Это история про таймер в форме помидора и программиста Николая. Про их дружбу и совместную работу. Николай – фрилансер. Раньше он постоянно задерживал проекты и в качестве оправдания говорил всем, что программирование — это творчество, а для творчества требуется вдохновение. Для поиска вдохновения он смотрел сериалы и общался в соцсетях.
Когда количество заказов стало резко падать, Николай начал сильно нервничать и злоупотреблять алкоголем. И в итоге клиентов не осталось совсем. Наш герой стремительно деградировал, пока однажды к нему не заглянул старый друг. Увидев состояние Николая и ужаснувшись, тот решил помочь: нашел программисту несколько заказов и пригласил консультанта по личной продуктивности.
Консультанта звали Алексей. Он провел с Николаем вместе несколько дней: смотрел со стороны, как он работает и задавал наводящие вопросы. Потом они вместе проанализировали ситуацию, и Алексей сделал следующие выводы:
• Николай часто отвлекается от работы: ему постоянно звонят друзья и родственники с вопросами о компьютерах, он постоянно переключается с важных задач на проверку почты, просмотр видео и просто ничегонеделание.
• Когда задача сложная, и непонятно с чего начать, Николай откладывает ее.
• То же самое происходит когда задача скучная.
• Николай неправильно расставляет приоритеты. Он начинает он работу с самых простых и приятных задач, и на сложные задачи у него нет уже сил или времени.
• Он часто ошибочно рассчитывает количество времени, которое может занять проект, так как не может оценить масштабы и или темпы работы.
• Когда он задерживает сдачу проекта, у него начинается паника, потому что не может внятно объяснить клиенту почему он затягивает работу. В итоге он начинает избегать клиента и задерживает заказ еще больше.
Как планируются задачи
Когда Николай согласился со всем выводами, Алексей предложил ему решение: метод помидора, названный так в честь кухонного таймера в виде краснобокого овоща, которым пользовался основатель метода Франческо Чирилло. А чтобы было понятнее, консультант предложил программисту метафору. «Выполнение задач, можно сравнить с маринованием помидоров, — сказал он ему. — Помидоров в банке должно быть не много не мало: иначе может получиться пюре, либо полупустая банка. Ветку с помидорами нужно разделить на отдельные помидорки, а маленькие помидорки-черри можно считать за одну помидорку». Николаю сравнение понравилась, и он решил попробовать. Тогда Алексей объяснил ему правила игры:
• Помидорка: 25 минут работы над одной задачей.
• Блок задач: 4 помидорки с пятиминутными перерывами между ними и получасовым перерывом после блока.
• Задача не может быть прервана. Если, во время ее выполнения ты отвлекся, то соответствующая ей помидорка не засчитывается.
• Если задача начата, помидор должен прозвенеть. Успел закончить ее раньше — проверь, что получилось.
• Если задача занимает меньше одного помидора, дополни ее другими задачами.
• Если задача занимает больше пяти-семи помидоров, разбей ее на несколько задач.
Правила несложные. Но пока их не начнешь применять, вряд ли запомнишь. Поэтому Николай и Алексей сразу же приступили к работе.
1. Первым делом составили список задач программиста, в который вошли все задачи по всем проектам, домашние и личные дела, а также обещания родственникам и друзьям.
2. Потом определили сколько времени в день Николай планирует работать. Он горел желанием освоить новый метод и заявил: по десять часов.
3. Разбили десять часов на помидорки. С учетом перерывов получилось четыре блока по четыре помидорки: всего 16 помидорок.
4. Алексей дал Николаю заранее приготовленный бланк ежедневных задач. В верхнюю часть этой таблицы он предложил вписать задачи, запланированные на сегодня. В нижней части посоветовал указывать незапланированные срочные дела.
5. Николай запланировал первоначально пять крупных задач, но Алексей уговорил его ограничится тремя.
6. Затем они определились с временем, которое требует выполнения каждой задачи. Первая задача по прогнозу должна была занять три помидорки. В колонке «Отметки о выполнении» Николай нарисовал три кружочка напротив этой задачи, напротив второй задачи — шесть, а напротив третьей — пять. Итого 14 помидорок из 16. Две помидорки Алексей посоветовал оставить про запас на незапланированные задачи.
7. Алексей завел таймер в виде красного помидора на 25 минут, и Николай приступил к выполнению первой задачи.
Как организуется работа
Наш герой долго не мог начать работу. Сконцентрироваться было трудно, да еще тикающий таймер отвлекал. В конце концов он собрался с мыслями, начал писать и... сразу же зазвонил телефон. Алексей снял трубку, сообщил, что он секретарь Николая и может все ему передать. В трубе долго молчали, потом нервно хихикнули и попросили передать Николаю, чтобы он позвонил брату. Алексей отвлек своего подопечного и попросил внести с список незапланированных задач запись: «Позвонить брату».
Когда таймер зазвонил Николай, вздрогнул, но продолжил писать. Тогда Алексей строго попросил его прерваться, заштриховать один кружочек, символизирующий помидорку, выпить воды и посмотреть в окно. Через пять минут Алексей вновь завел таймер на 25 минут, и Николай с удвоенной силой ринулся в бой. Но через десять минут он столкнулся с проблемой, и пытаясь сбежать от нее, открыл «ВКонтакте». Алексей напомнил ему, что этого делать нельзя. И программисту пришлось снова приступить к работе.
Следующий сигнал таймера также раздался неожиданно. Николай с трудом прервался, зачеркнул один помидор и посмотрел на наставника: он не знал, что делать дальше. Тогда Алексей предложил позвонить брату и поговорить с ним пять минут. Брат просто хотел узнать, как у Николая идут дела. Они мило пообщались целых семь минут, но санкций со стороны Алексея не последовало.
Третья 25-минутка пролетела незаметно. Но в итоге оказалось, что Николай не уложился с первой задачей, которую оценил в три помидорки. Тогда Алексей предложил два варианта: завершить работу, не начиная новую помидорку, или начать еще одну помидорку, а оставшееся время потратить на проверку и улучшение сделанного. Николай выбрал второй вариант.
Через 15 минут после начала четвертой помидорки Николай закончил работу и стал проверять почту, но Алексей его остановил и предложил записать проверку почты в незапланированные задачи.
После четвертой помидорки прозвенел звонок на большую перемену. Николай нарисовал под тремя кружками и закрасил квадрат, символизирующий незапланированную помидорку, а потом зачеркнул выполненную задачу.
...Перекусили бутербродами с кофе, и через 30 минут Николай вновь приступил к работе. Его уже не отвлекал звук таймера, а мотивировал. Вскоре после начала второго блока и второй задачи позвонил новый клиент. Алексей не стал вмешиваться на этот раз в действия Николая: он лишь посоветовал как можно быстрее решить вопрос. Программист быстро договорился с клиентом о встрече на завтра, записал ее в ежедневник и продолжил выполнение задачи. Когда закончилась еще одна помидорка. Алексей рассказал о необходимости планировать звонки и приучать клиентов звонить в определенное время.
Работа шла. Помидорки закрашивались, задачи вычеркивались. На второй задаче Николай сэкономил одну помидорку и уложился в пять. Чередование работы и отдыха позволяло ему не снижать темпа. А контроль и поддержка Алексея заставляли работать не отвлекаясь. Во время одной помидорки Николай столкнулся с проблемой и долго, до самого звонка, не мог с ней справиться. После небольшого отдыха у него случилось озарение, и проблема была решена. А в следующий перерыв Алексей рассказал ему о том, что чередовать работу и отдых важно не только для того, чтобы восстанавливать силы, но и создавать фундамент для инсайтов. Отдых стимулирует творческий процесс. Он дает возможность увидеть вещи с другой стороны, именно во время отдыха часто удается увидеть ошибки и способы их исправления. В перерывах между работой мозг работает в фоновом режиме и ищет связи новой информации с уже имеющейся, раскладывая все по полочкам.
Во время выполнения третьей помидорки третьей задачи у Николая заболел живот, ему пришлось прервать работу и отойти. Когда он вернулся, Алексей попросил зачеркнуть текущую помидорку. И начать новую. В итоге работу он завершил за 15 помидорок, что еще недавно считалось его трехдневной нормой. Оставшаяся 16-я помидорка была потрачена на проверку почты, записанную в незапланированные задачи. После этого Алексей с чувством выполненного долга откланялся, а Николай с тем же чувством поужинал и посмотрел в качестве награды несколько серий нового сериала.
На следующий день наши герои снова встретились. Задача немного усложнилась, потому что встреча, о которой договорился Николай, разрывала день на две части. За эту оплошность Николай получил от Алексея нагоняй и совет планировать встречи, либо на утро, либо на вечер. Прикинув потери времени, они запланировали на день только 11 помидорок: шесть утром и пять вечером.
Снова взяли список задач и подробно рассмотрели его. В этот раз Николай решил выполнить «сотню» мелких дел и хорошенько проредить список. Он выбрал 25 задач, объединил их в десять блоков, соответствующих десяти помидоркам, занес их в план дня и одну помидорку оставил про запас. Это были мелкие доделки старых проектов, звонки и письма бывшим клиентам, дела по дому, разбор документов, оплата счетов и т. д.
Алексей не возражал. Он уже понял что Николай первых день тренинга овладел основами метода помидора. Его вмешательство больше не требовалось, требовались только корректировка и контроль. День завершился, как и было запланировано. Запасная помидорка ушла на консультацию для одного старого клиента, который очень обрадовался звонку Николая.
Как улучшаются рабочие навыки
Так прошла неделя. Алексей попрощался с Николаем, чтобы уделить внимание другим клиентам, а через месяц вновь приехал к подопечному. У Николая было все прекрасно. Он успел завершить несколько проектов, у него появилась уверенность в завтрашнем дне. А количество помидорок в день снизилось с 16 до 12. То есть он работал меньше а успевал больше. Оставшееся время он тратил на то, что раньше делал в первую очередь: смотрел видео и помогал родственникам и друзьям. В принципе он делал все тоже, что и раньше, но в другой последовательности, и не мучась угрызениями совести.
Во время очередной встречи Алексей рассказал программисту про следующий этап этой увлекательной игры. Теперь необходимо было стать Доктором Джекилом и следить за мистером Хайдом. Другими словами, нужно было следить за собой во время работы. Причем отслеживать нужно не все сразу, а что-то одно, только то, что хотим улучшить:
• Количество незапланированных и срочных задач за день.
• Количество помидорок в день.
• Количество задач, выполненных раньше плана или позже.
• Наиболее частые типы задач.
• Внешние отвлечения и время.
• Внутренние отвлечения.
• Количество помидорок на типовые задачи.
Николай подумал и выбрал внешние отвлечения, чтобы понять, когда его чаще отвлекают и по каким вопросам. Наши герои составили в Excel контрольный лист из четырех столбцов: дата, время, тип отвлечения (клиент, родственник, чп), суть отвлечения. И Николай начал слежку. После двух недель оказалось, что отвлекается Николай от работы примерно в одно и то же время, точнее в два промежутка времени. Проведя такой анализ программист стал планировать на эти промежутки дня звонки и разбор почты (то есть такие задачи, для выполнения которых концентрация не самое главное), а людям, которые беспокоили его в другое время, предлагал перезвонить.
Следующие четыре недели Николай отслеживал внутренние отвлечения. Их было больше, но в основном они были двух типов: не забыть сделать то-то, не забыть позвонить тому-то. Со временем, когда наш герой понял, что уже ничего не забывает, отвлечений стало заметно меньше.
Через месяц Алексей еще раз проверил, как идут дела у Николая и остался доволен. Он настоял на том, что следующая слежка должна быть за расхождениями в планах: задача должна занимать ровно столько помидорок, сколько на нее запланировано. Это была их последняя встреча как учителя и ученика. Алексей разрешил Николаю вносить изменения в метод помидора, настраивая эту технику под себя. Потом он сказал еще несколько напутственных слов и они попрощались.
Через полгода заказов у Николая заметно прибавилось. Он даже принял несколько помощников и открыл свою фирму. Чтобы организовать взаимодействие внутри своей команды он начал использовать SCRUM, самый эффективный метод работы после метода помидора. А в один прекрасный день он принял наемного директора, подарил помидор молодому перспективному, но неорганизованному программисту и купил дом за городом. На своем участке он построил теплицу, начал выращивать помидоры и закатывать их в банки. Привычка — вторая натура.
А если вы заинтересовались методом помидора, то подробно с его тонкостями вы можете подробнее познакомится в методичке основателя этой техники тайм-менеджмента Франческо Чирилло. При этом, чтобы стать его последователем, покупать таймер в форме красноплодного овоща вовсе не обязательно. Есть огромное количество специальных программ для Android и Windows, расширения для Chrome. И даже их устанавливать не обязательно: можно использовать любой доступный таймер.
Плюсы метода помидора
• Переключение внимания очень затратно по времени, поэтому выполнение одной задачи в один момент времени более продуктивно, чем многозадачность.
• Выполненная помидорка расценивается как успех. Поэтому если задача большая и обратная связь далеко, помидорки являются мини-обратной связью. Если этого не достаточно, можно их чем-то подкреплять дополнительно.
• Простой инструмент с возможностью усложнения.
• Скорость работы не важна, важна скорость достижения результата. Вы не концентрируете внимание на скорости выполнения, а концентрируете внимание на выполнении. Нет давления, дедлайна. Важно то, что здесь и сейчас. Вы не можете на данный момент работать быстрее. Вы просто работате, и давление времени пропадает. Вы увеличиваете скорость бега не за счет дополнительных ресурсов, физиотерапевтов и запрещенных препаратов, а за счет техники. Чтобы быть быстрым — нужно быть сконцентрированным/сосредоточенным.
• Метод учит фокуссировке и концентрации. Тем навыкам, которые в наше время важны как никогда.
• Метод включает в себя несколько частей тайм-менеджмента: планирование, расстановка приоритетов, выполнение, группировка задач, разбиение задач, борьба с отвлечениями. Это почти весь тайм-менеджмент, за исключением постановки целей.
• Метод помидора это погружение в «поток» и выход из «потока». Когда вы пытаетесь себя заставить что-то сделать, вы погружаетесь в потоковое состояние. И чем сложнее погружение, тем лучше, потому что это значит: задача сложная, выше ваших возможностей. А это именно то, что надо для «потока». Выходить из «потока» так же сложно, как и входить. Когда вы увлечены и не замечаете что нужно отдохнуть и восстановить силы, звонок таймера вытащит вас на поверхность.
Минусы метода помидора
• Узкая сфера применения. Подходит в основном для индивидуальной работы. Если вы сильно зависите от клиентов (работаете продавцом, консультантом, диспетчером) или от оборудования (работаете в сфере сервиса или ремонта), то метод помидора вам не подойдет.
• Планируется только рабочее время.
Люди, которые хотят добиться успеха, думающие и действующие люди, рано или поздно сами доходят до инструментов и техник тайм-менеджмента, но чаще всего они не систематизированы и экономят совсем мало времени и энергии. Иногда поиск своей системы длится годы. Поэтому не изобретайте велосипед, осваивайте метод помидора, и закатывайте банки.
Источник: https://www.e-xecutive.ru/career/lichnaya-effektivnost/19856...
Инструментарий:
Создатель метода и другие поощряют низкотехнологичный подход с использованием механического таймера, бумаги и карандаша. Физическое заведение таймера подчеркивает решимость пользователя взяться за задачу, тиканье напоминает, что время идет, а звонок сообщает о перерыве. Поток и внимание ассоциируются с этими физическими стимулами.
