dimitrypikabu

За последние годы обязанности менеджеров значительно расширились — количество подчиненных в среднем увеличилось вдвое. Это привело к ряду проблем: менеджеры чувствуют перегруженность, не успевая справляться со всеми задачами. Около половины из них испытывают сильный стресс и не могут уделять достаточно внимания каждому члену команды. Их подопечные реже добиваются выдающихся результатов и чаще увольняются.

Есть четыре признака, указывающих на риск провала команды под руководством такого менеджера:

1. Отсутствие самокритичности. Менеджер отрицает свои слабые стороны, закрывается от конструктивных замечаний, избегает делегирования и самостоятельно не принимает решения.

2. Недоверие команды. Сотрудники не верят в компетентность руководителя, не желают подстраиваться под его стиль управления и перекладывают на него всю ответственность.

3. Бесполезность взаимодействия. Общение с менеджером не приносит сотрудникам видимой пользы.

4. Рассогласованность целей. Амбиции команды не соответствуют способностям отдельных членов, много времени тратится на второстепенные задачи, и курс работы часто меняется.

Проявление этих признаков — тревожный сигнал для менеджера искать пути совершенствования своих навыков управления.

Кстати, об этом и многом другом можете почитать на канале "Самоучки IT (Управление проектами)" https://t.me/+NfVrLMxdKS0yNDNi

Шаг вперед в самообразовании

В динамичном мире проектного менеджмента для поддержания высокого профессионального уровня очень важно постоянно развиваться и повышать квалификацию. Традиционные методы обучения, такие как тренинги и курсы, конечно, имеют свою ценность, но современные технологии предоставляют нам доступ к целому спектру онлайн-ресурсов для самообразования.

Одним из таких ресурсов является бот для тестирования знаний по Scrum и PMBOK , разработанные Самоучки IT(Управление проектами) https://t.me/samvsepoimesh.

Это отличный инструмент для проверки и закрепления ваших знаний в области гибкой методологии Scrum и основ управления проектами согласно PMBOK. Бот предлагает серию вопросов различной сложности и подсчитывает ваши ответы, тем самым помогая выявить слабые места и направления для дальнейшего изучения.

Подобные ресурсы позволяют проводить самотестирование в удобное для вас время и в комфортной обстановке. Вы можете возвращаться к ним снова и снова, отслеживая свой прогресс и углубляя понимание концепций. Это особенно полезно при подготовке к сертификации или в ситуациях, когда требуется свежий взгляд на знакомый материал.

В заключение, онлайн-ресурсы, такие, как боты для самотестирования, являются полезными инструментами в процессе непрерывного обучения, предоставляя возможность выявлять пробелы в знаниях и ликвидировать их в удобном для вас темпе. Использование современных технологий позволит поддерживать актуальность ваших профессиональных навыков.

Ссылки на ботов в закрепе канала. Присоединяйтесь, пользуйтесь. Обратная связь приветствуется..

До встречи в следующей статье!

Управление временем для руководителей проектов: практические рекомендации и стратегии

Быть эффективным руководителем проекта в современном мире –это мастерство. Мы ежедневно сталкиваемся с горой срочных задач, проблем, бесконечные встречи и письма. Очень легко потерять фокус и контроль над своим временем. Но те, кто обладает навыками тайм-менеджмента, способны выделять главное, оставаться продуктивными и доводить проекты до успешного завершения.

Есть канал Самоучки IT (Управление проектами) https://t.me/+NfVrLMxdKS0yNDNi  , где я собираю много материала (Чек-листы, метрики, стратегии, статьи, книги, кейсы и многое другое), который помогает мне развиваться и помогает другим. Присоединяйтесь, будем рады.

В этой статье я поделюсь своими стратегиями управления временем, которые помогли мне как руководителю проектов максимизировать личную эффективность и продуктивность моих команд. Эти методы могут показаться банальными, однако не судите о них поверхностно, следуя им, вы радикально преобразите ваш распорядок дня.

1. Определите 3 главных приоритета

Первое и важнейшее правило тайм-менеджмента – определить три основных приоритета на текущий период: день, неделю или месяц. Задайте себе вопрос: "Какие проекты или задачи на данный момент имеют критическую важность?" Возможно, это срочный выпуск программного обеспечения для ключевого заказчика. Или внедрение нового инструмента разработки для повышения эффективности команды. Или найм недостающих специалистов для укомплектования проектной группы.

Какими бы ни были ваши главные приоритеты, убедитесь, что ограниченные ресурсы вашей команды – время, люди, бюджет – сфокусированы именно на них. Ведь как говорил Гэри Келлер, автор книги "Начни с главного": "Единственный способ выжить в этом хаосе – создать для себя еще больший хаос".

После того, как вы определили свои высшие приоритеты, проведите ревизию календаря через призму этих важнейших инициатив. Отметьте встречи, задачи и проектную работу, непосредственно связанную с достижением приоритетов. А все остальное – беспощадно удаляйте или переносите. Не бойтесь практиковать так называемое "мышление с нуля" – регулярно пересматривайте свои планы как чистый лист бумаги и принимайте взвешенные решения о том, какие события действительно необходимы, а от каких можно избавиться.

2. Думайте о своем будущем "Я"

Еще один критически важный принцип для руководителя проектов – всегда думать о том, как ваше "будущее Я" через месяц, квартал или год оценит последствия принимаемых вами сегодня решений. Постоянно спрашивайте себя: "Не пожалею ли я об этом позже? Не отвлечет ли это меня от главных приоритетов?"

Одна эксперт по управлению временем сказала остроумную фразу : "Ваше будущее "Я" всегда более разборчиво и избирательно, чем сиюминутное".

К примеру, представьте, что внутренняя группа по вопросам информационной безопасности предлагает вам присоединиться к их новому комитету по разработке корпоративной политики безопасности. На первый взгляд – заманчивая возможность: статус, новый опыт, контакты. Но затем вы понимаете, что работа в этом комитете потребует регулярных встреч и значительных временных затрат сверх вашей и без того высокой нагрузки.

В такой ситуации полезно будет остановиться и действительно представить себя через 3-6 месяцев. Окажется ли это решение правильным с учетом ваших текущих критически важных приоритетов? Не пожалеете ли вы, что взяли на себя дополнительную нагрузку в ущерб вашим главным целям? Думая наперед, вы экономите себе массу усилий и разочарований в будущем.

3. Сокращайте продолжительность встреч команды

Одна из самых эффективных стратегий управления временем для руководителя проекта - сократить продолжительность командных встреч и митингов по умолчанию, например, с традиционного часа до 30 минут или даже 15-20 минут.

Казалось бы, незначительное на первый взгляд изменение, но оно имеет иной раз просто поразительный эффект. Укороченный отрезок времени вынуждает всех участников быть более дисциплинированными, структурированными и сфокусированными в своих обсуждениях. Когда времени совсем немного, автоматически отсекаются все излишние отклонения, многословие и вхождения в ненужные детали.

Я вспоминаю один проект по разработке крупной веб-платформы, где мы столкнулись с этой проблемой. Ежедневные статусные митинги команды разработчиков, тестировщиков и аналитиков растягивались на час и больше. Участники постоянно отвлекались на посторонние темы, вдавались в ненужные дискуссии и зачастую выходили из встреч более запутанными, чем были до них.

Тогда я принял решение сократить длительность этих ежедневных встреч до 30 минут. Поначалу были опасения, что укороченного времени не хватит, но результат превзошел все ожидания. Команда была вынуждена серьезнее готовиться к митингам, лучше структурировать свои отчеты и говорить строго, по существу, без лишних деталей и отклонений. Эффективность встреч возросла многократно.

Через некоторое время я пошел еще дальше и ввел практику 15-минутных ежедневных встреч. Да, всего 15 минут! Но именно такой ультракороткий формат оказался идеальным для того, чтобы участники максимально четко и конкретно озвучивали только самое важное: прогресс, , план на день и т.д. Ненужной болтовни не осталось вовсе. Команда вышла на поразительные показатели продуктивности.

4. Управляйте срочными задачами в "Горячее время"

Следующая важная стратегия, которую я хотел бы рассмотреть – выделение специального "Горячего" временного окна для обработки всех срочных, незапланированных задач, запросов и инцидентов. Ведь как часто бывает так: вы садитесь работать над важной задачей из ваших трех приоритетов, но внезапно начинаете непрерывно отвлекаться на сторонние входящие вопросы, проблемы и срочности? Фокус полностью теряется, продуктивность стремится к нулю.

Решение этой ключевой проблемы – заблаговременно выделить в расписании специальный интервал времени и посвятить его целиком и полностью решению всех неотложных вопросов и задач. В идеале, это должно быть время максимальной продуктивности и работоспособности - утренние часы.

Помню, как один тимлид в компании, где я работаю, постоянно жаловался на то, что никак не может сосредоточиться на важном коде из-за непрерывного потока срочных вопросов и запросов от разработчиков. Я посоветовал ему выделить для себя окно с 9 до 11 утра как "Горячее время" для решения всех неотложных проблем. В остальное время он работал с отключенными уведомлениями, в режиме полной концентрации.

Эта простая стратегия радикально изменила его жизнь. Более того, увидев ее эффективность, мы стали внедрять принцип "Горячего времени" для разных участников в команде. Каждый разработчик теперь имел пару утренних часов для разбора входящих срочностей, а остальное время посвящал программированию с полным фокусом. Инженеры по тестированию, DevOps и системные аналитики тоже следовали этой практике.

В результате ежедневная продуктивность команды увеличилась на десятки процентов.

5.  Система "Inbox Zero" для управления почтой

Следующая боль современного руководителя проекта, с которой я хотел бы разобраться, - бесконечный входящий поток электронных писем, угрожающий полностью поглотить ваше время и внимание. Вечно открытый почтовый ящик, в который каждую минуту прилетает новая порция писем со всех уголков организации. Встречи, документы, вопросы, запросы, уведомления - все в одной бесформенной куче. Как не захлебнуться в этом бардаке?

Решение, которое я настоятельно рекомендую - применять методику "Inbox Zero" от Мерлина Манна. Ее основной принцип - не позволять вашему почтовому ящику превращаться в бездонную яму, куда все летит без разбора. Вместо этого регулярно, например раз в день, полностью разгребайте свои входящие письма, сортируя их по трем категориям:

• "Ответить" - письма, требующие быстрого прямого ответа или действия с вашей стороны. Это ваш ближайший фокус.

• "Просмотреть" - письма, содержащие прикрепленные документы, отчеты, материалы, которые необходимо внимательно изучить.

• "Читать" - письма информационного характера, длинные и/или необязательные к изучению в срочном порядке.

После того, как ваши входящие разобраны, выделите специальные временные окна в своем расписании для обработки каждой категории по очереди. Например, с утра разбираете "Ответить", днем изучаете материалы из "Просмотреть", а вечером, в периоды низкой продуктивности - читаете оставшиеся письма.

6. Установите границы коммуникации

Следующий важный принцип тайм-менеджмента для руководителя проектов, которым я хотел бы поделиться - установление четких границ и рамок для разных каналов коммуникации в команде. Нередко я вижу, как бесконтрольные, бесформенные потоки общения захлестывают всю продуктивность, особенно в распределенных проектных группах.

Люди обмениваются длиннейшими цепочками комментариев в электронной почте, слишком часто созываются на бесконечные рассусоливания по видеосвязи, беспорядочно сыплют сообщениями в многочисленных чатах и на форумах. В итоге формальные каналы коммуникации становятся неформальными и наоборот, сведения рассредоточиваются по многим системам, а фокус на продуктивности полностью теряется.

Чтобы этого избежать, я рекомендую внедрять в команде строгую структуру, где каждый канал имеет четко определенные правила и зону ответственности. К примеру:

• Электронная почта отвечает только за формальные одобренные коммуникации, документацию, распространение окончательных решений и ресурсов. Споры и рабочие обсуждения здесь не приветствуются.

• Регулярные короткие совещания (очные или удаленные) - для оперативного решения рабочих вопросов и согласований.

• Общие чаты и форумы - для мозговых штурмов, мгновенных уточнений, вопросов в свободном формате.

• Закрытые чаты или доски задач - как рабочие пространства для обсуждения находящихся в работе задач, требований, кода.

В одном из проектов веб-разработки я как-то обнаружил, что все каналы коммуникации в команде полностью переплелись. Разработчики, тестировщики, аналитики обменивались длиннейшими цепочками комментариев по электронной почте буквально по каждому мелкому вопросу или запросу на изменения. В результате все важные решения, требования и исходный код тонули в этом бесформенном потоке.

Чтобы навести порядок, мы четко распределили зоны ответственности каждого канала. Электронная почта осталась только для формальных уведомлений, распространения финальных решений и ресурсов. Для оперативного разрешения рабочих вопросов и проблем ввели короткие 15-минутные ежедневные митинги. Мозговые штурмы, быстрые уточнения и обсуждения переместились в общие чаты. А для углубленной проработки конкретных функций и задач команда использовала специальные доски и чаты.

Структурирование коммуникационных потоков произвело поразительный эффект. Общая продуктивность команды резко возросла, когда все вернулись в нужное русло. Плюс мы сэкономили огромное количество времени, которое ранее бездарно расходовалось на бесконечный многоканальный шум.

Начните с малых шагов

Наконец, важнейший принцип внедрения любых новых стратегий управления временем - двигаться постепенно, маленькими шагами. Не пытайтесь изменить абсолютно все сразу, это лишь приведет к стрессу и разочарованию.

Вместо этого выберите одну-две привычки или практики, которые проще всего начать применять в ваших текущих условиях. Фокусируйтесь только на них, пока они полностью не войдут в рутину и не станут частью вашего образа жизни. А затем, понемногу, подключайте новые навыки.

Никогда не ждите идеальных условий для изменений. Начинайте прямо отсюда, с того, что имеете в данный момент. Я процитирую мудрые слова Томаса Эдисона: "Идеальное - враг хорошего. Лучше принять решение, пусть даже несовершенное, и неуклонно следовать ему, чем бесконечно оттягивать, пытаясь достичь недостижимого идеала".

Небольшие постепенные сдвиги в сторону лучших практик управления временем приведут к колоссальным переменам спустя несколько месяцев.  Я видел это в командах, где мне доводилось работать. От захлебывающихся в хаосе групп к сверхэффективным, структурированным и четко ориентированным на достижение приоритетов. Все начиналось с малого - с одной-двух привычек.

Определите главные приоритеты, пересмотрите календарь, введите "Горячее время" для срочностей. Или хотя бы попробуйте сократить продолжительность ваших митингов. Это будет ваш первый шаг на пути к освоению мастерства управления временем. Надеюсь читать вам было интересно.  До встречи в следующей статье или можете присоединиться  в Самоучкам https://t.me/+NfVrLMxdKS0yNDNi, там информации гораздо больше).

В стремлении повысить эффективность бизнес-процессов и прозрачность операций многие компании принимают решение внедрить специализированное программное обеспечение для управления проектами. Ожидания высоки - ведь поставщики обещают централизованную платформу для коммуникаций, чёткое распределение ролей и сроков, экономию времени за счёт автоматизации.

Как отмечает Марк Килинз, вице-президент по продукту в Wrike, решение по управлению проектами - это "единый центр для всей команды, где отслеживаются задачи, хранятся файлы и происходит общение". Звучит заманчиво, не правда ли?

Однако, опыт показывает, что зачастую ожидаемые преимущества так и не реализуются в полной мере. По данным последнего отчёта Gartner, около 60% внедрений ПО терпят неудачу. Причина кроется в неверной стратегии внедрения.

Один из главных принципов управления изменениями гласит: "Прежде чем что-либо менять, убедитесь, что люди готовы к этим изменениям". Игнорирование человеческого фактора - самая распространённая ошибка при внедрении нового программного обеспечения или процессов.

Как отмечают многие эксперты, даже грамотно разработанная система не заработает в полной мере, если сотрудники не осознают ее ценности для себя. Люди редко меняются только по велению руководства - они должны понять необходимость перемен и принять их. Убедить команду в преимуществах новой системы управления проектами - одна из ключевых задач на пути успешного внедрения.

Будьте в курсе последних трендов в управлении проектами - подписывайтесь на канал Самоучки IT (Управление проектами) https://t.me/+NfVrLMxdKS0yNDNi Это отличный источник для изучения продвинутых методологий и практик в сфере PM, а также полезных лайфхаков по повышению личной эффективности.

В этой статье я проанализирую 6 наиболее типичных "подводных камней", которые могут свести на нет усилия компании по оптимизации процессов с помощью специализированного ПО. Также предложу пути решения каждой из проблем.

Проблема № 1: Неправильный или недостаточный онбординг

Адаптация сотрудников под новую систему - одно из самых важных и трудоёмких мероприятий при внедрении. Перенос текущих бизнес-процессов, обучение персонала, настройка ролей и прав доступа в совокупности составляют полноценный "онбординг".

Менеджеры нередко пренебрегают этим этапом, думая, что "всё-само-образуется". Или проводят онбординг по остаточному принципу. В таких случаях неизбежны проблемы: сотрудники игнорируют обучающие материалы, не приходят на встречи по переносу процессов, а порой даже не осваивают базовые функции новой системы.

Решение очевидно, но критически важно:

1. Заручиться полной поддержкой руководства и вовлечь его в процесс онбординга. Менеджеры должны личным примером показывать важность изменений.

2. Выделить достаточное время на качественный онбординг. По возможности привлечь профессиональных консультантов по внедрению от поставщика ПО.

Проблема №2: Отсутствие поддержки со стороны руководства

Переход на новое программное решение - это не просто внедрение инструмента, а кардинальная перестройка процессов. Энтузиазм нескольких технически-подкованных сотрудников тут недостаточен. Требуется полная вовлеченность топ-менеджмента как на стадии внедрения, так и в дальнейшем.

Увы, нередка ситуация, когда руководители "спускают" решение в команды, но при этом не намерены сами его использовать. Подобное демотивирует сотрудников с самого начала.

Эксперт по изменениям Джон Коттер в книге "Впереди перемен" отмечает: "Едва ли не каждое организационное преобразование, потерпевшее неудачу в прошлом, потерпело крах из-за недостатка мощного укоренившегося лидерства на старте".

Чтобы избежать этой проблемы:

1. Убедитесь, что руководители сами активно используют систему и демонстрируют лидерство.

2. Проведите совещание с топ-менеджерами и определите, какие ресурсы потребуются для успешного внедрения.

3. Менеджеры должны регулярно встречаться с командами для контроля прогресса и решения возникающих сложностей.

Проблема №3: Недостаточное обучение

Какими бы продвинутыми ни были члены команды в техническом плане, обучение работе с новой системой управления проектами жизненно необходимо.

Сотрудники разные - кто-то быстро разберётся самостоятельно, а для кого-то новый функционал станет серьёзным вызовом. Неосвоенные возможности останутся невостребованными.

Распространённая ошибка - стремление "объять необъятное" и пройти курс по всему функционалу. Куда эффективнее фокусировать обучение на тех аспектах, которые важны для конкретных команд и пользователей.

Рекомендации по обучению:

1. Оцените, сколько времени потребуется обучить всю команду. Убедитесь, что оно доступно.

2. Проанализируйте специфику работы разных подразделений. Подстройте обучающие сессии под реальные задачи каждой группы пользователей.

3. Проводите обучение в небольших группах - это позволит уделять больше внимания индивидуальным вопросам.

Проблема «4: Восприятие системы как бессмысленной траты времени

Одна из самых больших сложностей - убедить команду в ценности нового решения для них лично. Если сотрудники не видят выгод, они будут воспринимать систему как очередную "модную игрушку" руководства.

"Даже грамотнейшее программное обеспечение не станет использоваться, если люди не понимают, какие преимущества оно им даёт".

Чтобы добиться вовлеченности команды:

1. Проанализируйте, какие проблемы в работе испытывают разные подразделения. Определите, как новая система поможет их решить.

2. Донесите эту информацию до команд. Покажите, что решение не просто повысит прозрачность, но и облегчит их ежедневные задачи.

3. Сфокусируйтесь на конкретных процессах. Например, продажники смогут вносить информацию по клиентам и сделкам напрямую в систему, избавившись от необходимости присутствовать на многих собраниях. А для отдела маркетинга появится единая платформа для управления контент-планом и кампаниями.

Проблема №5: Негативный прошлый опыт

Если команда уже использовала ПО для управления проектами с разочаровывающим результатом, преодолеть скепсис будет непросто. В памяти сотрудников свежи воспоминания о потраченных усилиях и бесполезном, на их взгляд, продукте.

Дополнительную сложность создаёт временной фактор. Решение внедрять новую систему в "горячий" для бизнеса период, когда команды поглощены срочными задачами, по меньшей мере, нецелесообразно.

Чтобы не наступить на те же грабли, предприняв следующие шаги:

1. Проанализируйте, что пошло не так при предыдущем внедрении. Выясните причины провала.

2. Задействуйте менеджеров по работе с клиентами от вендора. Их экспертиза в управлении переменами будет очень ценна.

3. Рассмотрите вариант приобретения профессиональных услуг по внедрению у поставщика решения. Так процесс пройдёт гораздо быстрее и безболезненнее.

Проблема № 6: Отсутствие необходимых интеграций

Система управления проектами позиционируется как единая hub для всех коммуникаций и совместной работы. Однако многие решения существуют словно в "изоляции", не имея нативных интеграций с необходимыми командным инструментами - Slack, Gmail, Adobe и прочими.

Отсутствие интеграций мешает сделать систему полноценным центральным хабом для команды, снижая её ценность. Наличие открытого API - обязательное требование к современным программным продуктам. Это даёт гибкость для создания новых интеграций по мере необходимости.

Рекомендации по решению проблемы:

1. Заранее составьте список инструментов, которые активно используются в команде. И оцените, какие из них интегрированы с рассматриваемым решением по умолчанию.

2. Если критически важных интеграций нет, но в целом решение подходит, изучите возможность создания нужных интеграций силами внутренних разработчиков или сторонних специалистов через API.

Внедрение системы управления проектами способно повысить эффективность бизнес-процессов, но только при грамотном подходе. Избегая описанных в статье "подводных камней" и следуя рекомендациям, вы существенно повысите свои шансы на успех. Помните, ключ к успеху - правильная стратегия внедрения не меньше, чем функционал самого решения.

Присоединяйтесь к Самоучкам https://t.me/+NfVrLMxdKS0yNDNi. Будем рады.