Обзор своего списка задач и влияние количества задач на выгорание⁠⁠

Продолжаю серию постов с практическими советами о том, как же повысить продуктивность своей работы. В предыдущих постах уже разобрал:

1. Как перестать забывать задачи и жизненную необходимость использования списка задач.

2. Как прокрастинация связана с обезьянами, как правильно формулировать задачи и какой таск-трекер для этого использовать.

3. Как выбирать задачи, которые необходимо взять в работу, откуда брать себе эти задачи, зачем их нужно хранить в одном месте и почему нельзя пользоваться кнопкой "Отметить непрочитанным" в почте.

В этом посте речь пойдет о том, как часто надо делать обзор списка задач и приведу личный пример, как количество задач в списке влияет на выгорание.

Обзор списка задач необходимо делать на регулярной основе. Лучше провести быстрый пятиминутный обзор, чем прокрастинировать над основательным, детальным и глубоким анализом. Обзор должен восприниматься как простая и понятная активность, которая поможет вам дружить со своими делами. Например, можно завести себе привычку – первые 10 минут своего рабочего времени, пока вы пьете кофе, составлять себе список задач на день.

Если у вас стоят даты выполнения у всех задач, то:

1. Дела на сегодня необходимо просматривать несколько раз в течения дня.

2. Задачи, которые надо выполнить на этой неделе необходимо просматривать хотя бы раз в день.

3. Задачи с дальним горизонтом планирования необходимо просматривать минимум раз в неделю.

Если задача несколько дней подряд в списке дел на сегодня остаётся в неизменном виде, вероятность её выполнения резко снижается. В таком случае задачу ОБЯЗАТЕЛЬНО необходимо переформулировать, чтобы избежать «баннерной слепоты».

Для меня общее количество задач в моём таск-трекере – индикатор того, насколько сильно я загружен:

30 задач – минимум, ниже которого я никогда не опускался (новые задачи всегда появляются, да и старые, которые я прокастинирую, тоже всегда есть, кто из нас не без греха).

От 30 до 50 задач – комфортное значение. Это значит я работаю в спокойном темпе, дедлайны не горят, в 19:00 можно уходить домой.

От 50 до 70 задач – это уже очень напряженная работа. Пахать приходится на пределе, весь в мыле, привет переработки.

Самое большое количество задач, которое было у меня в списке – 85. Это уже уровень работы 55+ рабочих часов в неделю на протяжении нескольких недель подряд. Помню, когда увидел это число, очень испугался. Для кого-от это может быть очень много, для кого-то мало (я знаю людей, у которых по 300+ задач в списке). Но будем откровенны, огромное количество задач говорит не о том, какой вы важный и как много у вас работы, а скорее о том, что вы не можете сфокусироваться на важном (сказать каким-то задачам «нет»), и не делаете ревизию своего списка.

Делитесь в комментариях, сколько у вас задач в списке, будем мериться, у кого больше 😄

Если интересны посты о повышении продуктивности своей работы и практические советы об эффективных способах борьбы с прокрастинацией, можете подписаться на мой канал