Немного об откладывании дел на потом
У меня уже год лежит в закладках ссылка про тайм-менеджмент.
У меня уже год лежит в закладках ссылка про тайм-менеджмент.
"Здравствуйте, я новый коучер по тайм менеджменту, извините за опоздание".
Привет, Пикабу. Хочу поделиться с вами своим проектом, которым занимался почти 9 месяцев.
Небольшое вступление
Всем знакома тема тайм-менеджмента, все натыкались на статьи, посты по этой теме, где рассказывалось бы как увеличить свою продуктивность в 100500 раз, многие открывали эти вкладки/добавляли в закладки в надежде прочитать когда-нибудь позже, но так никогда этого не делали (я так точно), кто-то и правда прочитывал, но через несколько дней все это забывалось.
На самом деле, в тайм-менеджменте всего 2 основных момента:
1. Работать небольшими интервалами, с обязательными перерывами (Помодоро);
2. Во время работы полностью "включаться" в нее, не отвлекаясь на посторонние вещи (Вк, Пикабу, обсуждение новой серии Игры престолов);
Все остальное - вторично, поверьте - соблюдение уже этих двух пунктов облегчит вам жизнь.
Однажды и я, вдохновившись этими советами, стал пытаться использовать их в своей жизни. Сначала я просто ставил таймер в телефоне, но это быстро наскучило. Потом, будучи владельцем яблочного устройства, полез в AppStore в поисках подходящего для этих целей приложения. Тысячи их! 99% - это просто те же таймеры, но называются Pomodoro, Flat tomato и им подобные. Я не говорю что они плохие, они отлично делают то, для чего были созданы: по методу "Помидора" помогают управлять временем, но мне хотелось большего.
Еще года 2 назад мне попалась на глаза эта статья, и там была инфографика типа этой:
Вот чего я хотел, не только получать уведомления что пора сделать перерыв, но и наглядно видеть чем я занимался сегодня весь день, вчера, 2 месяца назад, сколько у меня заняло времени прочитать такую то книгу, сколько на этой неделе я посвятил изучению английскому, занятиям спортом и т.д. Вы удивитесь, насколько мало вы посвящаете времени тому, что считаете важным, когда начнете за этим следить.
С таким списком желанных фич я приступил к разработке своего приложения в августе прошлого года.
RationalApe
Итак, спустя 500 часов работы, наконец был закончен весь основной функционал, и приложением стало реально можно пользоваться. Что оно умеет на данный момент:
- Просмотр своей активности на 24-х часовой диаграмме;
- Просмотр статистики по дням/неделям/месяцам/по отдельной задаче;
- Создание своих типов задач, редактирование названия, цвета;
- При наличии фитнес-трекера приложение само может добавлять сон и тренировки (если вы разрешите конечно);
- При входе через Вк можно установить кто из друзей может видеть задачу, и смотреть созданные задачи друзей (- Что делаешь?);
- Все синхронизируется с облаком, так что можно заходить с разных устройств и исключается возможность потери своей статистики;
Немного скриншотов:
При установке, создаются стандартные типы задач: сон, чтение, спорт, и т.д. Можно создавать неограниченно количество своих задач. Например, в категории "Чтение" можно создать задачу с названием книги и отслеживать когда ее читаешь, или в категории работа "Отчет 2016". Или, если задача довольна комплексная, удобно создать свой тип задачи, и уже в нем создавать свои подзадачи. Один из нестандартных кейсов использования, который я открыл для себя: отмечать когда хожу в парикмахерскую. Вроде мелочь, а когда обрастаю становится интересно когда же последний раз стригся, а записывать всегда было лень.
Приложение бесплатное и без какой либо б-гомерзкой рекламы.
В заключение, интересное видео с TED про прокрастинацию, после просмотра которого я изменил название приложения на текущее:
Или на сайте TED с русскими субтитрами.
Не уверен, можно ли оставить прямую ссылку в стор, поэтому лучше не буду, приложение можно найти по названию: RationalApe.
Спасибо что прочитали, надеюсь мое приложение найдет кто то для себя полезным!
Пока грузится гифка или видео, начинай читать следующий пост. Если это видео с регистратора, а ''кульминация'' все не наступает, то успеваю даже дочитать целиком.
Обещанный пост о том, как организовать свой день, если ты "свободный художник".
Помятуя прошлые посты, сразу обозначу свои реалии=) Я занимаюсь текстами, соцсетями и немножко видео. У меня есть несколько проектов с постоянной предсказуемой нагрузкой — это база. И несколько проектов, которые «падают» на меня периодически.
В мои цели не входило заработать все деньги этого мира=) Моя цель — делать достаточно, чтобы комфортно жить, и иметь больше времени на себя - свое развитие, хобби и т.д. И это тоже отражается в графике.
Так что я не гарантирую, что такой метод подойдет всем или многим.
Пишу как это есть у меня.
И еще сразу отмечу, что это — каркас, черновик дня. Строго по этому расписанию я не живу — стараюсь придерживаться и опираюсь на него, когда планирую неделю. Могу облениться и проснуться позже, могу заболеть и устроить неожиданный выходной - но по большей части хотя бы первую половину для стараюсь проживать так=)
В основе планирования лежит метод, который я подсмотрела у видеоблоггера Анастасии Кей. Не знаю первоисточник, я увидела у нее и адаптировала под себя.
Шаг 1.
Определить свое самое продуктивное время. Определяла опытным путем=) У меня это первая половина дня. Я не жаворонок и не подрываюсь в 6 утра, но встаю по будильнику, потому что знаю, что подъем позже 9:30 убьет мою продуктивность.
9:30 - это крайний срок подъема. Оптимальный для меня — 8:30 утра. Чтобы был часик на спокойный завтрак и приведение себя в порядок. Мне важно помнить о том, что я девочка, даже дома, поэтому я не начинаю работать с колтуном на голове и в пижаме=)
Шаг 2.
Нарисовать вот такую табличку.
В левой колонке — дни недели. В шапке — каждая клетка — один час, начиная с 8:30. Заполнила до 20:30 потому что после этого времени я уже точно ничего полезного не делаю.
Шаг 3.
Так как у меня есть особенность забивать на личные дела в пользу клиентских, сначала я обозначаю свои личные дела, в том числе — железный выходной (все клиенты об этом предупреждены).
Не забываю про обед и ужин. Это важно! Потому что когда просят что-то сделать срочно, я часто забываю о том, что я еще не обедала, и обещаю прислать через пару часов — в итоге сижу голодная или ем в процессе, что не есть хорошо. Сейчас я вижу, что у меня обед по расписанию, и включаю его во время работы. Я не реаниматолог, поэтому от того, что я пообедала еще никто не умер.
2 часа на обед отведены не случайно=) Это «запасной час», если я не уложилась в отведенное для работы время. Чтобы точно не забыть поесть!). Плюс, в это время я еще готовлю еду, если нужно или гуляю, пока светло (зимой).
В один из дней недели я навещаю родителей — выезжаю в 4 дня, чтобы успеть до вечернего часа пик. В другой день еду на закупку продуктов, хожу в поликлинику или в кино, или делаю какие-то другие нерабочие дела — тоже в будний день, чтобы были меньше очереди=) Если сложить эти два раза по полдня, получится еще один выходной=) Ну и если работы совсем мало, могу сделать на 2 дня вперед и быть свободна.
Хотела бы посоветовать включить в режим дня спорт, но сама пока себя заставить не могу, так что тут поделиться пока нечем. Но надо. Я буду стараться=)
Собственно, дальше я распределяю в расписание все свои проекты и отвожу время для «падающих» заказов. По большинству проектов есть контент-планы, согласованные с заказчиками — я просто переношу их в свое расписание.
В день, когда я езжу на закупку, мой рабочий день начинается после обеда - обычно это "лайт" день для несложных работ.
Расскажу основные принципы, так как по табличке они не будут понятны. Большинство этих принципов почерпнуты из книги Яны Франк «Муза и чудовище», рекомендую почитать, кто интересуется.
1. Строго на работу — то есть непосредственно на написание текста или монтаж видео, я отвожу 4 часа в день+ 1 час запасной.
2. Вторая половина дня — это либо мелкие задачки, над которыми не надо думать (например, публикация постов в соцсетях), либо общение с заказчиками, либо чтение какой-нить профессиональной литературы, обучение, саморазвитие. Т.е. уделяю время себе, как проекту (не воспринимаю себя как бизнес, для меня фриланс — проект, который я могу закончить если он перестанет меня устраивать). Либо отдых=)
3. 19.30 - это самый крайний срок, когда я что-то доделываю. обычно заканчиваю раньше (стараюсь до 17) Но могу отвечать на срочные звонки или сообщения. После 21:00 я для всех умираю и меня нет — об этом тоже все заказчики были предупреждены. все смирились и не звонят в это время. Нет, действительно срочные звонки бывают, но это прям исключение-исключение, раз в месяц-два. До введения комендантского часа «срочные» дела были у всех и каждый день. З.ы. Для сомневающихся — ни один клиент не пострадал, мой счет тоже, а вот дурной работы стало меньше.
4. «Примерное» время выполнения заказа умножается минимум на полтора.
5. Если проект новый — то общение с заказчиком может занять много времени, поэтому «примерное» время для новых проектов умножается на 3, а если проект крупный — то на 5.
6. Стараюсь свести к минимуму выполнение задачи в тот день, когда она была поставлена, т. к. всегда учитываю форс-мажоры — а они случаются.
В идеале это выглядит так. «Нам нужна статья для такого-то ресурса». Я прикидываю, что статья часа на 3. Поэтому отвожу на нее весь свой рабочий день (4-5 часов), имея 2-3 небольших задачки, на случай если закончу раньше. Заказчику при этом озвучивается срок 3 дня — не потому что я ее пишу три дня, а потому что сегодняшний день спланирован, завтра я ее сделаю, послезавтра перечитаю и что-то поправлю, и потом отдам заказчику. А если завтра у меня заболит зуб, то я пойду к врачу, сделаю статью послезавтра и все равно отдам вовремя.
7. Похожие по типу задачи объединяю. Т.е. Если мне нужно написать пост в соцсети для трех проектов, то сначала я пишу три поста, затем ищу картинки для всех трех постов, затем их публикую.
8. Оптимизирую все, что можно оптимизировать. Все проекты по папкам, в папках — еще папки. Т.к. Проектов не оч много, для каждого есть свой браузер, в котором закреплены все необходимые вкладки и залогинены все нужные соцсети, админки и пр.
9. Обычно сначала делаю что-то большое и сложное, затем — простые задания, не требующие напряжения мозга. Но есть одно исключение — есть микропроектик, который дорог мне как память=) И мне нужно публиковать три картинки без всякого текста — но каждый день. Это 5 минут делов. Но я всегда боюсь об этом забыть и этот проект, как назойливая муха, мешает сосредоточиться, поэтому его стараюсь делать в первую очередь — и сразу забывать=)
10. В качестве ежедневника использую trello, у меня он выглядит так :D
У каждого проекта свой цвет ярлыка, я уже привыкла и легко ориентируюсь.
11. Обязательно веду отчеты по всем проектам, в том числе — разосланных коммерческих предложениях, заказов «для друзей» и «благотворительных». Клиентские отчеты в конце месяца — деликатный способ напомнить об оплате=) «Мои» отчеты — полезны, чтобы не переборщить с друзьями и благотворительностью.
Вроде бы все... Спрашивайте, если что-то не понятно=)
«Слушайте последние новости. Безработица снижается, акции растут, а ООН только что объявила про мир на всей планете! А теперь настоящие новости». (с)
Вопросы на повестке дня:
1. Как работать лучше?
2. Зачем работать лучше?
3. Как купить мой курс за $199.99 и изменить свою жизнь навсегда?
1. Нужно захотеть и ты станешь работать лучше, не надо придумывать лишних отмазок — возможно, такой способ работает для железных людей, у которых все по щелчку пальца, но я не из таких, поэтому пойдем другим путем.
Из моего опыта: Я знаю, что многие люди думают, о том, как выполнить все текущие дела в первый час работы и остальное время просто получать зарплату. Я тоже был, как все, я искал способ, который бы освободил меня.
Безуспешно перепробовав множество методик, я наконец-то нашел ответ и теперь я работаю 1 час в день и зарабатываю 200$. Если вы готовы примкнуть к рядам успешных людей, я создал курс всего за $199,99 и вы будете на вершине мира.
Техника концентрации и распределение времени.
Примечание: техника называется Pomodoro – и она не моя и не новая. На хабре есть статья по этому поводу (не моя), если кому станет любопытно, ну и в амернете тоже – это их идея.
Техника выполнения:
1. Написать список рабочих дел на день (ну или хотя бы до обеда)
Примечание: Тут важно понимать, что это делается для себя, а не для понта. Если удобно писать задачи от руки в ежедневнике – лучше так и сделать. Впрочем, crm, всякие еверноты – тоже никто не отменял.
2. Отмерять отрезок в 25 минут и строго выполнять одну задачу — это называется “помидорка".
Примечание 1: Если задача выполнена, то переходить к следующей по списку, для этого он и составляется.
Примечание 2: Нужно ограничить себя от отвлекающих факторов: вк, ютуб, скайп – всю ненужную, отвлекающую ерунду надо игнорировать.
Потому что:
Концентрация – это способ сосредоточить внимание на определенной части тела, определенных каналах, жизненно важных точках.
Концентрация — Сосредоточенность на выполнении одного дела (в данном случае).
Примечание 3: Умным быть выгодно, поэтому желательно размышлять, о том, как сделать задачу быстрее, качественнее или автоматизировать.
Подобные размышления не всегда работают с первого раза, поэтому если не получается уменьшить время выполнения задачи, сделать ее еще качественнее — ничего страшного, скорее всего задача повторится еще много раз и ты сам захочешь сделать ее лучше. Попытайся в следующий раз.
Примечание 4: 1 задача может занимать не 1 “помидорку” (25 минут), а гораздо больше. 2-5-7-12. Рекомендуется разбить задачу на этапы. Этапы будут занимать меньше времени (помидорок). Когда задача разбита на этапы — реально улучшить качество отдельных элементов задачи.
Главное помнить, что вы решаете задачу в целом наиболее оптимальным способом – экономя свои моральные силы, повышая уровень качества, экономя свое время. Если вы забудете об этом и увлечетесь улучшательством отдельных элементов, то задача может не взлететь и придется переделывать. Будет обидно.
2.1 Наказания за отвлечения.
1 ”помидорка” в идеале это 1 задача (рабочий процесс, иногда), которая включает в себя деятельность запланированного типа. Если понадобилось налить чайку, поболтать с коллегой, плевать в потолок. Засекайте время.
Если это 2-3 минуты — добавьте это время ко времени выполнения “помидорки”.
Отвлечения повторились еще раз? Начните "помидорку" заново (25 минутный отсчет заново), а эту отмените.
Примечание 1: Наказание себя — дело сугубо личное. Долго сконцентрирововашись сидеть тяжело, поэтому попав раз 10-15 на отмену "помидорки", организм сам будет коррелировать и стараться избежать отвлечения.
Цель наказания — улучшить концентрацию во время выполнения задачи, а не издевательство само по себе.
Примечание 2: Не нужно ударяться в крайность и стараться быть идеальным человеком. Набирая опыт мы делаем ошибки. На первых порах отвлечения, ошибки, нерациональное использование времени – неизбежно. Старайтесь с каждой “помидоркой” выполнить задачу лучше. Плевать, если в начале получается кривовато. Двигайтесь дальше.
Примечание 2.1: На примечании 2 может набежать много альфа-мужиков, у которых все получается всегда с 1 первого раза и им никакие жалкие техники не нужны и вообще, если бы не они гравитации бы не было, земля сошла с орбиты и солнце бы не светило – отсылайте их в тот ад откуда они выбрались.
Такое обычно происходит, когда вы стараетесь стать лучше, узнать что-то новое и т.д и рассказываете об этом друзьям, коллегам и прочим.
Среда маленько держит – не обращайте внимание.
Примечание 1: Можно записывать, сколько "помидорок" вы тратите на задачу.
Рисовать "помидорки" конечно не нужно, достаточно поставить жирную точку =)
Ничего не имею против подобного, но в таком случае вам нужно вести статистику в каком-нибудь Excel и записываться результаты и задачи и затраты времени на них. На это нужно больше времени. Легче фиксировать общее количество "помидорок" в день.
Примечание 2: Время отдыха лучше использовать 5-10 минут. Если больше, можно забыться и залипнуть в Пикабу например. Некоторые задачи могут вытянуть из вас душу и вы реально чувствуете, что устали, то время отдыха увеличьте, полумертвым хорошо работать – не получится.
4. Повторить и сделать еще 3 помидорки с отдыхом после каждой 5 минут, кроме последней.
4 "помидорки" – сет. Отдых 25 минут. Далее все заново.
5. Установите минимальный "помидорный план" на рабочий день и придерживайтесь его, чтобы не случилось. Это минимум, который должен быть выполнен.
Примечание: минимальный план выполнения – стимулирует к написанию плана задач на день, и помогает в моменты эмоциональной нестабильности. Так сказать механическая защита от нервных потрясений.
Основные вопросы:
1. Сколько нужно делать помидорок в день?
Идеальный ответ: столько сколько хватает, чтобы выполнить рабочий план (хотя бы, тот который вы выполняете каждый рабочий день) на день.
Используя "помидорки" и мозг — научиться выполнять его в наиболее короткие сроки, при этом повышая качество выполнения или даже полностью автоматизировав процесс. В оставшееся время, можно заниматься чем угодно, как вариант:
а. Читать развивающую литературу, учить язык, осваивать смежную профессию, точить пуху на +15
б. Улучшить рабочие показатели и врубить стахановца и “начать давать угля” в три нормы.
Примечание: Перевыполнения плана на 5% - премия. Перевыполнение плана на 10% - премия. На следующий месяц план на 10% больше.
Второй вопрос из начала поста: зачем работать лучше?
1. Повышается уровень интеллекта — подтягивается логика, увеличивается внимательность, появляется интерес к улучшению, того, чем занимаешься, разглаживаются морщины, возраст идет в спять
2. Защита от стрессов — конкретно от стресса защищает, само планирование дня. Нужно заниматься реальными делами, а не расстраиваться как-будто от ваших нервов зависит судьба земли. Список реальных дел на день — ты сам и написал.
Обычно появляется свободное время и даже если возникает форс-мажор, ты обычно не страдаешь, если остальные чуваки могут сидеть и до 10 вечера, то у тебя все сделано и ты спокойно идешь домой.
3. Подмена ощущений. Рутинность обычных процессов не так давит, т.к как цель: качественное выполнение задачи и оптимизация.
4. Расхлябанность и разгильдяйство резко идет на снижение, полностью открываются все чакры даже в обычной жизни. Даже без “помидорок” привыкаешь быть внимательным и на пофиг – уже стараешься не делать ничего.
5. Сокращается количество нытья в день, потому что некогда ныть - надо выполнять минимальный план "помидорок".
Из моего опыта: Раньше я постоянно валял дурака на работе, срывал крайние сроки, не успевал, терял зарплату. Но потом я обнаружил эту технику и стал зарабатывать 200$ в день, купил машину, квартиру, телки стали давать. Но я думаю, что мы все достойны быть королями этого мира, поэтому я разработал курс, который даже из трупа сделает успешного человека всего за $199,99. Предложение ограничено, спешите!
Короткая версия техники Pomodoro
1. 1 "помидорка" – 25 минут
2. отдых 5 минут
3. 4 "помидорки" – сет
4. отдых 25 минут
5. повторить
Вот так может выглядеть листик с задачами на день Pomodoro
Война до победы и точка. Карл фон Клаузевиц
Можете ли вы прямо сейчас ответить:
- сколько дел Вам нужно выполнить в ближайшее время и к какому сроку?
- сколько дел Вы бы хотели выполнить, но неважно когда?
- как выполнить все дела и с минимальными затратами?
- сколько дел Вы поручили выполнять другим людям и выполнены ли они в срок?
Попытавшись ответить на эти вопросы, у большинства людей появится беспокойство или даже страх из-за осознания "горы" дел, которая "висит" на их плечах, и незнания, как и в каком порядке нужно их выполнять.
Основными причинами беспокойства из-за невыполненных дел являются:
- непонимание целей, их причин и образа желаемых результатов, которые необходимо получить при выполнении дел;
- страх забыть какие-то важные дела;
- отсутствие полного визуального списка дел, которые требуется выполнить;
- незнание как выполнить некоторые дела;
- плохое представление важности дел и порядка их выполнения;
- отсутствие напоминаний о делах, имеющих определенный срок исполнения;
- плохой контроль дел, порученных выполнять другим людям.
Для повышения личной эффективности и устранения этих причин необходимо концентрироваться на фактическом исполнении дел, а не на их повторяющемся обдумывании.
Для этого их нужно организовать в единую систему, включающую 5 повторяющихся действий:
✔ Материализация
✔ Анализ
✔ Организация
✔ Обзор
✔ Выполнение
Для начала определимся с понятиями:
Действие – это процесс преобразования ресурсов системы для изменения своего состояния или состояния другой системы (воздействие) с целью удовлетворения потребностей и достижения поставленной цели
Дело (работа, занятие) - это множество действий, выполняемых системой в соответствии с определенным планом для достижения цели и получения четко сформулированного желаемого результата
Цель - это желаемое состояние системы, для достижения которого она тратит ресурсы, выполняет действия и при успешном достижении получает определенный результат
ПРОДОЛЖЕНИЕ СОВСЕМ СКОРО...
✔ Напишите своё мнение об этом внизу, оно очень важно для нас!
✔ И расскажите о статье вашим друзьям. Возможно она будет им полезна.
С уважением, Команда проекта
Руководитель: Сергей Марченко
Справились? Тогда попробуйте пройти нашу новую игру на внимательность. Приз — награда в профиль на Пикабу: https://pikabu.ru/link/-oD8sjtmAi
Вот бывает навалится на тебя куча дел. И все важные! Все нужно сделать! И такое чувство паники охватывает! И не знаешь за что хвататься!
И вот что я делаю в таких случаях (на самом деле банальщина пипец, но паника уходит):
1. тупо переписываю на бумажку все дела (и личные и рабочие) - сразу становится ясна вся картина. На этом этапе паника становится меньше - не так уж и много дел.
2. расставляю приоритеты - прям циферками, какое дело самое важно, то первое. Потом какое самое важное из оставшихся и т.д.
3. Делаю. Вычеркиваю. Я великолепен! :)
А если это касается работы, то имеет смысл учесть еще вот что:
- если понимаем, что пункт и делать то не нужно, то сразу вычеркнуть
- если что-то можно поручить (если конечно есть кому - надо поручить)
- если поручений больше одного, то надо вести список оных, чтобы не забыть и потом спрашивать с поручаемого
- еще бывают дела по времени (например, в 13:00 пойти на обед) - для них нужна напоминалка
Вот и весь тайм менеджмент (по крайней мере, как я это вижу). Есть конечно тонкости и детали, из которых раздувают целые книги, но что-то не уверен что они принципиально что-либо изменят.