У меня аналогичная ситуация, только в общении разработчика и проджекта.
- Нарисуйте картину.
- Какую картину?
- Вы разработчики, сами расскажите, какие картины можете нарисовать.
- Любые.
- На словах ничего не понятно, накидайте схемы, какие картины можете нарисовать.
- Может сначала у бизнеса спросим, что им нужно?
- Я и есть бизнес, я лучше них знаю, что им нужно. Я там проработал целых пол года.
- И что им нужно?
- Сначала расскажите, что можете нарисовать, а мы потом выберем.
....
Спустя некоторое время и кучу писем пишем проектное решение.
ПР подписывают все, включая проджекта.
...
За неделю до срока.
- Картина получается не такой, какую я хотел.
- Вы же подписали ПР.
- Я его не читал, это не моя задача.
- Так оно же написано по вашим требованиям.
- Такая картина не подходит, нужна другая.
- Какая?
...
- Вы не уложились в срок.
- Так вы же поменяли требования перед самым сроком.
- Не будем искать виновных, нам нужна картина. Рисуйте. Никакие оправдания не принимаются.