Как не платить за корпоративную почту на «Яндекс»: гайд по переезду на mail.ru + CSV-файл для импорта1
С 17 апреля корпоративная почта на «Яндекс» вида mail@domain.ru для компаний становится платной: 249 руб./мес. за пользователя. Мы предложили нашим клиентам три выхода: смириться и оплатить, создать новый почтовый сервер, переехать на сервера mail.ru (они пока бесплатны).
О переезде на mail.ru, особенностях, тонкостях и нюансах мы создали самый полный гайд в интернете.
Что нужно сделать
Итак, задачи:
Осуществить переезд с максимальным сохранением работоспособности почты. Другими словами, сделать это максимально незаметно.
Сохранить все почтовые ящики и сохранить доступы пользователей к ним: логины и пароли, чтобы не пришлось запоминать снова. Хотя в некоторых случаях массовая смена паролей может быть даже полезной в целях безопасности, по нашему мнению.
Перенести все письма с каждого почтового ящика на сервера mail.ru, чтобы сохранить историю переписки и по возможности пользовательские папки
Осуществить смену серверов. Чтобы письма стали уже приходить в mail.ru
Заменить IMAP-сервера и прочие настройки во всех внешних приложениях. Например, у нас это и «Битрикс24» у каждого пользователя и Roistat с подменой email (emailtracking) и почтовые программы для чтения почты на личных ПК.
Придется повозиться.
Этап 1. Подготовка
Прежде чем начать необходимо получить доступ ко всему, что понадобится и как следует подготовиться. Нужно:
1. Убедиться, что у вас есть доступ к панели «Яндекс 360» для бизнеса https://admin.yandex.ru/. Доступ должен быть у пользователя с правами администратора. Обычно мы оставляем себе административный доступ к кабинету, но если создавали и настраивали мы. Чтобы предоставить доступ сотруднику, осуществляющему переезд, необходимо либо предоставить доступ к своему аккаунту, что крайне нежелательно, либо предоставить права администратора этому пользователю. То есть пригласить по ссылке с аккаунтом @yandex.ru, а далее назначить его администратором.
2. Провести ревизию всех почтовых ящиков. Спорим, вы найдете много лишнего здесь? Удалите все неиспользуемые адреса, оставьте только те, с которыми работает в настоящее время.
Внимание! Вы должны точно понимать, что делаете, прежде чем удалять адреса.
Чтобы понять, какие адреса используются, необходимо проверить основные сценарии их использования. Обычно это: сайт, CRM-система, справочники, корпоративные адреса ваших сотрудников или отделов, технические адреса для приема заявок или отправки email и так далее.
3. Настроить все на принимающей стороне. Понадобится аккаунт на mail.ru. Лучше использовать рабочий аккаунт. Мы проводим работы для многих клиентов и используем один студийный аккаунт для нескольких проектов. Но обязательно добавляем аккаунт представителя заказчика. Это крайне важно, чтобы у владельца были права администратора, и он всегда мог управлять своей компанией, отдельно от нас. Это правило работает и наоборот. Если вы проводите работы самостоятельно, то дайте права администратора одному из новых сотрудников с почтой на домене или права владельца пользователю администратору с адресом на mail.ru.
4. Подтвердить, что домен принадлежит нам, и мы имеем право с ним работать. Здесь важно выбрать нужный формат подтверждения. DNS-запись отлично нам подходит, ведь добавление этой записи никак не повлияет на работу почты, но откроет доступ к подготовке инфраструктуры на новом сервере.
В некоторых случаях может оказаться, что ваши DNS управляются на «Яндекс». Так могло произойти из-за делегирования домена на сервера «Яндекс» при подключении. Тогда, чтобы все реализовать правильно, мы советуем сдублировать все записи с Яндекс на хостинг, включая и новую подтверждающую владение доменом запись DNS для mail.ru. Далее, остается подтвердить владением доменом, используя DNS-редактор Яндекс.
5. Изменить текущие пароли пользователей на единый стандартный пароль. Поверьте, вы никогда не соберете все реальные действующие пароли, но, собрав хотя бы часть, в последующем после создания почтовых ящиков на принимающей стороне мы сможем установить обратно пароли.
6. Создать почтовые ящики на принимающей стороне. Если почтовых ящиков много, используйте импорт CSV.
Mail.ru не предоставляет шаблон CSV-файла. Мы создали его самостоятельно и делимся с вами, скачивайте по ссылке.
Адреса почтовых ящиков необходимо полностью скопировать с текущего сервера. Установить текущие пароли от почтовых ящиков. Так для пользователя переезд будет менее проблемным, и, возможно, он даже ничего и не заметит.
Также возможно: сгенерировать на новом сервере новые безопасные пароли и раздать их пользователям (на наш взгляд, это отлично для профилактики в плане безопасности) или попросить систему принудительно сменить пароль после авторизации — так пользователь сможет придумать сам себе пароль.
Тут возникла проблема. При импорте почтовых ящиков с определенными именами появилась ошибка при создании пользователя. Написали в ТП — они просто отписали, что решили проблему и попросили попробовать повторно. Действительно, проблема устранилась, но теперь ошибка появилась еще на двух пользователях, написали снова.
Спустя двое суток ответа от ТП так и не последовало, поэтому мы стали искать способ устранения ошибки самостоятельно. В результате нашли решение в комментариях на Пикабу. Спасибо пользователю @zlo157 за инструкцию. Схема такова:
1) Входим в проблемный ящик на mail.ru, используя новые логин и пароль (работать лучше в приватном окне).
2) Сервис попросит залогиниться в «Яндексе», подтверждаем это действие.
3) Переходим на страницу: https://account.mail.ru/user/delete
4) Удаляем аккаунт, убедившись что это именно тот логин, с которым возникла ошибка.
5) Повторно импортируем CSV-файл с пользователями или добавляем аккаунт вручную.
После этого все ящики будут функционировать нормально. Мы сделали по инструкции — все заработало.
Кстати, уже после того, как проблема была решена таким способом, ответ от ТП Mail таки пришел, на третьи сутки после запроса. Суть официальных рекомендаций сводится к тем же действиям.
7. Авторизоваться в каждом старом ящике на текущем сервере. Это крайне неочевидная и утомительная процедура, но, поверьте, сэкономит минимум 3 часа вашего времени. При авторизации зайдите в настройки и включите портальный пароль в списке способов авторизации по IMAP. Иначе на новом сервере при настройке миграции будет постоянно сбой.
8. Настроить миграцию. Для этого нужно зайти в раздел миграция и для каждого ящика включить переключатель. Придется ввести пароль от старого ящика. Учитывая, что логин и есть адрес ящика, и мы создали ящики один в один, а также авторизовались и включили портальный пароль, миграция включится отлично, без сбоев.
И наконец, после того, как все подготовительные шаги выполнены, меняем MX-записи на mail.
А также настраиваем DKIM и SPF записи.
И теперь ждем...
Этап 2. Проверка
После некоторого времени, необходимого для переноса, производим проверку на прием и отправку.
Пробуем написать письмо на один из ящиков и потом отправить обратно с нового ящика письмо в ответ. Если все сделан правильно, то письмо должно прийти только на новый сервер.
При отправке лучше писать на Gmail-почту. В ней легко можно проверить через «показать оригинал письма» сразу и DKIM и SPF запись на корректность.
Важно! До смены MX-записей вы не сможете авторизоваться в почтовом ящике на новом сервере mail.ru, вас будет перебрасывать на авторизацию Яндекс - поэтому придется ждать.
Для завершения и подтверждения успешности процесса переноса необходимо сверить число писем в папке входящие.
Внимание. На перенос нескольких тысяч писем может потребоваться несколько дней. В среднем скорость — 100 писем в 30 минут. Так что не отключайте миграцию и сборщика до тех пор, пока все письма не будут перенесены на новый сервер. Если ваш почтовый ящик очень старый и в нем более 10 000 писем, советуем проверить число писем спустя минимум трое суток.
После проверки общего числа писем во входящих и создания всех пользовательских папок обязательно необходимо зайти в раздел миграция и удалить сборщиков со старого сервера.
Этап 3. Завершение
Данная часть будет интересна тем пользователям, которые будут интегрировать почту в СRM-системы или подключать почтовых клиентов.
Мы, например, подключаем почтовый ящик в «Битрикс24» для работы с ним внутри системы. И тут у Mail.ru есть необычная настройка. Если добавить почтовый ящик для сбора писем, то проблем нет. Как и в «Яндекс» необходимо включить доступ к сторонним приложениям. Но чтобы отправлять письма через SMTP, необходимо установить пароль для приложений, а его в свою очередь невозможно активировать без привязки номера телефона к почтовому ящику. Такая вот супер безопасность от Mail.
Поэтому привязываем к аккаунтам телефоны. Отдельный номер для каждого ящика использовать необязательно — один и тот же телефон можно добавить к нескольким аккаунтам.
Далее проводим необходимые для интеграции настройки в СRM-системе, после чего миграция будет успешно завершена.
Вывод
Каждый пользователь на Яндекс 250 руб./мес. Мы перенесли на проекте 17 ящиков. Это 4250 руб./мес. или 51 000 руб. в год.
Многие скажут, что Mail вслед за «Яндекс» пойдет на ту же схему и уберет бесплатный тариф. Но даже если это будет так, то цены в Mail значительно ниже. Например, сейчас при оплате на Mail «Расширенной» подписки на 1 год для 30 пользователей цена составит 83 руб./мес. за ящик. Так что считать и решать, конечно же, вам.
