Как подстелить соломку или боль от закрытия доступов к онлайн-кассам Poster⁠⁠

1 марта популярный в общепите сервис автоматизации отказал в доступе 10 тысячам бизнесов в России и Беларуси. Если вы к этому тоже имели отношение, мы глубоко сожалеем. Сами 3 года пользовались их программами.

Идея разработать систему «под себя» пришла аж в 2019. С этого времени появлялись всё больше пунктов в ТЗ. Поэтому и начали создавать собственную информационную систему. Зачем нам это нужно было, что из этого получилось, и самое главное – как теперь мы работаем над бизнес-процессами в пекарне, расскажем в этой статье

На связи Хлеббери — сеть умных пекарен № 1.
И ее основатель Михаил Лапин.

Когда мы только запустили первую пекарню, то уже понимали необходимость создавать собственную Информационную Систему IS. Не для тщеславия, а для автоматизации всех процессов. Да, прямо всех! В идеале виделось так: в каждой зоне пекарни по планшету, который оцифровывает все бизнес-процессы и сиюминутно проводит их анализ. Но времени и денег – это требовало внушительных. Поэтому перебивались сторонними. И каждый раз, когда нам хотелось усовершенствовать процесс, мы сталкивались с длительным ожиданием от разработчиков.

Если вы знаете цену своего времени, то ожидание – самый ужасающий процесс. Говорим это из собственного опыта. Но вот чтобы создать реально полезный функционал для своей пекарни и для наших клиентов, пришлось прождать 1,5 года. Сначала не было денег, потом нужно было все систематизировать, создать сервис и запустить. Рассказываем по порядку.

Как контролировать производство, продажи и не сойти с ума

Классно в бизнесе делать всё самому – тогда сделаешь точно то, что нужно, и точно так, как хочешь. Жаль только при таком раскладе денег будет не так много. Поэтому, когда начинаешь растить бизнес, обращаешься за помощью к специалистам своего дела. У нас в пекарне Хлеббери есть повара, кассиры, управляющие. И все должны выполнять свою работу по алгоритму. Это приведет нас к большой цели в перспективе и делает каждый день результативным.

Но вот в чем загвоздка: как ничего не пропустить?

Для этого мы и продумали еще на стадии планирования бизнеса свою собственную систему. Сторонние сервисы хороши для операционных задач. Но есть процессы, разработка которых очень важна для глобального роста пекарни. Мы запустили франшизу и уже получаем отклик от партнеров. Наша система за счет уникальности практична, проста и мобильна. Данные можно отслеживать онлайн и проводить аналитику на уровне Power BI.

Как строится программа

Программисты по нашему заданию пишут код, из которого получается программа с удобным функционалом, который работает так, как нам это нужно. Мы хозяева своей программы. Не приходится 100500 раз объяснять разработчикам, что «было бы неплохо вот здесь доработать и здесь допилить» и ждать.

Наглядно и ёмко в видео рассказываем, как работает наша система, из чего состоит и что важно учитывать в современной пекарне.

То, что мы делаем, это уникально. Так как 99% компаний не создают свою IS. И у наших конкурентов нет таких технологий и алгоритмов работы пекарни. Почему?

Для этого, нужно чтобы заинтересованные люди погрузились в это мероприятие с головой. Ключевое в создании IS — интерес команды в этом! Ну и ещё — это дорого и долго.

В нынешней ситуации это упорство нам сыграло в пользу. Когда видишь коллег, которые в одночасье и не по своей воле, потеряли доступ к данным своего бизнеса, пробегает холодок по коже. Ведь бизнес для нас – это не место работы. Это сама Жизнь!

Пример нашей информационной системы в деле

Когда кассиры заканчивают продажи в пекарне, остаётся небольшая часть непроданной выпечки (остатки), которые нужно подсчитать, чтобы сверить с произведенной и проданной продукцией (проданная продукция + остатки = произведённая продукция).

Данный функционал нашей системы помогает произвести точный, удобный и быстрый расчёт.

После того как подсчитали остатки, мы их распродаём на следующий день до 14:00 со скидкой 30%. И наша программа понимает, сколько и какой продукции осталось на следующий день.

Как опробовали?

В январе 2021 мы это сделали на одной пекарне, потом на двух, и в апреле – на всех пекарнях Хлеббери.

Какие сложности были?

Очень большая проблема – мы не знаем, сколько точно нужно сделать продукции сегодня. Рассчитать можно только примерно. Пекари начинают в 5 утра готовить, а на витрины это попадает к 8 утра. Получается такой временной лаг. В течение дня это всё корректируется. Но IT-системы со стороны не регулируют подобные процессы.

У нас потоковое производство. Мы работаем не на заказ, а на поток. И это изначально про планирование производства. Поэтому стандартные решения не подходят.

Более того, оказалось, что складской учет в 1С для нас тоже персонально нужно переписывать. Многое переработали по складу, но через год пришли к выводу, что нужно создавать аналог 1С под наши задачи. На данный момент мы это сделали, и пока дублируем данные и в 1С, и в новой разработанной системе. Сами себя перепроверяем.

Найти разработчиков под все наши запросы, даже с оформленным техническим заданием – не так-то просто. Нужен тот, кто будет заниматься написанием программы и для сайта, и центра переработки информации, и сделают адекватное нашим запросам приложение на Android.

Нам были необходимы:

- Кассовая программа, где происходит продажа, принятие товара, списание товара и весь учет.

- Программа для тестомеса, которая выполняла калькуляцию теста и замеса

- Программа для кухонного сотрудника, где отображаются весь процесс заготовок и рецептуры.

- Программа на главный планшет с планом производства, где на каждый час видно какие позиции нужно производить по алгоритму – начали выпуск, поставили в расстойку, поставили печь, приготовили, передали на кассу.

- И программа для монитора выпуска продукции – в кассовой зоне в режиме реального времени должны отображаться какие пирожки находятся в печи и в какое время они появятся на витрине, а еще какие пирожки с пылу с жару, то есть только поступили на витрину.

Сложность номер два – сделать интеграцию с кассовым аппаратом. Все должно работать в едином ключе. Иначе зачем!

В процессе адаптации программ было очень много ошибок. В офисе тестируем, но в реальном процессе все идет не по плану. А это множество неправильных цифр. Обмен между всеми приложениями не так сложно наладить, но еще и есть человеческий фактор. Сотрудники нажимали не то, что нужно, фиксировали неверно процессы. Мы вводили защиту от типичных ошибок. Всё это требует колоссальных временных затрат и перепроверок.

Отдельно стоит сказать, что сотрудники привыкли писать на листочках. Так уж сложилось в отрасли. А так как специалисты были разных возрастов, то это съедало много времени от непосредственной работы. Мы упростили интерфейс и теперь листочки в далеком прошлом. Те, кто работает у нас давно, обучились и теперь с удовольствием и быстро вносят информацию на планшеты. А те, кто приходит новичками, быстро вникают в систему.

Мы первопроходцы. Начальное ТЗ на информационную систему совпадает с нынешним результатом процентов на 50. Мы добавляли новые функции по ходу работы. Невозможно было сразу прописать все тонкости работы, какая кнопка как должна работать. И это опыт наш личный. Аналогов нет. Либо можете рассказать нам в комментариях о подобных, будет полезно узнать. Но мы перелопатили функционал большинства в нише и готовы обсудить.

Машина запущена. Это своего рода мозг нашей пекарни. А планшеты на каждой станции – это нервная система, через которые поступают сигналы из головного офиса и обратно. Все оттестировано и работает стабильно. Функционал получился глубже, чем базовый.

Сейчас мы работаем над расширением функций самой системы, внедряем дополнительные инструменты. Разрабатываем клиентское приложение на кассе для персональных акций, приложение для дистанционного использования, чтобы можно было забирать заказ без очереди, монитор для мотивации сотрудников с их личным KPI и приложение для внутреннего использования с отображением заработной платы, графиком работы, обучением и тестированием.

Что нам дает Информационная система?

- Не быть под влиянием сторонних обстоятельств

- Полную автоматизацию всех бизнес процессов компании

- Увеличение показателей эффективности труда

- Полный контроль компании в режиме онлайн, в том числе и франчайзинга

- Увеличение роста прибыли компании

- Увеличение ценности компании в несколько раз

- Увеличение скорости развития (масштабируемость)

- Большая возможность отличаться от конкурентов, а значит, быть на шаг впереди

Аналогов в сфере пекарен нет в России, возможно и в мире.

Если знаете, то расскажите нам!

Аналогов в сфере пекарен нет в России, возможно и в мире.

Если знаете, то расскажите нам!

Подпишитесь, чтобы не пропустить, а пообщаться приходите в Вконтакте