Когда ты очень продуктивен
Есть такой корпоративный мессенджер Slack. Вот такое сообщение выдал
Есть такой корпоративный мессенджер Slack. Вот такое сообщение выдал
Бывает так, что открываешь утром ноутбук, смотришь в календарь, а там — беда. Звонки идут друг за другом, задач завал и времени на них нет. В этой статье я расскажу свой метод, который помог мне избавиться от вечного цейтнота и вгореть обратно.
Я столкнулся с проблемой перегрузки в 2022 году, когда активно участвовал в операционке своего рекламного агентства. Тогда у нас было около 10 штатных сотрудников и 20 вне его (от фриланса до фуллтайма) на 15-20 клиентов. Мы делали разные задачки — настраивали рекламу, помогали с сайтом, дизайнили. Я считал себя продуктивным трудоголиком: рабочий день начинался в 10 утра, а заканчивался глубокой ночью. Долго так продолжаться на могло, на помощь пришел отчет о прибыли.
P&L отчет не считал меня ни продуктивным, ни эффективным. Не смотря на то, что я работал много, моя эффективность была направлена на решение рутинных задач, тех самых «пожаров», возникающих внутри дня. На прибыль я не влиял ни коим образом — на продажи и развитие просто не оставалось времени. В какой-то момент это стало невыносимо и я решил действовать радикально. Я выписывал все задачи и встречи внутри каждого дня (спойлер: сейчас у меня вообще нет личного таск-трекера, только календарь) и начал разрабатывать методику, по которой я буду их прибивать без потери качества оказываемых услуг и с ростом прибыли. Путь, надо сказать, не из простых и уж точно не из приятных. Трансформация заняла около полугода, четыре книги и с десяток статей.
Переходим к делу.
Каждое событие на завтра я пропускал сквозь призму пяти вопросов, которые напрямую влияли на его судьбу.
Вопрос номер раз: «Могу ли я это проигнорировать?»
Добрая половина встреч может быть пропущена. Просто. Тупо. Пропущена. Сотрудники справлялись с клиентами сами и решали задачи между собой. Про оффлайн встречи я забыл вовсе. Без страха и шероховатостей, конечно, не обошлось, но ни клиентский NPS, ни оценка качества труда среди сотрудников по итогам квартала не упали. Боитесь пропустить? Попросите записать встречу и послушайте её, когда будете скучать в пробке.
Вопрос номер два: «Ведет ли эта встреча меня к цели?»
Когда я разобрался с целями компании (да, это еще на одну статью) и нашел главное узкое горлышко, стало понятно, какие задачи ведут к цели, а какие — нет. Насколько эта активность релевантна моим целям? Если ни на сколько, то что не так с бизнес процессом, что я числюсь среди участников? Например, моя задача — сохранить клиента, который недоволен нашей командой и вот-вот расторгнет договор. Что мне надо делать? Уж точно не собеседовать нового сеошника. Фокус всему голова.
Вопрос номер три: «Что я могу упростить?»
Часто задачи или обсуждения звучат сложно. Например, сделать для клиента стратегию на год в виде презентации. Все, что содержит непонимание или слишком велико, мы стали принудительно разбивать на очень простые и понятные задачи в рамках одного дня. Например, можно спросить клиента, есть ли у него идеи стратегии или неудачные примеры. Нам прислали отклоненную стратегию и детально рассказали о её недостатках, так мы сделали «большую и сложную» задачу за пару дней, которая была принята сразу. Смотрите под разными углами!
Вопрос номер четыре: «Как это автоматизировать?»
Есть вещи важные, требующие внимания, но примитивные. Единогласно избранный лидер — отчеты. Раньше мы собирали их руками, я проверял и отправлял клиенту. Теперь отчеты готовят специальные сервисы автоматически (это оказалось очень простой задачей) , проверяют их процесс-овнеры и несут за их корректность ответственность в виде бонусов по КПИ. И мой любимый пример: бот в Слаке, который сам собирает стенд-апы, так мы перешли с ежедневных голосовых планерок на еженедельные и сэкономили около около 15 часов в месяц на всю команду.
Вопрос номер пять: «Я могу это делегировать?»
Кстати, я умею делать акты сверки в экселе. И очень жалею, что обладаю этим навыком. Потому что бухгалтер из меня хуже некуда: в прошлом году мы заплатили штрафов на 70 тысяч рублей из-за ошибок. Парт-тайм арт-директор улучшит качество дизайна и сократит правки, автотесты помогут уменьшить количество тестировщиков, текст лучше вычитает корректор, а сделать мини-исследование могут ребята с ворк-зиллы за пятьсот рублей по инструкции. Кстати, попробуйте записывать видео-инструкции к повторяемым задачам. Я это делаю через Зум с трансляцией экрана) . Часто такой метод работает лучше, чем детальное описание задачи текстом.
У меня выработалась привычка задавать каждому событию эти пять вопросов:
Это можно проигнорить? Если нет, идем в пункт 2
Это ведет к цели? Если нет, идем в пункт 3
Это можно упростить? Если нет, идем в пункт 4
Это можно автоматизировать? Если нет, идем в пункт 5
Это можно делегировать? Ну вы поняли.
По итогам июня, мои подсчеты говорят, что я сэкономил 55 часов. В результате я пишу эту статью, а не корректирую очередной отчет с ошибками и извиняюсь перед клиентом. Если вам поможет моя методология — я буду рад, обязательно напишите об этом в комментариях.
И да, подписывайтесь на мой телеграм-канал – t.me/ptshn, я там рассказываю много интересного и собираю шаблоны для стартапов. Например, шаблон АВС-сегментации аудиторий, Сценарий эффективной планерки и многие другие.
Справились? Тогда попробуйте пройти нашу новую игру на внимательность. Приз — награда в профиль на Пикабу: https://pikabu.ru/link/-oD8sjtmAi
Удаленная работа из дома позволяет вам быть более продуктивным, иметь более гибкий график и экономить время, которое вы тратили на дорогу до работы.
На сегодняшний день, все больше компаний переходит на такую организацию работы. Поэтому следующие 6 правил будут полезны для вас, если вы уже работаете какое-то время на удаленке или только начинаете.
Следуйте распорядку дня
Каждый день вставайте в одно и тоже время и принимайте душ хотя бы раз в два дня. Не начинайте работу в той одежде, в которой вы спите или без неё. Делайте перерывы по 15 минут каждые 2-3 часа. В середине рабочего дня сходите на прогулку на улицу или займитесь спортом.
Не занимайтесь работой по всей квартире
Не стоит начинать работу сначала за ноутбуком на кухне, продолжать с планшетом на унитазе и заканчивать за стационарным компьютером - это не лучшим образом скажется на вашей продуктивности. Старайтесь работать только за своим рабочим местом.
Договоритесь с близкими
Если во время работы вы в доме не один, то договоритесь с вашими сожителями/родственниками о соблюдении определенных правил, которые они будут соблюдать в то время, пока вы работаете. Например, с 9:00 до 13:00 вас не беспокоить.
Максимально комфортное рабочее место
Сделайте ваше рабочее место максимально удобным для работы. Купите стол побольше, если предыдущий был маленький или купите удобное кресло взамен старому. Небольшая перестановка мебели тоже лишней не будет.
Не тратьте появившееся время в пустую
Начав работать из дому, у вас, как минимум появится час или два свободного времени, которое не стоит тратить на бесполезные занятия. Проводите больше времени с друзьями и семьёй, найдите интересное хобби или начните заниматься спортом.
И еще кое-что
Если вам понравилась моя подборка, то подпишитесь на мой телеграмм канал @pushkproger, чтобы видеть таких постов больше!