Важное и Срочное: Как не похоронить себя под кучей приоритетов
Ресурс каждого из нас ограничен. Да, одни более продуктивны, чем другие, но даже у самых продуктивных людей в один момент ресурс может быть исчерпан. Самая частая жалоба, с которой сталкивается любой руководитель – нехватка времени у людей. А нехватка времени возникает из-за нечеткой приоритезации задач.
Если упрощать: все задачи одинаково важны и все надо сделать прямо сейчас. В какой-то момент терпении сотрудников достигает критической массы, что выливается в справедливое требование нормально расставить приоритеты.
Одной из самых классных и удобных методик расстановки приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Пришла она к нам от самого продуктивного президента Соединенных Штатов, стараниями именитого Стивена Кови. Методика простая и действенная (по опыту могу сказать, что чем проще, тем лучше. Все очень сложное работает обычно со скрипом).
Итак, все дела разбиваются на 4 категории:
Важные и срочные. Это кризис, форс мажор, пожар. Надо закрыть сейчас, чтобы не было последствий.
Важные и несрочные. Стратегические планы, изменения в бизнесе, улучшения.. Все то, на что вечно нет времени. Но это те задачи, которое определяют твою эффективность long term. Их и приоретизируй. Иначе так и будешь тушить пожары.
Неважные и срочные. Банальная рутина: мейлы, таблички. Старайся делегировать по возможности или решить структурно (автоматизация)
Неважные и несрочные. Тайм киллеры: ненужная переписка, соц сети, мессенджеры (посмотри экранное время на телефоне и ужаснись). Желательно в топку.
Проблема в том, что в большинстве своем мы забиваем на второй тип (он требует наибольших умственных вложений) и пропадаем в Бермудском треугольнике между тушением пожаров, рутиной и прокрастинацией, не делая при этом реально полезные вещи.
Мораль: в какой то момент, надо остановится, взглянуть на список своих дел и здравого раскидать по 4 типам.
Вопрос: как раскидывать?
Много раз, обсуждая с командами приоритеты, сталкивался с таким приколом. Дружно пишем задачи и проекты (причем многие откровенно фантастические), всем задаем due date пару месяцев, определяем все как важные и…. И делаем процентов 20%. Кстати 20, это не плохо, это Парето. Но очевидный факт в том, что не может быть у всех задач одинаковые тайминги и важность. Про Парето и 80/20 буду писать тут
Делюсь, как лично я раскидываю задачи по типам.
Смотрю на весь список задач (своих, команды - не суть) и задаю вопросы:
1. какие из них дают прямое влияние на мой результат? Какие в большей / меньшей степени? Те которые не дают или я не понимаю какой - в корзину (или в статус когда-нибудь)
2. Из оставшихся: когда их прям надо сделать, почему и что будет, если не сделаешь? Так я понимаю, задача срочная или не очень.
3. Для срочных, но не супер важных: Можно ли упростить задачу или передать другому? Если да - делаю это. Watch out: лучше автоматизируй. Если делегируешь - делай с умом. Это должна быть не треш работа, а мини проекты, которые люди возьмут с интересом.
4. После того, как раскидал по типам - проверяю еще раз, что все логично и нет невменяемых перекосов. Через 2-3 месяца повторяю упражнение.
Такой простой подход позволяет мне большую часть времени посвещать долгосрочной работе, что в будущем сокращает появление пожаров и косяков
Итог
Не смотря на то, что приоритезация в корпоративном мире является чуть ли не самым страшным зверем, подрывающим продуктивность любой организации, она, благодаря различным методам, на поверку оказывается проще, чем кажется. Ошибка, которую совершают руководители, заключается в остутствии структырного подхода. Применив 4 простых шага, которые описал выше можно существенно упростить жизнь себе и своей команде
Кстати, данная статья, родилась из мыслей, которыми я делюсь в своем ТГ канале, посвященном корпоративному менеджменту и лайфхакам современного бизнеса