Решил поделиться некоторыми деталями работы службы закупок одной крупной компании, которая помимо собственного производства, имеет обширную сеть розничной торговли (не продуктовый ритейл, сразу говорю, закупаем как фуд, так и нонфуд, производственное оборудование, транспорт, и многое другое).
Компания работает в белую и вся-вся-вся ее деятельность зарегламентирована. То есть купить-продать, оплатить, заключить договор, получить товар – подо все это есть локальные нормативные документы (ЛНД). С этим связано основное количество проблем и недоразумений, возникающих у небольших фирм, работающих максимально просто и быстро, у фирм, которые желают поправить свои обороты, зайдя в какую-нибудь крупную компанию.
Сегодня я расскажу, как к нам пытаются зайти небольшие компании, и что из этого выходит. Может быть, кому-нибудь это пригодится или просто будет интересно. Способы бывают такие.
1. Обзвон. Очень часто случается так, что взяв трубку, мы слышим нечто подобное:
– Добрый день! Мы фирма «Ромашка», занимается производством трубной продукции, и хотели бы обсудить возможное сотрудничество…
Телефонные разговоры, если они происходят в первый раз, малопродуктивны. Человек, который берет трубку, еще секунду назад занимался своими делами, и он возможно даже не расслышал и не понял кто вы, и как называется ваша фирма. Приготовьтесь к тому, что вас слушают вполуха, и зачастую только из вежливости. Повторяйте во время разговора и свое имя и название организации несколько раз и очень отчетливо, чтобы о вас не забыли, положив трубку. В итоге, такие разговоры заканчиваются неизменным – можно ли подъехать к вам в офис и обсудить детали сотрудничества? Нельзя. (Позже объясню почему) Не надо напрашиваться. Заканчивается все тем, что на том конце провода просят вам продиктовать почту, чтобы выслать свой спам, и начинается дебильная процедура диктовки:
-«си» «эйч»…
- «си» как русская «эс»?
- да… далее «ка» «эс»…
- погодите! «ка» как русская «ка»?
- да, да! «эс»…
- а «эс» как доллар?
- да блять, как доллар!
(да, да, я знаю можно обменяться мобильными и по смс отправить адрес, но если давать всем свой номер –заебут). Мой совет – не рассказывайте по телефону весь ваш заготовленный текст, просите сразу адрес почты и присылайте его.
2. Визит без предупреждения. Нередко поступает звонок с охраны – к вам тут пришли. В итоге оказывается какой-нибудь менеджер по продажам, с каталогами и прочей хренью. Усвойте, приходить без приглашения, просто неприлично. Часто, чтобы сыграть на жалость, рассказывают истории типа – проездом в командировке, примите нас, мы много времени не займем. Даже если вас примут, к вам будет предвзятое отношение, которое в итоге выльется в дежурный рассказ про работу компании, и прохладное прощание. Все каталоги еще до прочтения улетают в мусорку. Перспектив дальнейшей работы - ноль.
3. Спам по электронной почте – самая банальная вещь, но в то же время самая эффективная из вышеперечисленных. Но срабатывает она только тогда, когда письмо не из массовой рассылки, не содержит дежурных фраз и адресовано именно мне. Путь там даже не указаны должность и ФИО, но оно должно быть именно для нашей организации. Оно должно содержать перечень (пусть краткий) вашей продукции или услуг. Оно должно указывать на ваше согласие работать по нашим условиям. Оно должно содержать наименование вашей организации (именно юридическое наименование, а не рабочую ширму Фирма «Ромашка», когда на самом деле это ИП Погосян). И должно содержать обратные контакты – электронную почту (да-да, неважно, что вашу почту можно узнать, скопировав из заголовка, ее надо указать в подписи), ФИО – полностью, телефон и должность. Сделайте все так, чтобы с вами по максимуму было легко связаться. Часто на фрилансерских сайтах висят заказы - составить КП с "продающим" текстом. Ребята, это все херня. Нельзя принять решение о покупке, просто прочитав продающий текст. Решение принимается на основании номенклатуры, цены, условий оплаты и сроков поставки/оказания услуги. И заведите правило, к каждому письму добавлять подпись с контактными данными.
Несмотря на всю банальность, именно почтовый спам можно изучить тогда, когда выдалось свободное время, и перенести в необходимую папку, если информация показалась перспективной. Этот способ может быть продолжением способа номер 1 «Обзвон», и в принципе, один-два новых поставщика в год к нам заходят таким путем.
Это и все. Другими способами поставщики к нам не заходят. «То есть к вам по –честному, с улицы, не попасть?» спросите вы. На что я вам отвечу – нет, вы не правы. Очень даже можно попасть. Только это происходит иначе. Приходите не вы, приходят к вам. Для этого нужно быть заметнее. Так как организация крупная, все в ней подчиняется планированию, в том числе и закупки. Поэтому пока по плану не пришло время закупки вашей товарной номенклатуры – от вас будут вяло отмахиваться. Зато когда придет время закупать именно это, то закупщики начнут активный поиск контрагента в интернете и архиве электронной почте на предмет соответствующего спама. Вот тут важны следующие моменты.
Если с вами раньше не работали, будут искать ваш сайт. Сколько же сайтов было закрыто, из-за уродского представления информации на нем. Во-первых, делайте раздел, где можно найти ваши юридические и банковские реквизиты. Во вторых – указывайте ваше истинное наименование. ИПэшки прячущиеся под вывесками «Фирма «Такая-то» реально достали. Нет, никто не против ИП, но в договор необходимо указывать реальное наименование. Не делайте форму обратной связи. Большинство людей пользуется почтовыми программами, и всем необходимо хранить историю переписки. Указывайте электронную почту текстом, который можно выделить и скопировать. Не указывайте его картинкой. В сжатые сроки любая сложность, отнимающая время может сыграть против вас – никто не будет набирать ваш адрес вручную, если в соседнем окне, на сайте вашего конкурента его можно просто скопировать! Вот эти вот виртуальные помощники сбоку экрана - зло. В моей практике - бесполезная херота, сформировавшая негативный стереотип, и действующая во вред конторам, ее использующую.
И проверяйте вашу почту в режиме реального времени! Если вы не вообще ничего не ответили на запрос о коммерческом предложении до конца дня – вас уже не воспримут серьезно. Не ответили на следующий день – с вами работать уже никто не станет. Умиляют коммерческие предложения, поступающие через пару недель после запроса.
Даже если сразу нечего ответить – пишите «Приняли в работу, ориентировочный срок такой-то». Если чего-то непонятно в запросе – в ответном письме перечислите моменты, требующие разъяснения и перезвоните, сообщите о таком письме. Уточняйте не только само ТЗ. Уточняйте условия оплаты. Очень много крупных компаний работают с нехилой отсрочкой платежа, и почти все маленькие организации работают по предоплате. Если не можете – сразу отказывайтесь. Навстречу вам пойдут вряд ли, а потраченное на бесполезную переписку время припомнят надолго.
Маленькие фирмы кажутся себе очень конкурентоспособными, давая цену меньше, но по предоплате, чем те, кто дает дороже, но с отсрочкой. Это не так. Выбирают тех, кто соответствует политике Компании, пусть даже он дороже. Зато с отсрочкой минимизированы риски, и с отсрочкой, компания получает товарный кредит. Все это просчитано толпой экономистов и перепроверено толпой аудиторов, поэтому или вы заходите на условиях Компании, либо не заходите никогда, и поменять тут ничего невозможно, ибо бюрократия еще та. Да и в целом никто не хочет делать лишние движения и бороться с системой.
Если вас выбрали, то вы еще не зашли, с вами лишь заключили договор, вы выполнили поставку, приходит время оплаты. Даже самая богатая компания в силу своей бюрократии может допускать просрочки платежей. Согласование каждого платежа из филиала уходит в Москву и возвращается обратно за несколько дней. Бывает и с задержкой, примерно в неделю.
По итогам работы у закупщика складывается впечатление от работы с поставщиком. Как быстро отвечает, как быстро подписывает договор, знает ли о наших условиях, может ли найти необходимый ассортимент в сжатые сроки, не парит ли мозги, если платеж на пару дней задерживается, нет ли проблем с гарантией. Если по всем этим параметрам – ок, то такой поставщик наконец зашел. При следующей закупке аналогичной номенклатуры он будет в числе первых, у кого попросят КП. И с кем будут работать даже при прочих равных условиях с неизвестными фирмами со стороны. Очень часто такое сотрудничество перерастает если не в дружбу, то в добрые отношения, когда лишний раз люди идут друг другу навстречу по срокам, информации, оплатам и так далее. В общем, чем вы удобнее для закупщика в плане сотрудничества, тем с вами охотнее будут работать. Из таких вот беспроблемных поставщиков набирается пул контрагентов по каждой товарной номенклатуре. Примерно на каждую позицию имеется 3-4 фирмы, с которыми удобнее работать, и с ними ведутся основные переговоры.
Это касается закупок, которые осуществляются в упрощенном режиме, т.е. по суммам не превышают в среднем 500 тыс. руб. Они есть как в государственных компаниях, работающих по 223-ФЗ, так и в частных, работающих по своим правилам, и производятся на основании анализа нескольких произвольно собранных коммерческих предложений.
Почему насчет сотрудничества нельзя договориться? Под сотрудничеством многие поставщики принимают бессрочный договор поставки, который из года в год продлевается. Такого нет. Каждая сделка носит либо разовый характер, либо в случае регулярных поставок и услуг – продолжительностью год. И по истечении этого периода заключается повторная сделка, с поставщиком, который даст наименьшую цену. Не факт что он будет тот же самый. На несколько лет с вами никто не будет заключаться из опасения, что на рынке могут появиться новые игроки с более выгодными условиями.
Почему нельзя подъехать? Это связано с рядом неудобств для закупщика. Необходимо заказывать для человека пропуск, зачастую это все делается в письменном виде. Необходимо выделять время в течение рабочего дня и под недобрым взглядом начальника, осуждающего такую трату времени, когда сроки горят, слушать ваши предложения. В конце концов, в определенных случаях закупщикам просто нельзя видеться с поставщиками. И такие визиты их компрометируют.
Очень часто (особенно от мебельщиков и рекламщиков) уже в процессе закупки поступают предложения подъехать познакомиться поближе. Предмет обсуждения известен заранее, и на такое обычно сразу однозначный отказ. Ребята! С вами пытаются поработать в первый раз, вас не знают, и вы собираетесь приехать и договориться о каких-то особых условиях? Это стремление сразу порешать вопрос банально предложив денег вместо того, чтобы просто сделать понятное КП, дать скидку, и стать честным поставщиком жутко раздражает. Такие товарищи сразу идут лесом. Это очень характерно, я еще раз повторюсь, для мебельщиков и рекламщиков. Представьте, бывают закупщики, которые хотят побыстрее и качественно сделать свою работу и выполнить проект в срок, и которым такие предложения неприятны.
Помнится разговор с одним таким представителем, когда речь шла о закупке мебели на сумму не больше миллиона. Человек мялся, мялся, а потом спросил, а нельзя ли просто предложить всем денег, чтобы выбрали их? Я тогда объяснил человеку, что в процессе принятия решения задействованы люди, месячный доход которых превышает всю стоимость сделки, и им придется поставить все эти стулья бесплатно, чтобы их заинтересовать. Человек и тогда не понял, что шансов стать поставщиком честно у него гораздо больше, чем кого-то подмазать и пролезть.
Что могу посоветовать, прежде чем пытаться заявиться в крупную компанию.
Необходимо узнать ее условия работы. Как регулярно закупают, в каких количествах. Какие условия оплаты. Кто менеджер, как с ним списаться (именно списаться, и по рабочей почте). Все это можно узнать, отыскав площадку или сайт, на которой публикуются закупки компании. У каждой крупной фирмы такие есть. Проанализировав условия работы, решите для себя потянете дать отсрочку или соблюсти срок поставки или нет. Если нет, то бросьте эту затею – крупные фирмы настолько неповоротливы, что менеджеру закупщику не в силах выбить именно для вас другие условия. Если уверены, что потянете – пишите письмо менеджеру. Указывайте подробные ваши контакты, пишите что в курсе условий работы компании и готовы работать по этим условиям (это сразу будет вам плюс, вас запомнят), не напрашивайтесь на встречи, не предлагайте каталоги. Ссылки на сайт будет достаточно. Если будет надо вас пригласят. Если мобильного номера в подписи к письму не указано, то при первой-второй беседе его просить не следует.
Не кидайте крупные фирмы и не относитесь халатно к их заказам – в отличие от небольших контор, там сидит большой штат юристов, и руководству хочется, чтобы они свои зарплаты отрабатывали. Поэтому с большой долей вероятности, при задержке недели в три, вы получите уведомление о договорной пене. А потом и повестку в суд. Но есть обратная сторона медали, приятная - за неисполнение обязательств крупные фирмы в суде реально привлечь к ответственности и в итоге получить свое, плюс штрафные санкции. В отличие от мелких контор, которые сегодня есть, а завтра нет.
Заходить в компании пытайтесь либо в конце 4-го квартала, либо в начале 1-го. В середине года большая часть закупок уже осуществлена, и даже если вы интересны, вам ничего не смогут предложить, а потом и забудут. Пишите либо в декабре, когда открываются закупки требующие длительного времени, либо в январе когда запускаются основные процедуры закупки и вы будете как никогда кстати. Это актуально для товаров приобретаемых с целью последующей реализации, канцтоваров, хозтоваров, запчастей, разного рода технического и информационного обслуживания, консалтинга, бумаги, чековой ленты, шин, всего того, что требуется регулярно.
Есть такой стереотип, что к концу года остаются неосвоенные деньги, и поэтому очень много закупок в конце года. Это может только в бюджетных учреждениях. В коммерческих структурах от эффективного освоения зависят квартальные премии руководства, сроки секут четко, за неисполнение - имеют, и под конец года денег не остается вообще.
В общем попасть в число поставщиков проблематично и связано с некоторыми неудобствами. Стоит ли оно того? Может быть, года 4 назад, оно того не стоило. В наше время стоит. Общая ситуация с экономикой приводит порой к тому, что многие сидят без заказов. Крупные же конторы генерируют спрос в любой ситуации. И если вы дружите с ними в трудные времена, они не дадут вам умереть с голоду, пусть даже и с отсрочкой платежа. Кроме того, я знаю ситуации, когда фирмы входили, соглашаясь на отсрочку в два месяца, а потом политика компании менялась, и им разрешали платить через две недели.
Рад, если чем-то информация оказалась полезной. Могу рассказать как технически происходят крупные тендеры, и как поставщики пытаются нас кидать и что из этого получатся.
