Существует утверждение, что компания-нерезидент РК с единственным учредителем не имеет права быть полным владельцем ТОО в Казахстане. Говорят, что для создания ТОО таким фирмам необходимо привлекать гражданина нашей страны в качестве партнера и зафиксировать за ним долю. Попробуем разобраться, действительно реален ли такой запрет и к каким компаниям он применяется.
В Казахстане действует закон "О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью" от 22.04.1998 No 220-1 (далее — Закон о ТОО). Этот нормативный акт регулирует процесс создания, функционирования, реорганизации и ликвидации ТОО на территории страны. В нем действительно рассматривается данный вопрос.
В соответствии со ст. 10 этого закона "Особенности правового положения товарищества с ограниченной ответственностью, состоящего из одного участника":
Товарищество с ограниченной ответственностью не может иметь в качестве единственного участника другое хозяйственное товарищество, состоящее из одного лица.
В товариществе с ограниченной ответственностью, состоящем из одного участника, решения, относящиеся к компетенции общего собрания участников, принимаются единственным участником единолично и оформляются письменно. При этом положения статей 44-50 настоящего Закона не применяются.
Запрет на создание ТОО с участием юридических лиц, имеющих единственного учредителя, существует, но он относится не ко всем таким компаниям, а лишь к хозяйственным товариществам.
Что подразумевается под хозяйственным товариществом в Казахстане?
Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к Закону РК "О хозяйственных товариществах" от 2.05.1995 г. No 2255.
В соответствии с разделом 1 "Общие положения" и ст.1 "Основные положения о хозяйственном товариществе":
Хозяйственным товариществом признается коммерческая организация, являющаяся юридическим лицом, с разделенным на вклады (доли) учредителей (участников) уставным фондом, имеющая в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли.
Хозяйственные товарищества могут создаваться в форме полного товарищества, коммандитного товарищества, товарищества с ограниченной ответственностью, товарищества с дополнительной ответственностью.
Запрет на регистрацию компании с участием юридического лица с одним учредителем распространяется только на товарищества с ограниченной ответственностью, товарищества с дополнительной ответственностью, полные товарищества и коммандитные товарищества, которые, в соответствии с законом, считаются хозяйственными товариществами.
Может ли ООО из России с единоличным учредителем стать стопроцентным учредителем ТОО в Казахстане?
Зарубежная компания, зарегистрированная как ООО, ЗАО или в любой другой форме по законам России, Гонконга, Перу, Турции или другой юрисдикции, не является хозяйственным товариществом, зарегистрированным в Казахстане. На нее не распространяется запрет на создание ТОО с участием хозяйственных товариществ с единственным участником. Таким образом, это нерезидентское юрлицо может создать ТОО в Казахстане и быть его единственным учредителем.
Как действует запрет на создание ТОО другим товариществом с одним участником?
Предположим, вы являетесь единственным учредителем ООО "Мороженое", зарегистрированного в РФ, Гонконге или другой стране. Ваше ООО "Мороженое" не является хозяйственным товариществом, зарегистрированным в Казахстане, поэтому оно может быть 100% владельцем ТОО в Казахстане, которое мы условно назовем ТОО "Пирожок".
Новое ТОО "Пирожок" будет иметь единственного учредителя — ваше ООО "Мороженое", состоящее из одного лица (вас). Однако именно ТОО "Пирожок" станет тем хозяйственным товариществом с одним участником, которому впоследствии будет запрещено создавать другое ТОО с 100% участием.
Таким образом, под запрет попадает не ваше ООО "Мороженое", а именно ТОО "Пирожок", которое не сможет стать единственным участником другого ТОО в Казахстане.
Что изменилось в правилах РВП для регистрации ТОО в Казахстане бизнес-иммигрантами в 2024 году
С 28 мая 2024 года в Казахстане начали действовать новые изменения в законодательстве, которые значительно влияют на процесс регистрации ТОО для иностранных граждан. Согласно п.2, ч.2, ст. 40 Закона РК «О миграции населения» от 22 июля 2011 года № 477-IV, иностранцам теперь требуется иметь визу или Разрешение на временное проживание (РВП) для регистрации ТОО или приобретения долей участия в существующих компаниях.
Что изменилось для бизнес-иммигрантов?
Нововведения в законодательстве серьезно усложнили процесс регистрации ТОО для иностранцев. Если раньше требовался лишь стандартный набор документов, то теперь необходимо получить визу или РВП, что создает дополнительные трудности и ограничения.
Кто такой бизнес-иммигрант в Казахстане?
Бизнес-иммигрант – это иностранец, прибывший в Казахстан для ведения предпринимательской деятельности. Для создания ТОО или участия в существующих компаниях, ему необходимо оформить визу бизнес-иммигранта категории С5. Для граждан стран ЕАЭС, с которыми у Казахстана есть безвизовый режим, требуется оформление РВП.
Роль принимающей стороны для бизнес-иммигранта
Принимающей стороной для бизнес-иммигранта выступает местный исполнительный орган – акимат, который по законам Казахстана является местным исполнительным органом. Акимат отвечает за ходатайство о выдаче РВП и выполняет для иностранца роль принимающей стороны бизнес-иммигранта.
Обновленный порядок регистрации ТОО для бизнес-иммигрантов в 2024 году
Согласно новым правилам, процесс регистрации ТОО с участием иностранных граждан состоит из следующих шагов:
Получить справку об отсутствии запретов на предпринимательскую деятельность в своей стране.
Приехать в Казахстан и оформить ИИН, СИМ, ЭЦП.
Получить справку об отсутствии заболеваний, препятствующих трудовой деятельности.
Оформить медицинскую страховку (для граждан ЕАЭС страховка не требуется).
Предоставить справку об отсутствии судимости и запрета на предпринимательскую деятельность.
Получить обращение о выдаче РВП в акимате.
Отнести обращение из акимата в миграционную полицию и получить РВП в миграционной полиции.
Зарегистрировать ТОО.
Открыть счет в банке.
Внести уставный капитал в банк.
Вопросы, связанные с получением РВП
Многие бизнес-иммигранты сталкиваются с рядом вопросов относительно процедуры получения обращения местного исполнительного органа (акимата), которое по закону является документом необходимым для того, чтобы миграционная полиция выдала РВП бизнес-иммигранту:
Как получить обращение акимата для оформления РВП?
Каковы сроки выдачи обращений акиматом?
На каких основаниях акиматом может быть отказано в выдаче обращения?
Как и куда обжаловать отказ акимата?
Какие нормативные акты регулируют процессы выдачи или отказа в выдаче обращений?
Ответы госорганов на запросы о новом порядке
Мы направили запросы в акиматы нескольких городов Казахстана, чтобы выяснить порядок получения от акимата (местного исполнительного органа) обращения о выдаче РВП для бизнес-иммигрантов. К сожалению, ответы не дали четкого понимания ситуации: многие органы перенаправляли запросы друг другу, не предоставляя конкретных решений.
Управление предпринимательства и инвестиций г. Алматы честно ответили, что механизм выдачи ходатайства для регистрации ТОО в настоящее время отсутствует и прорабатывается, а выдача ходатайства (обращения) о получении бизнес-иммигрантом РВП на день выдачу ответа не входит в компетенцию управления.
Исключительно для желающих и интересующихся: все ответы от госорганов в ответ на запросы об оформлении РВП для регистрации ТОО в Казахстане мы разместили здесь.
Можно ли зарегистрировать ТОО в Казахстане нерезиденту?
С текущими изменениями зарегистрировать ТОО для иностранного физического лица стало значительно сложнее. Однако, юридические лица – нерезиденты, зарегистрированные в других странах, могут учредить ТОО в Казахстане, став его 100% учредителем. Процедура регистрации для юрлиц-нерезидентов занимает 3-7 рабочих дней.
В 2022 году российский бизнес попал в такую ситуацию, когда казалось, что ни внутри страны, ни тем более за рубежом нормально работать не получится: Россию отключили от SWIFT, западные партнеры демонстративно начали уходить из страны, отказываться покупать или продавать товары.
Прошло немного времени, и все изменилось: появились новые рынки сбыта, перестроилась логистика. Одни переориентировали бизнес на отечественный, подсанкционный рынок. Другие, заинтересованные в сохранении внешнеторговых связей и желающие к тому же избежать мобилизации, зарегистрировали в Казахстане ТОО. Это позволило российскому бизнесу масштабироваться и сохранить партнеров. Оказалось, что если твоя компания – резидент другой страны – то не такой уж ты плохой, торговать с тобой можно, а что ты россиянин – так мы ничего и не знали!
При возникновении потребности и желанию в релокации в Казахстан, часто возникает вопрос – можно ли здесь создать ту же привычную в России форму индивидуального предпринимателя, т.е. ИП. Давайте разбираться, как россиянину зарегистрировать ИП в Казахстане.
Плюсы Казахстана для релокации бизнеса
По данным консалтинговой компании Dsight, 16% уехавших российских предпринимателей и компаний релоцировались в страны СНГ. Среди этих государств фаворитом россиян оказался Казахстан. Ведь не в каждой стране постсоветского пространства выходцы из России могут быстро адаптироваться. В некоторых непростая геополитическая ситуация, в других русский язык не используется большинством населения и не популярен у молодежи. Поэтому привлекательность Казахстана для открытия ИП заключается в следующем:
Удобное географическое положение. В Казахстан легко добраться, самолетом, поездом или автобусом. Республика имеет протяженную границу с Россией – в 7 598 км. На ней расположен 51 пропускной пункт. Это удобно и для грузоперевозок.
Русский – язык межнационального общения. Его знает большинство казахстанцев, по-русски можно решить вопросы с госорганами. На первых порах не понадобится дублировать описания товаров на маркетплейсах или сайте на казахский язык – можно чувствовать себя, как дома.
Оптимальный экономический климат. Экономика развивается стабильно, и власти нацелены привлекать в государство капитал. Поэтому создает благоприятные условия для развития бизнеса. В частности, удобные способы дистанционной регистрации иностранных юрлиц, низкая налоговая нагрузка на иностранцев и т.д.
Регистрация нерезидентов. Иностранцы имеют право заниматься предпринимательством в республике.
Выход на мировые рынки. Казахстан стремится развивать дипломатические отношение и с постсоветскими, и с западными странами. Поэтому предприниматель может взаимодействовать и с российским, и с глобальным рынками.
Мы осветили лишь самые главные моменты. В реальности плюсов в Республике куда больше!
Какие документы понадобятся россиянину, чтобы открыть ИП в Казахстане
Чтобы зарегистрироваться в Казахстане как ИП, нужно подготовить:
Заявление, заполненное по стандартному образцу;
Оригинал и копия заграничного паспорта;
Договор аренды помещения, где предприниматель планирует вести деятельность;
Две фотографии 3х4 см;
Квитанцию, подтверждающую оплату госпошлины за регистрацию ИП;
Электронную цифровую подпись (ЭЦП) для дистанционной регистрации.
Этапы и условия регистрации ИП для россиянина в Казахстане
Есть два способа зарегистрировать ИП в РК – посетив ЦОН (Центр обслуживания населения) или подав документы дистанционно – в банковских приложениях либо на портале госуслуг. И в первом, и во втором случае следует соответствовать нескольким требованиям:
Иметь ИИН (индивидуальный идентификационный номер). Без него в принципе невозможно взаимодействовать с местными госорганами.
Иметь ВНЖ. Только при его наличии релоканту можно зарегистрировать ИП. Если вида на жительство нет, нужно оформить разрешение на постоянное проживание, на основании которого выдадут ВНЖ. Однако этот документ выдают тем, кто уплатил госпошлину, подтвердил свою платежеспособность, постоянно проживает в РК.
Только после этого можно регистрировать ИП.
ИП или ТОО: вот в чем вопрос
Сегодня в России наиболее популярная форма организации бизнеса – это ИП. Поэтому, неудивительно, что россияне не задумываясь ищут способы открыть именно ИП в Казахстане. Понятно, что без казахстанского гражданства или вида на жительство сделать это не получится. Тем более неактуально это для нерезидентов, планирующих оставаться в РФ.
Что делать в подобных случаях?
На помощь приходит другая организационно-правовая форма бизнеса в Казахстане – ТОО (товарищество с ограниченной ответственностью). Его можно открыть полностью удаленно: даже госорганы РК не придется посещать. Но преимуществ ТОО дает не меньше, чем ИП:
Управление бизнесом из любого уголка планеты;
Доступ к европейскому рынку;
Зарубежные партнеры из недружественных России стран;
Спокойствие перед санкциями Запада.
Казахстан – страна, где для каждого найдется подходящее решение. Мы рассказали об основных отличиях ИП и ТОО, и только вам решать, какой вариант подойдет вашему бизнесу.
Угадайте, что за последний год меняется в России колоссальными темпами? Ни за что не поверите: законы о военной службе! Вот почему многие россияне вспомнили про Казахстан, где все недорого, без ограничений и можно по-русски, и потянулись в нашу удивительную страну, о которой никогда не мечтали. А страна и впрямь удивительная: если гражданину РФ создать здесь ТОО (аналог российского ООО), можно сняться с воинского учета в России. Подробнее об этом читайте далее.
Релоканты в условиях новых правил воинского учета Еще в начале мобилизации можно было как-то «пересидеть»: не открывать двери незнакомым людям, избегать контакта с ними, перейти на удаленку – только бы не нарваться на повестку. Сейчас все сложнее. По новым правилам, если документ не вручили лично в руки, это не освобождает от посещения военкомата. Запрет выезда из страны и прочие ограничения вводятся, как только этот документ направят призывнику – не важно, в какой форме: почтовым отправлением, онлайн или традиционным способом – лично в руки. Так что теперь, если не явиться в военкомат в течение двадцати дней после направления повестки, можно обеспечить себе уйму проблем, а аргумент «мне ничего не приносили» уже не работает. Не работает он и в отношении тех, кто уехал из России. Ведь чтобы сняться с воинского учета, нужно выписаться из российского военкомата. А если этого не сделать и уехать, мужчина будет считаться пребывающим на территории РФ.
Чем это грозит релоканту?
Его по-прежнему будут вносить в различные списки: для мероприятий по мобилизации, призыва, военных сборов. На основании этого будут «прилетать» повестки, по которым он не явится. На этот случай у разгневанного военкомата есть ряд полномочий – выписывать административные штрафы, накладывать ограничения, например, запрещать регистрационные действия с недвижимостью и автомобилем – невозможно будет продать или вывезти транспортное средство, распоряжаться квартирой, домом... На одной повестке проблемы релоканта не заканчивается. За ней может последовать вторая, третья – и столько же штрафов по 30 тыс. ₽. Не уплатили штрафы – судебные приставы наложат арест на имущество и счета в России.
Как релоканту избежать неприятностей от российского военкомата Поможет знание своих прав и обязанностей. Так, покидая Россию на долгосрочный период, мужчина имеет право сдать военный билет. Это следует из ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», где прямым текстом написано, что воинскому учету подлежат граждане, проживающие на территории РФ постоянно – те, кто не живет в РФ долгое время или планирует длительный отъезд, могут с учета сняться. В Постановлению Правительства РФ №719 «Об утверждении Положения о воинском учете» указано, что выписываться из военкомата – обязанность гражданина, если он планирует выехать более, чем на полгода. Обращаем внимание: теперь допускается четыре формы взаимодействия с военным комиссариатом: 1. Оставить электронное заявление в Личном кабинете на портале «Госуслуги». 2. Явиться с документами в военный комиссариат, где написать заявление. 3. Написать заявление, приложить требуемые документы и отправить заказным письмом, обязательно сделав опись вложения. 4. Оформить доверенность на родственников или юриста – они смогут представлять ваши интересы в военкомате – подготовить заявление, направить его через своего представителя. Так вы будете уверены, что документы точно получены, и не будете вынуждены рисковать, посещая военный комиссариат лично. Обратиться в российский военный комиссариат можно как после релокации в Казахстан, так и до. Первая ситуация очевидна: не живешь в России более 6 месяцев – имеешь основания выписаться из военкомата, и не нужно ничего доказывать. Вторая – сложнее. Просто так сдать военник не получится: россиянин должен документально подтвердить, что собирается уезжать надолго – как минимум на 6 месяцев.
Какими документами можно подтвердить намерения покинуть Россию Чтобы понять, какие документы подтвердят намерение россиянина не жить в своем государстве, заглянем в Приказ Министра обороны РФ №700. Здесь есть Инструкция, устанавливающая порядок снятия с учета, и собран перечень документов, которыми можно подтвердить предстоящий длительный отъезд. Вот они: - Договор аренды за рубежом - Билеты - Долгосрочные визы - Приказы о зачислении в иностранные колледжи и вузы - Вид на жительство - Трудовой договор с зарубежным предприятием
У российского гражданина, планирующего переехать в Казахстан, есть легальный способ получить подтверждающий документ – открыть ТОО и заключить трудовой договор.
Как россиянину сняться с воинского учета с помощью ТОО в Казахстане Среди разных организационно-правовых форм ведения бизнеса в РК специалисты из России отдают предпочтение ТОО. Ведь чтобы его открыть, не требуется вид на жительство, для получения которого нужно постоянно проживать у нас как минимум 180 дней и подтверждать платежеспособность. В настоящее время у ТОО обнаружилось еще одно преимущество для россиян, готовящихся к релокации, – трудовой договор между гражданином РФ и открытым им юридическим лицом будет основанием, которое подтвердит его намерения покинуть Россию надолго. Объясняем на пальцах, как это работает: Иностранец открывает ТОО в Казахстане. Теперь это юрлицо – резидент РК и принимающая сторона для него в вопросах миграции. А сам россиянин – должностное лицо ТОО. Поэтому он заключает со своим юридическим лицом трудовой договор, обычно на 1 год. Получив трудовой договор, иностранец совершает описанные выше действия: предъявляет одним из четырех способов трудовой договор и заявление в военкомат – получает расписку о принятии военника и справку о снятии с воинского учета. Все! Можно спокойно уезжать, заниматься бизнесом и не ждать «сюрпризов» в виде штрафов и прочих неприятностей!
Я руковожу юридической фирмой и в Казахстане мы оформляем ИИН, регистрируем ТОО и открываем счета для фирм нерезидентов.
Notion мы используем в работе нашего рекламного отдела, в котором работают специалисты, живущие не только в Казахстане, а ещё и в России, Украине, Турции и Тайладне.
Мы находимся в Казахстане, поэтому при создании первого рабочего пространства и покупке подписки на тарифный план Plus + Notion AI для нескольких членов команды у меня не возникло никаких проблем. Но не было бы этой статьи, если бы все было так просто.
Первый раз я оплатил за Notion из Казахстана, использовав для оплаты карточку Казахстанского банка
Далее деньги за подписку с меня списывались регулярно - и 1 раз в месяц. О предстоящем списании никто не предупреждал, а просто в начале каждого месяца приходим смс из банка, деньги уходили и все работало.
SMS о списании денег в июне 2023г.
Notion как-то самостоятельно высчитывает, сколько ты им должен, исходя из того, сколько времени, какое количество человек подключено к рабочему пространству, поэтому суммы списаний каждый месяц были разными.
SMS о списании денег в июле 2023г.
Зачем казахстанцам оплачивать Notion из России
Я живу в Казахстане, но для настройки Teamspace я привлек специалиста из России. Сам я в тот момент тоже находился в России.
В ходе внедрения, для того, чтобы не платить за функции, которые были нужны не всем членам команды, мы изменили настройки рабочего пространства и отключили ранее подключенные туда платные аккаунты коллег, в результате чего мой тарифный план Plus сбросился до бесплатного плана Plan FREE.
Тем не менее, я уже являлся клиентом Notion, реквизиты моей карты для списания были внесены в их систему в качестве метода оплаты. Да и опыт списания денег с казахстанской карты в период моего нахождения в РФ тоже уже был.
Поэтому я обоснованно рассчитывал на то, что деньги будут списаны с казахстанской карты и был уверен в том, что я смогу оплатить подписку несмотря на то, что в тот момент я находился в России.
Как же я ошибался!
На все попытки оплатить с казахстанской карты, я получал ответ, что платные услуги Notion для данной юрисдикции (РФ) сейчас не доступны. Я попробовал несколько раз, попытался использовать VPN, однако успехов не было. Деньги с меня упорно не хотели брать.
Но мы же тоже не лыком шиты, юридическая фирма у нас международная и в танцы с бубнами мы тоже умеем играть. Поэтому мы попросили коллегу, живущего и работающего в Тайланде, зайти под моим аккаунтом и оплатить подписку с казахстанской банковской карты.
Вы не поверите, но оплатить через Тайланд удалось с первого раза! Система была сломана, способ был испытан, деньги были уплачены! Правда вылез один нюанс:
SMS о списании денег при оплате из Тайланда с карты казахстанского банка
Деньги то с моего счета списали, а вот новый тариф и его функционал, который мне должны были включить за эти $10 так и не подключили… Скорее всего нужно подождать - подумал я.
Опыт общения с поддержкой Notion
$10 - это все-таки одна пятая от $50 и вообще копейка рубль бережет!
Примерно на второй день ожидания на груди заквакала жаба, я сильно заскучал по своим $10 и начал писать в поддержку Notion гневные письма взывая к их совести и прося разъяснить как так вышло, что деньги взяли, а взамен не дали ровным счетом ничего.
Следующую неделю я в неспешном режиме с интенсивностью примерно раз в день переписывался с ними по электронной почте.
И знаете что могу сказать по опыту? Что-то мешает команде Notion отвечать на письма пользователей чаще чем 1 раз в сутки. Почему так - я не знаю, но факт остается фактом: время ответа на каждое мое письмо составляло от 20 часов.
В течение целой недели я контактировал с разными специалистами поддержки с непривычными для меня именами. В ходе общения, они написали мне, что настройки в тарифном плане заменены кем-то из находящихся в Запрещенной зоне, поэтому платные функции Notion все равно не станут мне доступны. Как они это поняли, они не знают, почему ограничения наложены на граждан страны, не находящейся под санкциями и оплачивающего картой банка Казахстана и как это исправить, они тоже не знают и поэтому помочь мне не могут. Тем не менее, они могут вернуть уплаченные мною $10, что тоже меня устраивало.
"Мотивированный и обоснованный ответ" службы поддержки Notion
Разумеется, что такой ответ поддержки был предсказуем, поэтому к моменту его получения мы уже создали, оплатили и несколько дней успешно использовали новое рабочее пространство - Корпоративный портал, в которое перенесли все данные из старого, оплату за которое у нас упорно не хотели брать.
Настройка Notion также происходила из России, а оплачивал я его уже из Казахстана.
Несмотря на то, что платил я той же картой, с которой ранее я пытался оплатить из России, когда оплату не брали и из Тайланда, когда оплату взяли, а платных функций не подключили, в этот раз оплата прошла с первого раза и все платные функции были подключены в тот же момент.
А я в очередной раз положительно оценил Казахстан как юрисдикцию для ведения внешнеэкономической деятельности в условиях санкций, и рекомендую и вам присмотреться к ней.
SMS о списании оплаты по тарифному плану Plus +Notion Al
Что с десятью долларами?
Спасибо за беспокойство - они уже дома и с ними всё хорошо!
Возврат денег от Notion на карту казахстанского банка
Как мне и обещали в поддержке Notion, в ходе недельной переписки, деньги, спустя 10 дней после их списания, вернулись мне на ту же карту казахстанского банка, с которой они были переведены. Я оплатил в Notion 3 числа, а деньги они мне вернули только 13 числа того же месяца.
А мы к тому времени уже почти неделю на всю катушку использовали новое рабочее пространство с подключенными платными функциями Notion!
Следующий месяц
Если бы в июле все закончилось, не было бы этой части статьи о том, как мы оплачивали Notion в следующем месяце.
Начало месяца - это период, когда с меня списывается оплата за многочисленные платные подписки. В начале августа я ждал, спишут ли с меня оплату, пока наконец не увидел следующее сообщение:
Мы не можем обработать ваш последний платёж. Пожалуйста обновите метод оплаты
Как видно, оплата с моей карточки снова не прошла. Может потому что я снова находился не в Казахстане, может потому что Notion, как продавец, не понравился моему банку, а может ещё по каким-то причинам.
Рабочее пространство и Notion AI продолжали работать, но я не стал проверять, как долго это продлится и изменил метод оплаты.
Для этого мой коллега, находящийся в тот момент в Казахстане, залогинился под моим аккаунтом с территории Казахстана и указал другую карточку казахстанского банка с которой тут же списали деньги.
Мораль: невозможное возможно, главное искать выходы в нужном месте.
Я руковожу “Единой регистрационной службой Казахстана”, мы регистрируем ТОО, открываем счета для фирм нерезидентов, и оказываем еще примерно 2 десятка юридических услуг иностранному бизнесу и частным лицам в нашей стране.
У нас сайт, социальные сети, чат-бот, поэтому создание и размещение контента для всего этого и необходимость как-то организовать таким образом:
- Чтобы идеи не забывались, а задачи по подготовке контента не терялись и выполнялись в полном объеме и в установленный срок.
- Чтобы снизилось количество времени, которое ежедневно тратится на вспоминание и поиск нужной информации, фрагментированной по разным местам её хранения.
Я устал от бесконечного количества гугл таблиц и текстовых файлов, закрепленных в браузерах, от папок в нескольких облаках, и хотел найти инструмент, который во-первых собрал бы мне всю информацию в одну кучу, а во-вторых бы дал возможности для командной работы с нею.
До внедрения Notion, вид панели с большим количеством открытых в браузере вкладок
Почему Notion
В процессе поиска я пробовал разные инструменты. Некоторые даже понравились, но ни один из них не мог закрыть мои потребности. И мы по прежнему пользовались Google табличками. Но однажды мне попался Notion.
Я скачал приложение, полез в настройки, посмотрел на английский, корейский и прочие иностранные интерфейсы и приуныл…
Выбор языков интерфейса в Notion
Что греха таить, мои знания языков находятся на уровне Ландэн из зе кэпитал…, но в Notion можно вручную переименовать на русский практически весь интерфейс, и этот процесс меня почему-то очень увлёк.
Пока я переводил, всё что может быть переименовано, я немного изучил компоненты Notion и понял, что в моём случае это просто находка, поскольку с его помощью можно:
1. Создать рабочее пространство - среду для совместной работы коллег;
2. Хранить в одном месте всю ту информацию, которая раньше у нас была разбросана по разным файлам, папкам, облачным хранилищам, дискам, а порой и телефонам или даже флешкам;
3. Работать с этой информацией:
- планируя задачи по ее поиску и обработке,
- распределяя задачи между разными проектами и специалистами,
- контролируя ход выполнения поставленных задач.
Мой опыт настройки Notion своими руками
Следующие пару недель я продолжил игры с Ноушен, и изучением его возможностей, и мне все больше и больше нравилось то, что я узнавал. Покликав между переключениями представлений разных баз и компонентов и ощутив на себе все прелести нового инструмента, я твердо решил - надо внедрять!
Далее, я создал рабочее пространство, за $60 купил платные доступы для себя и коллег и мы начали пытаться работать.
Смс о списании денег за покупку подписки Notion
Я ни разу не специалист по базам данных, но почему-то решил попытаться выполнить все настройки «своими руками». Тем более, что там же все легко - просто переведи интерфейс на русский и настраивай базы и связи между ними как хочешь! Потрать чуть-чуть времени на настройку и наслаждайся, - наивно думал я.
Первый говновариант рабочего пространства
В результате моих опытов получилось то, что я назвал Первым говновариантом.
Почему так? Потому что объективно - этот вариант организации Teamspase получился вообще не алё.
Вроде бы и инфа уже собрана в кучу, и даже разложена по каким-то базам данных, но что-то работает не так как нужно, потому, что информация дублируется в разных базах, а базы между собой или не связаны, или связаны некорректно.
Cправедливости ради надо сказать, что с появлением первого teamspace работать стало несомненно удобнее, чем в то время, пока мы вообще не пользовались Notion, но от трудностей с контролем за своевременностью выполнением задач я далеко не ушёл. Со временем количество задач росло, они по прежнему копились, забывались и терялись.
Ну и отдельно добавляло печали то, что Notion удовольствие, к сожалению, не бесплатное, а в расчете на 5-8 человек, за каждого из которых нужно платить $10-20 месяц, так вообще обходится в неприятную сумму в год.
Как я пришел к передаче настройки на аутсорс
Пару месяцев я смотрел на то, как разрастаются наши базы, видел, как неудобно ими становится пользоваться, считал, сколько времени уходит на поиск дублирующихся задач уже в Notion, и пытался придумать разные варианты того, как может выглядеть рабочее пространство “моей мечты” - то есть то, которым мне будет удобно пользоваться.
По ходу пьесы, я где то вычитал, что оказывается совсем необязательно подключать платные доступы всем пользователям Teamspaces.
Вкратце так: есть пользователи, которые пополняют базы данных информацией и работают с нею, или иными словами, что-то складывают в Notion, а есть те, которые только берут из него информацию или задачи. И за доступы для вторых не обязательно что-то платить. А это же экономия! А если посчитать в расчете хотя бы на 1 год?!
В общем, эта была последняя капля, после падения которой мне на голову я решил прекратить самодеятельность, найти спеца и передать настройку Notion ему.
Как проходила настройка Notion
Я записал список своих хотелок, нашел специалиста по Notion и мы начали внедрение.
Мы созванивались и я показывал, что есть и рассказывал чего хочу. Спец терпеливо выслушивал меня, время от времени задавал вопросы и стучал по клавиатуре, что-то записывая. Таких созвонов было несколько.
Затем он приступил к работе и у нас появилось новое Teamspace с новой структурой хранения информации и механикой ее обработки и тут думать ушел уже я. Мне требовалось время, чтоб уложить в голове вновь созданные представления, изменившуюся логику и обновленную механику работы с компонентами Notion.
Корпоративный портал в Notion
Новое рабочее пространство в Notion после внедрения
Итак, у нас появилось новое рабочее пространство - Корпоративный портал, который представлял собой несколько корректно связанных между собой баз данных. И это был уже не мой говновариант, а круто!
Я смог быстро найти почти все потерянные или дублирующиеся задачи, раскидать их по исполнителям, заполнить необходимой инфой Базу знаний, зайти под профилем исполнителя, потестить и представить, как все это заработает после внедрения.
Забегая вперёд скажу, что этот вариант Teamspace нас тоже не устроил и его пришлось допиливать, поскольку структура хоть и стала удобнее, но механика работы у нас получилась какая то иррациональная с большим количеством кликов и переключений между несколькими разными компонентами базы данных.
Почему нам было неудобно в нём работать?
Потому что:
— во-первых, механика взаимодействия с рабочим пространством не очень вписывалась в привычные нам бизнес-процессы;
— во-вторых, потому что одна из баз данных у нас получилась сильно громоздкой.
И чтобы все встало на свои места, будет достаточно перенести часть информации из одной базы в другую, и адаптировать механику работы под наши процессы.
Бог любит троицу
Чтобы не забыть об этом за ночь, часа в 3 или 4 утра по моему времени я сообщил свои мысли специалисту по внедрению, а он находясь в другом часовом поясе быстро протестировал мою гипотезу и написал, что она сработала!
Я с чистой совестью ушел спать, а Александр в ту ночь так и не уснул.
Судя по тому, что к утру он выкатил следующий вариант - второй из разработанных им и третий по счету за все время моего знакомства с Notion, до рассвета Александр давил на кнопки, а не на подушку.
Именно этот - третий вариант мы утвердили, затем внедрили и сейчас успешно используем в работе.
Результаты внедрения Notion в рекламный отдел
По итогам мы наконец получили:
1) Удобная механика работы с Teamspace
Качество и эффективность работы, напрямую зависят от удобства рабочего пространства.
Работа виртуального рабочего пространства, которое мы создали по итогам внедрения Notion, теперь полностью совпадала с нашими бизнес-процессами, базы перестали быть громоздкими, поэтому мы быстро смогли выстроить интуитивно понятную механику работы и сделать Teamspace удобным в использовании для всех членов команды. И для тех, кто пользуется Notion с компьютера и для тех кто использует его преимущественно с телефона.
2) Мастерская контента: весь путь производства контента перед глазами
Ни у одной идеи нет шансов остаться потерянной или забытой!
Интерфейс раздела по производству контента
Каждый наш пост, статья или Reels теперь проходят путь:
От "Идеи" в сборнике Идей, т.е. первой мысли о том, что не плохо было бы запилить пост на эту тему, до "Мастерской контента", где идеи, проходя через стадии "В разработке" и "Доработка" превращаются в пост или статью, а затем попадают в стадию "Перенесено в контент-план" - когда готовые к публикации пост или статья попадают в "календарь публикаций" , чтобы затем в нужное время быть опубликованным в соц сетях.
3) Представление для работы с задачами, не связанными с генерацией контента
Мы поделили все наши задачи на две большие категории - контентные и технические, где задачи по производству контента мы назвали «контентными», а задачи типа опубликовать пост, изменить базу данных или изучить мануал назвали «техническими».
Интерфейс раздела для работы с задачами в Корпоративном портале Notion
Все задачи технического характера, то есть напрямую не связанные с производством контента, мы распределили по нескольким тематическим проектам.
В каждом проекте создается отдельный пул задач.
Этапы выполнения задач в Корпоративном портале Notion
По мере их выполнения менеджером, задачи проходят путь от стадии "Черновик" , до стадии "Выполнено" , через стадии "В работе" и "На проверке".
Задачи, которые уже выполнены и требуют проверки, находятся в представлении "Согласовать/Проверить" (на экране слева). Если задача выполнена, статус задачи меняется на "Выполнено" и она улетает из представления
В результате, мы можем фильтровать задачи по:
- Проекту, для работы над которым эти задачи созданы;
- По исполнителю;
- По дате постановки и выполнения, по постановщику;
- По стадии выполнения (статусу) в которой задача находится в данный момент.
Используя фильтры задач в ноушен, можно оставлять в представлении только те задачи, у которых близок дедлайн или задачи только конкретных исполнителей.
Сколько времени потребовалось на внедрение Notion в работу
Учитывая, что зачастую обучение людей работе с новой системой - это самая сложная часть внедрения, поскольку нужно научиться работать по новому, я предполагал, что чтобы привыкнуть к работе в новой базе данных, нам потребуется время и рассчитывал, что примерно неделю мы будем париться и работать с траблами.
Короткий мануал для членов команды
Однако, фактически для внедрения нового рабочего пространства внутри компании нам потребовались коротенький письменный мануал, ознакомление с которым мы поставили первой задачей для всех членов команды и всего один получасовой созвон, на котором специалист объяснил, как что работает, показал куда нужно нажимать и мы тут же начали работать в новом рабочем пространстве. Да, разобрались не с первого раза, но достаточно быстро.
Выводы:
Доволен ли внедрением? Да, доволен!
Почему доволен?
У нас появилось рабочее пространство, в которое мы собрали всю работу рекламного отдела компании по производству и размещению контента в наших рекламных каналах;
В нём одновременно и независимо друг от друга работают сразу несколько специалистов, выполняющих свои задачи;
Стало удобно планировать и контролировать работу коллег вовлеченных в процессы создания и размещения рекламы.
Много лет пользуюсь разными электронными сервисами, разработанными в Казахстане для получения государственных услуг.
Сегодня впервые после обновления интерфейса, воспользовался порталом электронного лицензирования elicense. Через этот сайт можно оформить лицензии, разрешения, уведомления.
Конкретно я подавал заявку на оформлени иностранной рабочей силы в Казахстан.
Поначалу я не понимал что меня смущает, а потом как понял!
Смущают многочисленные орфографические ошибки, которые можно увидеть на скринах.
Меньше чем за 10 минут использования я нашел несколько ошибок всего на 2 страницах сайта, и мне кажется, что если внимательно поискать, то можно будет найти еще.
Теперь сиди и думай, кто писал этот сайт?
Кто эти люди не могущие написать слово "иностранной" без ошибок? Кто не может без ошибок написать "КОПИИ" вместо "КопиЙ"?
Кто это? Школьники работающие за чипсы или наоборот дипломированные специалисты компании разработчика?
Почему на государственном сайте мы наблюдаем ошибки как в тетрадке у посредственного школьника?
К сожалению я тоже не знаю ответов на эти вопросы, но очень хотел бы узнать.
