Для включения горюче-смазочных материалов в список вынужденных затрат необходимо подтверждать расход документами. Основным считается путевой лист водителя, отражающий все основные сведения о выполнении коммерческой перевозки. Некоторые владельцы предприятий думают, что другую документацию использовать невозможно. Тем не менее Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ одобряет списание с использованием самых разных бланков и актов.

Когда в путевке нет необходимости

Бензин в разных организациях может использоваться не только для заправки транспорта, но и для работы других агрегатов и механизмов. Например, для заправки газонокосилки для облагораживания территории, при этом на устройство не нужно заводить путевой лист. Вместо него используется технический паспорт оборудования, где обозначено, сколько топлива тратит косилка за один час работы.

В некоторых ситуациях вместо технической документации используется проверка опытным путем в присутствии независимой комиссии. В этом случае проверяется, сколько топлива сжигает газонокосилка за единицу времени, что помогает подтвердить обоснованный расход ГСМ.

Если у предприятия есть транспорт, который не используется для перевозок и не подлежит оформлению путевого листа, при этом выполняет какие-либо задачи, законно использовать:

• ГЛОНАСС или другие ПО, установленные в автомобиле. Важно, чтобы устройства могли предоставлять отчеты о проходимых маршрутах, которые помогут определить количество затраченного ГСМ.

• Форму от организации в отношении расхода топлива, если авто регулярно осуществляет один и тот же маршрут. Не меняя траектории, можно определить и утвердить норму расхода бензина.

Компании перевозчиков обычно используют не только ГЛОНАСС, но и тахогорфы в качестве вспомогательных обоснований расходов ГСМ.

С какими трудностями можно столкнуться

Отказаться от путевых листов — не самое верное решение для многих компаний, использующих транспортные средства. С точки зрения законодательства путевки не являются единственным вариантом подтверждения расходов на топлива, тем не менее, именно главный документ водителя подтверждает, что грузовые и пассажирские авто использовались для выполнения целей и задач предприятия.

Отказ от путевых листов целесообразен только для тех организаций, где транспортные средства не используются для коммерческих перевозок. Однако даже в этом случае владельцу предприятий могут понадобиться дополнительные доказательства того, что ГСМ использовались целесообразно и не применялись для личных нужд. В противном случае деньги, потраченные на топливо, не будут входить в расчет налога на прибыль.

Как рассчитать бензин без путевок

Определить расход топлива без путевок можно по нормативам, если авто проходит один и тот же маршрут. Расход вычисляется в зависимости от средней стоимости топливных единиц, то есть суммы остатка топлива и прихода за месяц, разделенных на сумму остатка и прихода топлива в литрах.

Практический пример: ООО «Малина» имеет сальдо авто 30 литров по цене 39 рублей. Приход в мессе составил 130 литров по цене 37 рублей.

Тогда стоимость единицы

1. ГСМ: 30 х 39 = 1170 рублей;

2. 130 х 37 = 4810 рублей;

3. 1170 + 4860 = 5980 рублей;

4. 30 + 130 = 160 литров;

5. 5980 / 160 = 37,37 рубля.

Если на полученный результат умножить на фактический расход топлива, можно получить сумму затрат. Существуют и другие проведения расчетов, например, формулы, закрепленные Распоряжением Минтранса РФ № АМ 23-р «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Владелец организации самостоятельно принимает решение о том, как именно будет проводиться учет израсходованного на нужды компании горючего. Тем не менее сведения из путевок всё ещё являются самым надежным вариантом.

Составление приказа на списание топлива

Акт, устанавливающий порядок расчета объемов расходуемого бензина, составляется в зависимости от учетной политики организации. Как правило, документ является обоснованием для подтверждения расчетов расхода ГСМ эксплуатируемым транспортом, а также используется для уведомления должностных лиц: бухгалтера, механиков, заместителя директора, главного инженера и других специалистов.

Если у вас нет возможности пройти предрейсовый осмотр из-за отдаленного объекта работы или вам нужны осмотры в любое время суток, то вам поможет Система дистанционных предрейсовых осмотров.

Особенности договора перевозки и договора возмездного оказания услуг

Данные виды договоров схожи между собой. Согласно Статье 779 ГК РФ, правила оказания услуг не применяются к услугам, реализуемым по договору перевозки. Данная статья указывает, что при перевозке грузов необходимо заключать не возмездный договор, а договор перевозки.

Однако помимо норм ГК РФ существуют транспортные уставы с дополнительными требованиями к перевозчикам, поэтому нередко оформляется договор возмездного оказания услуг по управлению ТС. Например, Федеральный закон РФ № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» устанавливает, что по договору перевозчик может быть только ИП или юридическим лицом, поэтому нельзя заключить договор перевозки с физическим лицом — в таком случае оформляется договор возмездного оказания услуг, хотя разница между документами велика.

Отличия договора перевозки. Груз вверяется перевозчику отправителем. Перевозчик доставляет груз и несет ответственность за его сохранность в процессе движения, погрузки и разгрузки. В случае утраты или повреждений ответственная сторона выплачивает компенсацию. Так, даже если транспорт попал в аварию не по своей вине и груз пострадал, перевозчику необходимо возместить убытки или остаться без оплаты. Ответственностью перевозчика также является своевременная доставка и передача в пункт назначения. Если груз не доставлен вовремя, перевозчик обязуется оплатить убытки из-за нарушения сроков доставки.

Отличия договора возмездного оказания услуг. Исполнение обязанностей зависит от условий договора. Если в документе обозначено оказание услуг по управлению транспортом, значит, исполнитель не отвечает за срок выполнения доставки и не несет ответственности за сохранность груза. Если в качестве услуги обозначается вручение определенного объекта конкретному лицу в определенный срок, значит, необходимо уложиться в этот период, однако за сохранность и целостность предмета исполнитель ответственности не несет.

Главная разница договоров в том, что при оформлении возмездного оказания услуги грузоотправитель не может возместить ущерб, если в процессе груз был поврежден. Можно привлечь сотрудника компании, который будет отвечать за сопровождение груза в рамках трудовых отношений без управления транспортом — если бы данный сотрудник сидел за рулем, оформление возмездного оказания услуг не имело бы смысла, и пришлось оформлять договор перевозки.

Характеристики договора перевозки и договора аренды

При передаче транспорта в аренду по соответствующему договору без экипажа (то есть заказать автобус или другое ТС без водителя), арендодатель предоставляет технически исправное ТС. При этом подписывается акт, после чего арендатор выплачивает арендную плату в установленном порядке. Арендатор вправе использовать и перевозить груз по своему усмотрению, поскольку платит только за услугу использования транспорта.

В случае аренды с водителем арендодатель обязан обеспечить транспорт экипажем, то есть водителем, который управляет транспортом и осуществляет техническую поддержку. Арендатор при этом оплачивает не только использование ТС, но и услуги водителя. И хотя арендатор определяет сроки перевозки, за безопасность в пути отвечает арендодатель (в том числе несет ответственность за убытки в случае возникновения ДТП).

Отличия договора перевозки. Оплата осуществляется за доставку груза. Исполнитель несет ответственность за сохранность груза и своевременную доставку до места.

Отличия договора аренды.Оплата осуществляется за сам факт предоставления исправного транспорта с обученным водителем, а не за доставку груза (арендатор оплачивает процесс, даже если груз поврежден). Также груз может быть доставлен позже, и это не является причиной взыскать убытки с арендодателя.

Отличия договора перевозки, договора аренды и договора фрахтования

Договор фрахтования — вид документа, соединяющий в себе черты договоров перевозки и договора аренды транспорта с водителем. По положениям ГК РФ, договор фрахтования подразумевает предоставление фрахтовщиком одного или нескольких транспортных средств для выполнения единоразового или нескольких рейсов фрахтователем.

Отличия договора перевозки. Перевозчик обязан принять, доставить и выдать груз.

Не получает оплату за повреждение или утерю груза, за нарушение сроков доставки.

Отличия договора аренды. Могут быть нарушены сроки доставки, при этом нельзя перекладывать ответственность на арендодателя.

Арендатору предоставляется конкретный транспорт (в договоре прописывается знак регистрации, марка и другие нюансы). Нельзя подать другое транспортное средство без согласования с арендующим.

Отличия договора фрахтования. Фрахтовщик обязан предоставить транспорт в установленное время (при этом оплата фрахтователем начисляется даже в случае, если перевозка не состоялась, но машины были поданы).

Груз сопровождается представителем компании фрахтователя, фрахтовщик не несет ответственности за сохранность.

Фрахтовщик сам решает, какой автомобиль предоставляет для услуги (главное, чтобы подходил для доставки груза, например, для габаритных объектов должно быть грузовое авто до 12 тонн). Может использоваться какой угодно транспорт — главное, чтобы он соответствовал характеристикам для законной перевозки.

Не зависимо от того, с какой целью предоставляется транспортное средство, в случае коммерческой перевозки, транспортное средство должно проходить предрейсовый технический осмотр.

Доброго времени суток. Прошу помощи юристов Пикабу, вы творите чудеса.

Произошла такая ситуация. Имеется автомобиль, купленный в лизинг на юридическое лицо, которое не ведет учет топлива и т.д.  Я управляю им, имея при себе открытую страховку и СТС. Ну и права само собой. В течение полугода не было никаких проблем, хотя имел дело с гаишниками и в Москве, в и Санкт-Петербурге и в Твери. Всегда просто проверяли страховку, СТС и отпускали с миром. Но недавно произошла ситуация, которая лично мне непонятна, и я прошу консультации профессионалов. В моем родном городке меня остановил инспектор ДПС. После того, как я передал ему документы, он потребовал с меня путевой лист. Напомню, юридическое лицо, которому принадлежит автомобиль, не ведет учет топлива, не имеет в штате автомеханика, врача и прочих специалистов,выдающих путевой лист, о чем я и сообщил инспектору. К тому же, согласно ч.2 ст.6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ (ред. от 03.07.2016) "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" наличие путевого листа обязательно лишь при перевозке пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями ». Эту выдержку я прочел ему дословно. На что в ответ я услышал слова, самой близкой аналогией которым будет "не умничай и выходи из машины, пойдем писать штраф". Когда я сказал что никуда не пойду, инспектор заявил что будет держать меня хоть до конца смены, типа имеет на это право. А дело происходило в 21:00. В итоге, продержав меня до 22:30 он подошел ко мне с заполненным постановлением штрафа на 500р , за незаконное управление транспортным средством. Уже к тому времени порядком злой, я психанул и подписал чтобы поскорее уехать. Лишь на следующий день, перечитав на свежую голову постановление, я увидел, что они даже улицу, на которой меня остановили, написали совершенно другую, а это так же является грубейшим нарушением. Кроме того, мне не была выдана копия протокола об административном правонарушении,где должны быть указаны свидетели совершения мной административного правонарушения, зафиксированы мои объяснения.

Оплачивать выписанный мне штраф я не стал, и хочу обжаловать его в суде, но нужна четкая уверенность что я прав. Согласно приведенного выше закона все в порядке и я прав. Но я рассматриваю дело со стороны простого обывателя. Прошу помощи профи.