг».
Здесь магия проста. Во-первых, поставленная конкретно задача ведёт к конкретному действию. Во-вторых, большого слона дробим на слонят, то есть сложную задачу разделяем на подзадачи (пример последней задачи про написание статьи для трейдинга).
Мы сейчас настраиваем доску, и поэтому первую задачу назовём так: «Закончить настройку доски Канбан по инструкции».
Когда задача появится в списке, щёлкни карандаш, чтобы увидеть настройки задачи:
• «изменить метки» — присваиваем задаче категорию (подробности см. в след. разделе).
• «изменить участников» — назначаем конкретного исполнителя (например, супругу, если доска семейная; если доска одиночная, никого не указываем).
• «переместить» — перемещаем задачу в следующий список (в In Progress).
• «копировать» — создаём клон задачи.
• «изменить срок» — назначаем срок, когда задача должна быть завершена (подробности см. в след. разделе).
• «архивировать» — убираем задачу в архив, то есть в корзину. В реальном мире ненужные бумажные стикеры снимают с доски и кладут в полиэтиленовый файл, чтобы в любое время к ним можно было вернуться, а в Trello эту роль играет архив.
ПРОСТАВЛЯЕМ СРОК
Цели без срока — не цели. Когда нет времени, у человека в голове не выстраивается последовательный план. Время невосполнимый ресурс, и его нужно беречь.
Проставим срок нашей новой задаче «Закончить настройку доски Канбан по инструкции». Выбираем в календаре сегодняшнюю дату и ставим время с запасом в 30 минут. Время началось. Работаем дальше.
Передвигаем задачу в список In Progress, ведь работу над доской мы уже начали.
Анекдот:
Собрались русский (Р), казах (К), чеченец (Ч) и еврей (Е) обсудить тему планирования целей.
Р: Что там планировать? На авось веками жили и не тужили.
К: Не, не слышал. Новый хайп?
Ч: Вах! если цель не идёт к чеченцу, то чеченец идёт к цели.
Е: ...
Спустя месяц. Еврей запускает сервис Trello с бесплатной и платной подпиской, а казах становится инфоцыганом и открывает курсы по Trello.
НАСТРАИВАЕМ МЕТКИ В TRELLO
Чтобы с задачами легче было работать, команда Trello придумали способ отмечать задачи с помощью цветных меток. Но перед этим немного предыстории.
Стивен Кови, автор бестселлера «7 навыков высокоэффективных людей», советует разделить жизнь на шесть сфер, чтобы везде сохранять баланс: занятие физическими упражнениями, жизнь в социуме (отношения и дела с друзьями, соседями, знакомыми, коллегами), работа с духовными упражнениями (религия, медитация или альтернатива), развитие профессиональных навыков, семейные дела, отдых.
Вот и задачи разделим по этим сферам в Trello.
Нажимаем на значок карандаша и выбираем в меню — «изменить метки». Каждой цветной метке присваиваем такие имена: здоровье, социум, религия, развитие, семья, отдых. Либо придумайте свои категории.
Простые примеры разделения задач:
• Оплатить квартплату за февраль 2019; дома розетку починить в комнате дочери, — это к «семье».
• Сделать пробежку по речке Весновка; посетить стоматолога, — к «здоровью».
* Прочитать главы II-V из Евангелия от Луки; суру «Аль-Имран» из Корана; главу IV из Берешит, — к «религии».
• Послушать занятие № 4 из тренинга «Криптореволюция 4.0» от Павла Жуковского; прочитать главу III про достижение целей из книги Ицхака Пинтосевича, — к «развитию».
• Выпить с коллегами пивка в баре «Трахнутая курица»; поехать на рыбалку к реке Пикабушечка, — к «отдыху».
• Помочь Антону Беленко с оформлением договора на авто; выпить с коллегами пивка в баре «Трахнутая курица», — к «социуму».
Про бар «Трахнутая курица». Если ты экстраверт, — это «отдых»; если же интроверт, — это «социум».
НУ И НАПОСЛЕДОК...
Настройка доски Канбан успешно завершена. Теперь выбери красивый фон для доски. Я предпочитаю горы — очень мотивирует.
Теперь задачу «Закончить настройку доски Канбан по инструкции» можешь отметить галочкой как исполненная и передвинуть в список Done.
Когда завершаешь запланированную задачу, испытываешь радость. Когда же все задачи заканчиваешь за день, — это эйфория. Радость возникает благодаря выработке гормона счастья — серотонина. Серотонин выбрасывается в кровь всегда, когда человек делает то, что ему доставляет удовольствие. И поэтому планирование задач и их исполнение начнут приносить огромное удовольствие. Это психология. Это химия.
К завершению статьи предлагаю краткие советы и выводы:
• Обязательно установи мобильное приложение Trello на телефон. Задачи должны быть всегда под рукой.
• Не пытайся планировать задачи на неделю вперёд. Лучше планируй день ото дня. На моей практике так оказалось эффективнее. Когда планировал задачи сразу на неделю, к концу недели многие задачи не успевал выполнить и переносил их на следующую неделю, и законченных выходило 35 задач. При ежедневном планировании к концу недели выходит по 60-70 успешных задач — в два раза больше.
• Планировать день лучше по утрам, ведь не даром утро вечера мудренее.
• С одной доской работаем в течение двух недель, после чего создаём новую доску с номером следующего спринта. Примеры: «19.3.1 Мартовский кот» (с 1 по 14 марта), «19.3.2 Мартовский кот» (с 15 по 31 марта).
• Неначатые задачи (в To Do) из прошлого спринта переносим в новый спринт.
• В списке «In Progress» должна быть только одна задача, на которую устремлён фокус твоего внимания и ты занимаешься ею сейчас.
• В список «To Do» рекомендую вносить не более 10 задач. Человек часто переоценивает свои силы, но в среднем человек совершает в день 5-7 ключевых дел.
• При планировании задачи планируй сразу время её завершения, так сможешь составить реальную картину дел на весь день.
• При работе с Trello на компьютере. Если задач в списке «To Do» слишком много и они не помещаются в экран, тогда в браузере уменьши масштаб до тех пор (через Ctrl+Колёсико мыши), пока все задачи не окажутся на экране. Видеть все задачи — очень важно.
• К задачам можно прикладывать документы и скриншоты.
• Ненужные задачи отправляй в архив, чтобы не стали бельмом в глазу.
Дорогой коллега, как использовать своё время, конечно же, решать тебе. Я просто призываю тебя проснуться и взять свою судьбу под контроль и вести полноценную жизнь, полную удовольствий. Не плыви по течению. Планируй свою жизнь. Стань хозяином своего времени. Действуй!
Почему вы постоянно чувствуете себя занятыми (и как вернуть своё время, внимание и ясность ума)
В эпоху крайней занятости единственный возможный способ жить осмысленной и целеустремлённой жизнью – перестать быть постоянно вовлечённым в работу.
Попытки поспевать за невероятным темпом современного мира заставляют нас пребывать в состоянии постоянной занятости.
Слово «занятый» стало новым «хорошо».
Многие люди чувствуют, будто у них «мало времени».
Им кажется, что «количества часов в суток недостаточно».
Другие думают, что запасы времени «ограничены».
Такие мысли отнимают много энергии и могут привести к возникновению стресса.
Вы просто не можете делать всё это и реагировать на каждую вещь и каждого человека.
Нужно расставить приоритеты.
Тщательно выбирайте свои ежедневные действия.
Приоритизация даёт вам возможность сосредоточиться на наиболее важных задачах и отложить несущественную работу на потом.
Всё, что вы делаете, не имея реальной цели — это пустая трата вашего драгоценного времени.
Загруженность работой заставляет вас чувствовать, будто вы быстро продвигаетесь вперёд и работаете продуктивно. Но в действительности это не так.
Если вы найдёте время, чтобы измерить собственную производительность, вы удивитесь тому, как мало ценной работы вы выполняете на самом деле.
Оливер Беркеман из BBC пишет: «Когда вы заняты, у вас больше шансов сделать плохой выбор, связанный с управлением временем — вы либо возьмёте на себя обязательства, с которыми не сможете справиться, либо отдадите приоритет пустяковым задачам, а не важным делам. Возникает порочный круг: ваше чувство занятости заставляет вас быть ещё более занятым, чем раньше».
Реальная работа продвигает ваши цели, в то время как занятая работа — это то, что вы делаете, чтобы избежать реальной работы.
Многие из нас путают «занятость» с эффективностью или результативностью.
Рассмотрим пример с ответами на электронные письма в начале дня.
Вас могут поглотить попытки уделить внимание всем вопросам, ответить на каждое электронное письмо, тем самым обеспечить причину действий других людей.
Будьте проактивны, когда речь идёт об электронных письмах.
Не попадайтесь в ловушку реактивного режима.
«У большинства из нас нет проблем с занятостью, однако мы часто заняты не теми вещами, — говорит Энджи Морган, соавтор книги «Искра: как привести себя и других к большому успеху». — Вы можете с девяти утра до пяти часов вечера отвечать только на электронные письма, но это не приведёт вас к каким-либо результатам и не приблизит к важным, долгосрочным целям. Когда люди говорят “Я так занят”, они на самом деле имеют в виду “Я плохой планировщик” или “Я не знаю, как правильно расставлять приоритеты и делегировать обязанности”».
Начните применять подход «одно дело». Делайте трудные выборы и работайте над своими самыми важными приоритетами.
Развивайте навыки, связанные с выполнением задач и управлением временем.
Вы можете прекратить быть постоянно занятыми и каждый день выполнять работу наилучшим образом.
Но это обходится дорого, поскольку вы должны полностью изменить свой подход к работе: разбить больший фокус.
Приверженность выполнению только действительно важной работы требует невероятного количества дисциплины.
Ваше время ограничено. Делать всё — не вариант.
Делать одно — значит не делать ничего другого. И есть большая разница между вещами, которые следует сделать, и тем, что должно быть сделано.
Не поддавайтесь соблазну работать в многозадачном режиме.
Если вам необходимо в один и тот же день сосредоточиться на нескольких вещах, попробуйте разбить своё рабочее время на короткие, сфокусированные всплески активности.
Метод Помодоро является популярной стратегией, согласно которой вы работаете в течение 25 минут, после чего отдыхаете 5 минут и приступаете к новой задаче.
Следовательно, вы остаётесь сосредоточенными на своей самой важной и ценной работе, а также позволяете себе переключаться с одной задачи на другую.
Мы живём в «бесконечном мире», как утверждает Тони Крэбб, автор книги «Занятость: как процветать в мире, где всего чересчур много». Всегда будет больше входящих электронных писем, больше встреч, больше вещей, которые нужно прочитать, больше идей, проектов и работы.
В результате мы неизбежно чувствуем себя подавленными: мы все — конечные существа, с конечной энергией и способностями, и мы пытаемся справиться с бесконечным количеством.
Мы чувствуем социальное давление; нам кажется, что мы должны «делать всё» на работе и дома, но это не просто сложно, это невозможно.
Чтобы доводить начатое до конца и выполнять реальную работу, Кэл Ньюпорт рекомендует применять метод Daily Check-In («Ежедневный контроль»). Он пишет: «Каждое утро смотрите на страницу своего проекта и спрашивайте себя: “Какой наибольший прогресс я должен сделать, чтобы завершить этот список сегодня?” Ваша самая важная цель должна заключаться в завершении проектов. Если вы видите способ сделать это (даже если он требует большого толчка или, возможно, работы допоздна), пробуйте. Если вы не можете завершить проект за один день, подумайте о том, что вы можете сделать сегодня, чтобы приблизиться к своей цели на шаг. Станьте одержимым тем, чтобы покончить с этим списком!»
Стремитесь добиться как можно большего прогресса в своей работе, несмотря на другие реактивные задачи, которые требуют вашего внимания.
Занятость — это оправдание себя и других за то, что мы не делаем важных вещей, пугающих вещей, сложных вещей, тяжёлой работы, которая оказывает реальное влияние на результаты.
Быть эффективным — значит быть намеренным и целенаправленным. Вы должны отдавать предпочтение работе, обладающей высокой ценностью.
Малоценная работа неизбежна. Запланируйте время для задач с низкой ценностью, чтобы посмотреть, сколько времени вы на них тратите.
Это кажется нелогичным, но на практике всё по-другому.
Когда вы ограничиваете количество времени на выполнение работы над срочными, но маловажными задачами, вы заставляете себя тратить больше энергии в течение меньшего количества времени, чтобы сделать намеченное быстрее и оставить время на работу, обладающую высокой ценностью.
У вас более чем достаточно времени, вы просто неправильно им распоряжаетесь
«У меня мало времени». Мы все говорили подобное ранее.
Нехватка времени — это проблема распределения.
Многие люди ненавидят бездельничать. Они ценят продуктивность, поэтому прославляют занятость. Они ищут себе занятия ради того, чтобы быть занятыми.
Им кажется, что они ограничены во времени, но на самом деле его у них больше, чем они думают.
Для многих из нас основная причина, по которой нам «не хватает времени», заключается в том, что мы никогда не пытаемся выяснить, сколько времени мы должны посвящать различным вещам, которые мы ценим больше всего.
Одно из самых больших разочарований, с которыми мы сталкиваемся, состоит в том, что мы взваливаем на себя большое количество дел и чувствуем, что нам не хватает времени на все из них. Мы перегружены.
Если вам постоянно не хватает времени, значит, вы распыляете себя на множество дел.
Иногда конфликт отчасти заключается в том, что вы понятия не имеете, что вам следует делать первым делом утром или что можно отложить до полудня.
Вам может из-за этого казаться, что вас тянут в другом направлении.
Лео Бабаута, автор книги «Дзэн-продуктивность», поясняет: «Тщательно выбирая свои задачи, вы заботитесь о запасах своего времени. Вы можете выбирать важные задачи или развлекательные, но вы должны осознанно относиться к своим предпочтениям. Рассматривайте время как драгоценный дар, которым оно в действительности является: ограниченным, ценным, наполненным лучшими вещами, а не перенасыщенным делами».
Если вы систематически устанавливаете приоритеты на неделю или день, у вас будет достаточно времени для полноценной работы.
Приоритизация и организация могут привести к более эффективному распределению времени.
Сделайте шаг назад и выясните, что для вас важно. Избавьтесь от несущественных долгосрочных или краткосрочных изменений.
У вас есть достаточно времени, чтобы создавать ценность, работать над задачами наилучшим образом и оказывать влияние.
Время — это актив. Это огромный аспект работы, который вы, вероятно, принимаете как должное.
Вы тратите впустую или эффективно расходуете своё время?
Стюарт Стаффорд однажды сказал: «Самый быстрый способ исчерпать время — это думать, что у вас его достаточно».
Вы тратите время впустую, когда сосредотачиваетесь на работе с низкой ценностью.
Вы эффективно расходуете время, когда решаете использовать его для деятельности, которая способствует вашему долгосрочному росту.
«Время — самая ценная монета в вашей жизни. Вы и только вы решаете, на что потратить эту монету. Будьте осторожны и не позволяйте другим людям тратить её за вас», — говорит Карл Сэндберг.
Когда люди рассматривают время с точки зрения денег, они часто скупятся на первое, чтобы максимизировать второе.
Начните распределять своё время правильно
Начните с пересмотра своей повседневной рутины.
Отслеживайте свои ежедневные действия в течение некоторого периода, чтобы чётко понять, на что вы тратите время. Встречи, телефонные звонки, электронные письма, уведомления, болтовня и многие другие отвлекающие факторы постоянно борются за ваше внимание.
Записывайте все свои встречи, крайние сроки и так далее. Проанализируйте фактическое время, которое вы тратите на каждую деятельность.
Планируйте свои дни. Планируйте всё заранее.
Составляйте планы, чтобы знать, что происходит каждый день.
Это поможет вам понять, как вы проводите своё время.
Обращайте внимание на «утечки» времени и меняйте свою рутину.
Регулярно пересматривайте своё расписание. Проводите еженедельные проверки, чтобы посмотреть, отражает ли расписание то, что вы преследуете.
Ключевой момент заключается в том, чтобы избегать работы, которая является малоценной и не способствует достижению ваших целей.
Чем больше вы размышляете о том, как вы расходуете своё время и энергию, тем меньше вероятность того, что вы увязнете в тривиальных задачах, которые заставляют вас чувствовать, будто вам постоянно не хватает времени.
Это нормально — быть довольным спокойной жизнью.
Метод блокировки времени Илона Маска: как эффективно управлять временем даже при плотном графике
Илон Маск, пожалуй, является самым занятым человеком на Земле.
Миллиардер и основатель/генеральный директор Tesla и SpaceX тратит до 100 часов в неделю на обе компании, планируя отправить людей на Марс. Он съедает обеды за пять минут, прежде чем вернуться к своей работе.
Макс также является примерным семьянином, который проводит до четырёх дней в неделю со своими пятью детьми. Кроме того, он находит время для регулярных тренировок, а также своих личных увлечений.
Как обычному человеку удаётся так эффективно распоряжаться своим временем, имея такой плотный, напряжённый график?
Многие люди указывают на «сверхчеловеческую» способность Илона Маска сосредотачиваться на текущих задачах, не отвлекаясь, а также его невероятную гениальность. Однако существует боле разумное объяснение его эффективному управлению временем.
Этот способ называется «блокировкой времени», его используют едва ли не все успешные руководители, предприниматели и эксперты по продуктивности, включая Билла Гейтса и Кэла Ньюпорта.
Давайте узнаем больше о методе блокировки времени и как его нужно использовать, чтобы лучше справляться с нужными задачами, даже если ваш график очень плотный.
Метод блокировки времени
Илон Макс просыпается в 7 утра. Он планирует свой день заранее. В его расписании нет места случайным перерывам и простоям.
Используя метод блокировки времени, Маск преднамеренно планирует свой день с шагом в пять минут (или «временные блоки»). Каждый временный блок посвящён определённой задаче или виду деятельности.
Например, Маск может использовать метод блокировки времени при ответе на электронные письма, которые нуждаются в ответе, приёме пищи или проведении рабочих встреч.
Эксперт по тайм-менеджменту Кевин Круз в своей книге «15 секретов, которые успешные люди знают о тайм-менеджменте» пишет, что наиболее продуктивные люди организовывают свой день в соответствии с временными блоками и списками дел.
Лично я ежедневно применяю метод блокировки времени в сочетании с «Правилом двух минут», чтобы не тратить время впустую на промедление и оставаться продуктивным в течение всего дня.
Для некоторых задач (например, написание статьи) я предпочитаю использовать метод блокировки времени для создания 24 пятиминутных блоков (что составляет два часа).
Блокировка времени вынуждает вас заполнять свободное время предварительными обязательствами и планом действий. При этом вы избегаете последствий закона Паркинсона, который гласит, что работа имеет тенденцию расширяться, чтобы заполнить время, отведённое для неё. Таким образом, вы не тратите драгоценное время на задачи, которые могут быть выполнены быстрее.
Ещё одним преимуществом блокировки времени является то, что она уменьшает количество выборов, которые вам предстоит сделать в тот или иной момент – следовательно, вы повышаете силу воли для достижения максимальной продуктивности.
Теперь, когда мы познакомились с преимуществами метода блокировки времени, давайте рассмотрим три простых шага, которые помогут вам успешно применять его в своей жизни, начиная с сегодняшнего дня.
Как использовать метод блокировки времени
Далее представлены три простых шага, которые помогут вам эффективно применять метод блокировки времени.
Шаг 1: Разделите лист бумаги в линию на две колонки. В левой колонке выделите по две линии для каждого часового или пятиминутного блока (всё зависит от ваших предпочтений).
Шаг 2: Оцените, сколько времени займёт выполнение каждой задачи, а затем напишите эти задачи в левой колонке с соответствующими временными блоками. Добавьте комментарии в правую колонку (опционально).
Шаг 3: Оставьте место вокруг каждого временного блока, чтобы внести корректировки или вписать непредвиденную деятельность.
Всё. Это так просто.
А теперь я хотел бы поделиться с вами быстрыми советами, которые помогут вам выжать максимум из метода блокировки времени:
1. Уделяйте не менее 10 минут заполнению временных блоков. В идеале это следует делать за день до того, как вам нужно будет выполнить какую-либо задачу.
2. Точно оцените, сколько времени вам понадобится для выполнения поставленной задачи. Если мы чрезмерно оптимистичны относительно того, сколько времени займёт выполнение задачи, мы не сможем справиться точно в срок. Этой «ошибки планирования» можно избежать, если вы будете точно рассчитывать время на выполнение той или иной задачи.
3. Разбейте большие задачи на маленькие шаги. Если у вас есть большие задачи, которые требует много времени, разбейте их на маленькие подзадачи и распределите по временным блокам.
4. Планируйте неожиданные перерывы. Используйте правую колонку на листе бумаги, чтобы пересмотреть свои первоначальные временные блоки на предмет возможности возникновения неожиданных перерывов в течение дня. Блокирование времени для «реактивной» работы поможет вам избежать перегруженности, снизить стресс и оставаться сосредоточенными в течение дня.
Блокируйте своё время – или вы потеряете его навсегда
Каждому из нас отводится 24 часа в день. Разница между теми, кто много успевает (например, Илон Маск), и теми, кому мало что удаётся сделать за день, заключается вовсе не в интеллекте или генетике – речь идёт о сочетании мышления, которое ценит время, и эффективном тайм-менеджменте, в частности применении метода блокировки времени.
Блокировка времени – это простой, гибкий и эффективный способ, призванный помочь вам лучше управлять собственным временем и оставаться продуктивными на ежедневной основе.
Самое главное – блокировка времени помогает вам установить контроль над собственным временем, которое, однажды потеряв, вы никогда не сможете вернуть обратно.
О времени, рыбе и технологиях
Сегодня, не смотря на фото, заметка про время и его ощущение. После рабочего дня, едем с #юридическаясемья домой и возникает вопрос: "А что на ужин?" Заехали в тцзелёный там ашан у нас прописался. К нашему удивлению в нем день щедрости на рыбу и морепродукты. Взяли сома. Вы спросите: Причем здесь время? А вот причём. Готовить, что-то сложное не хотелось, да и сил уже не было. Поэтому уложились в 17 минут от разделки сома до готовой трапезы. Хронометраж примерно следующий: филирование сома 9 минут, разогрев жаровни с сливочным маслом и греческими травами 2 минуты, 5-6 минут обжарка и сервировка и выкладка минутка и всё. Ужин готов. Кто дочитал до конца, благодарю. В жизни многие не важные вещи могут занимать много времени, если не применять технологии и не учиться новому.