Нехватка бумаги в офисах и ЭДО
Привет, народ!
Последние пару дней выскакивают посты недоумевающих пикабушников о том, что бумага стоит как крыло от боинга или ее просто не купить.
Народ пытается искать какие-то странные способы выйти из ситуации, типа печатать меньшим шрифтом, использовать двухстороннюю печать и так далее. Хотя решение, как мне кажется, на поверхности - электронный документооборот.
Я занимаюсь снабжением, но в целом угораю по цифровизации и по этой причине меня сделали крайним ответственным за внедрение ЭДО в нашей конторе.
Соответственно мне нужно было изучить предложения и уточнить технические детали.
Я проделал эту работу, мы выбрали решение от одного из операторов(названий операторов я писать не буду, а то скажут, что я тут рекламирую). Мы избавились от ~80% бумажных документов (не только с контрагентами)
Поэтому тут я постараюсь поделиться важной инфой о том как подключать и почему это хорошо:
Законодательство
Первое, что вы услышите от своего главбуха/юриста/директора - пассаж на тему, что документы должны быть на бумаге, а то что в комплюктере не подходит.
Тычьте им в лицо статью 6 Федерального закона 63 "об электронной подписи", где написано
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
У вас сразу же может возникнуть вопрос, о последней строчке про необходимость составления на бумаге. В законодательстве есть упоминание, где явно указано, что документ должен быть составлен на бумаге. Этот документ называется вексель. Остальные можно в электронном виде.
Помимо этого есть 402 ФЗ о бухгалтерском учете, где указано, что допускается составление первичной документации в электронном виде (статья 9 пункт 5) и , тут очень важно, еще есть
Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н и Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@
В первом говориться о том, что счета-фактуры и УПД в электронном виде должны передаваться исключительно через оператора ЭДО. Во втором приказе описана структура, которой должен соответствовать xml файл с электронным счетом-фактурой/УПД.
Если упрощенно: если вы выгрузите из 1С excel файл со счетом фактурой, подпишите его ЭЦП и отправите по email, то такой документ не будет иметь юридической значимости. Это важный момент: одни наши партеры рассылали через оператора ЭДО сканы УПД в pdf и прилипли на серьезный штраф.
Также отмечу: с прошлого года в электронный вид можно перевести и кадровые документы(за редкими исключениями). Это стало возможным потому что приняли поправки в Трудовой кодекс, Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Появилось определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Кадровые документы это ебейшее количество макулатуры. Говорят, что кадровые документы надо хранить до 75 лет. В цифре это удобнее, ИМХО.
Так с самым скучным я закончил, дальше более прикладная инфа:
С чего начать?
Проверить, кто из ваших партнеров работает в той или иной системе ЭДО, поставить галочку напротив той, где партнеров зарегистрировано больше. Инструменты проверки есть на сайтах сервисов ЭДО, обычно это происходит по списку ИНН. Также это может сделать представитель оператора ЭДО, от него отчет будет подробнее. Но это не точно
Если вы ИП/микропредпрятие, где вы и директор и бухгалтер и закупщик, можете пропустить следующий шаг.
Далее, я бы советовал задаться вопросом "А как у нас сейчас?" и проанализировать, как бумажные документы движутся по организации: кто из сотрудников, собственно, работает с документами, по каким критериям документы попадают к тем или иным сотрудникам. Советую нарисовать ряд блок-схем для разных типов документов(входящие, исходящие, первичка, договоры и т.п.). Схемы можно рисовать в тетрадке или воспользоваться различными рисовалками, коих в интернете дофига. Таким образом вы сильно упростите себе настройку маршрутизации документов и создание структуры подразделений в сервисе ЭДО, когда до этого дойдет.
Также нужно определиться, как вы будете взаимодействовать с сервисом: прямо на сайте оператора, через вебморду(выглядит как электронная почта) или через 1С.
Сразу скажу: если вы будете отправлять или получать первичку и счета-фактуры и этих документов больше 10 в день, то целесообразнее приобрести интеграцию с 1С(чаще всего она представляет собой файл внешней обработки epf).
Советую попросить у оператора тестовый период на интеграцию, они это без проблем организовывают(так было в 2020 году, сейчас может и нет).
Протестируйте все обработки у операторов, которые вас устроят по ценовой политике и количеству нужных вам абонентов. Они довольно сильно отличаются по интерфейсу, функционалу и т.п. тут дело вкуса. Например для меня было крайне неожиданно, что решение непосредственно от 1С оказалось самым неудобным, хотят там и не надо использовать внешние обработки.
Если у вас нетиповая, самописная, доработанная 1С типовая интеграция вам, скорее всего, не подойдет. Придется доплачивать за кастомизацию
Если у вас что-то, что не 1С, у операторов вроде тоже есть различные решения, но тут лучше уточнять у них.
Дальше дело техники: выбираете нужный объём документов, который планируете отправлять(у операторов, в основном, пакетные тарифы, например 1000 документов на год или 300 документов на квартал). Регистрируете учетные записи пользователей(кто обладает правом подписи - по сертификату, кто не подписывает - по логин-паролю), настраиваете маршрутизацию, обучаете коллег работе в сервисе и начинаете экономить бумагу =)
Коротко про финансы: монетизируют операторы исходящие документы(+/- 6 рублей за документ), интеграцию с 1С(примерно 10 000 рублей в год, зависит от оператора) и всякие дополнительные приколы, вроде усложненной маршрутизации(от 5000 до бесконечности).
Опционально у оператора можно запросить всякие тексты рассылок для поставщиков/клиентов, баннеры и прочую лабуду, чтобы быстрее привлечь в ЭДО больше своих контрагентов. Операторы в этом, естественно, всячески содействуют.
Если будут какие-то вопросы - пишите, постараюсь ответить в коментах
