Об организации мероприятий, людях и чтении постов
Я - одна из организаторов достаточно крупного для Урала фестиваля, к тому же занимаюсь фотопроектами. И очень часто хочется бросить всё не столько от изнуряющего графика дедлайна за пару дней до события, сколько от... отношения людей.
В этом посте соберу самые популярные ситуации из нашей практики, которые доводят до нервного тика уже не первый год. Для понимания ситуации: наш фестиваль молодежный, посвященный одному из видов искусств. Целевая аудитория участников в нашей области - около 200 человек. По России (а мы вышли на всероссийский уровень) уже, конечно, значительно больше. Поэтому всех участников первые года мы знали лично, да и усилий, чтобы уговорить народ участвовать (это при том, что первые 3 года он был бесплатным для участников и зрителей) приходилось прикладывать немало. Разумеется - общались мы с участниками много именно в личных сообщениях, а не в группе. И если первые пару лет все эти ситуации не так бросались в глаза, то сейчас это уже стихийное бедствие.
Читать группу мероприятия - не обязательно. Самое простое, особенно если вы лично знакомы с организатором, за пару дней до мероприятия уточнить в личку где все будет проходить, во сколько начало и сколько это стоит. Если организаторов несколько - нужно написать всем. Это не шутка, у нас был случай, когда в каждом посте была указана дата, время и место, а так же условия входа. И все равно нашлось несколько человек из тех, кто знает нас лично, подписан на группу - всё равно спрашивали. В какой-то момент уже хотелось ругаться - зря, что ли, мы все это пишем?!
Пропустил(а) сроки подачи заявки? Напиши оргам, ну пусть по-человечески поймут, им сложно что ли? Сложно. Особенно когда до этого мы уже продляли срок приема заявок в конкурс. И особенно если писали, что продления не будет. Есть общие правила, есть Положение в общем доступе - почему организаторы должны делать исключения?
И даже если подаешь заявку вовремя - игнорируй правила подачи заявки! Иначе как еще можно объяснить почти 3/4 некорректно оформленных заявок, при наличии шаблона и четкого описания, как оформлять? Кстати, сюда же прикол этого года - несовершеннолетний участник подал заявку, но ошибся в написании почты. Знаете, кто виноват, что заявка не пришла? Организаторы.
Даже если мероприятие бесплатное, организаторы точно заработали. Это то, что бесило в начале больше всего. Когда мы делали фестиваль за свой счет, когда не было опыта работы с грантами, три студента вкладывали кучу заработанных денег в то, чтобы сообщество развивалось. А когда фестиваль вырос настолько, что это вышло за рамки любых добровольных инициатив и встал вопрос - закрыть фестиваль или ввести стоимость участия - нас обвинили в том, что мы наживаемся на них каждый год. Хорошо, что таких было немного людей, но они были.
Обратная связь очень важна для всех сторон. Это я могу сказать, и как участник других мероприятий, и как организатор нашего. Но обратная связь - это не заход в сообщения группы/почту/личку организаторов с претензии: "Какого .... вы не приняли мою заявку". После такого есть риск получить бан
в жбанна пару лет. Все зависит от уровня дзена организаторов. Мой вот под уменьшился за последние пару лет, поэтому в этом году впервые за 6 лет фестивалей мы таки выдали бан. Правда, немного за другое.... А еще у некоторых организаторов бывает привычка не отвечать - долго и мучительно. Даже ответ "К сожалению, я не могу дать вам ответ на ваш вопрос в силу отсутствия у меня информации. Я передам ваш вопрос команде, мы постараемся найти ответ на ваш вопрос в течении пары дней" будет для участника понятнее, чем тишина.Заявился - прошел - не поехал. Предупреждать не обязательно. Ситуации бывают разные, но честно - любой организатор будет очень благодарен, если вы, будучи участником/волонтером/специалистом техподдержки фестиваля/судьей предупредите о том, что вы не можете посетить мероприятие. Потому что на вас рассчитывают. Вас ждут. Вас заложили в тайминги/задачи. Ну напишите вы в группу/на почту/организационный чат. Это ведь любой сферы касается.
Положение - ненужная скучная бумажка. Да, оно написано скучным нудным канцелярским языком, потому что оно идет на подпись во всякие структуры. Но там указаны важные моменты - длительность выступлений, правила подачи заявок, сроки и много что еще. Ответы на 80% вопросов действительно можно найти в положении. И да, у организаторов в случае чего тоже можно спросить. "Я читаю положение и не понял(а) вот такой момент, подаюсь в номинацию Х, мне же нужно сделать то и то?". Люди, которые внимательно относятся к подаче заявки - вызывают уважение.
Вообще, многие ситуации я постаралась объединить в одну группу. Ситуаций много - суть одна.
Возможно, у кого-то сейчас сложится мнение, что я ною/подгораю и вообще мне там не место, но вот в чем нюанс - это стандартные ситуации для многих организаторов. Просто редко кто говорит об этом вслух. Потому что не принято же сор из избы выносить, верно? А я считаю, что если не говорить о таком, то ничего и не изменится. Поэтому пишите, были ли у вас ситуации, когда вы организовывали какое-то мероприятие, и что заставило вас понервничать. А возможно, на огонек заглянут и крупные организаторы, которые тоже поделятся опытом.