Электронные документы⁠⁠

С каждым днем электронный документооборот набирает все большую популярность. И если раньше, люди удивлялись, что можно передать документ в электронном виде, то сейчас с подобными заявками сотрудники нотариальных контор сталкиваются ежедневно, при чем не один раз.

Это действительно очень удобно. Вот гражданин пришел к нотариусу, например, где-нибудь в Тюмени, заказал услугу, и через считанные минуты документ уже передан куда-нибудь в Сочи. Не нужно отстаивать многочасовые очереди на почте, а потом переживать, что письмо может потеряться где-то на просторах нашей страны. При электронной передаче оригинал остается на руках у заявителя, а второй гражданин получается документ, равнозначный оригиналу.

Сейчас нотариусы взаимодействую между собой при помощи программы Infont, Клиент ЕИС, либо же посредством электронной почты. Также предусмотрен вариант направить электронный документ на электронную почту, указанную самим заявителем: будь то его личная электронная почта, электронная почта нужной организации, либо электронный адрес его родственника или друга.
Для того, чтобы в нотариальной конторе удостоверить равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе вам потребуется принести с собой оригинал документа и паспорт. С указанного документа делают скан-копию, регистрируют ее в системе нотариальных действий, подписывают электронно-цифровой подписью нотариуса и направляют по указанному вами электронному адресу, либо же нотариусу, которого вы назовете. Если электронный документ направляется нотариусу для получения третьим лицом, то необходимо указать кто именно придет за ним в другую нотариальную контору. Я всегда рекомендую клиентам уточнять при помощи какого канала связи нотариус направляет документ. Зная это, гражданин, который придет в нотариальную контору для его получения, заметно сократит время своего ожидания, так как быстрее найдешь что-либо, когда знаешь где искать. А вариантов для поиска у нотариуса, как указано выше – не мало.

И вот, для вас создали электронный документ. Как быть дальше?

Продолжим рассмотрение варианта, когда направили сообщение другому нотариусу. Обозначенный вами человек должен обратится к выбранному вами нотариусу другого региона для совершения обратного действия – удостоверения равнозначности бумажного документа документу в электронном виде. Для этого ему потребуется паспорт, а также знать фамилию нотариуса-отправителя и дату совершения вами нотариального действия. Зная всю эту информацию указанное нотариальное действие займет не более 15 минут.

Второй вариант: электронный документ направили на личную электронную почту. Если это ваш личный электронный почтовый адрес, то вам нужно будет предварительно переслать его нужному гражданину, а тот уже направится к любому нотариусу своего региона и удостоверить равнозначность бумажного документа документу в электронном виде. Будьте внимательны – на электронную почту нотариус направляет документ в формате PDF c приложением к нему файла электронно-цифровой подписи нотариуса формата PDF.SIG. Оба эти файла неразрывно связаны между собой и работать друг без друга не будут, поэтому полученное от нотариуса сообщение, содержащее указанный пакет документов, либо архив формата ZIPс указанными выше файлами, вы при помощи функции «Переслать» направляете по нужному вам электронному адресу. Второй вариант наиболее удобен для вас в том случае, если электронный документ нужен вам для многократного использования, так как он остается у вас, и вы можете использовать его неограниченное количество раз, до тех пор, пока не истечет срок действия электронно-цифровой подписи нотариуса.

Третий вариант:получение QR-кода для скачивания электронного вида вашего документа. При выборе такого документооборота нотариус удостоверяет равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе и загружает его в Infonot о чем выдает вам подтверждение в виде QR-кода, а также ссылку для скачивания с указанием PIN-кода. Полученные вами данные вы направляете нужному вам человеку, и он обращается к нотариусу в своем регионе предъявив полученный QR-код c PIN-кодом для удостоверения равнозначности бумажного документа документу в электронном виде. Обратите внимание, что такие документы доступны для скачивания только в течение 10 календарных дней. Если за это время ваш получатель не успеет перевести их в бумажный вид, то вам придется проходить всю процедуру заново.

Стоит обратить внимание, что ст.103.8 Основ законодательства РФ о нотариате четко указывает, что не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность,то есть перевести в электронный вид паспорт или договор, заключенный в простой письменной форме не получится.

Что же касается электронных документов, полученных нотариусом после проведения регистрации. Вам также следует получить документ в бумажном виде, перед выдачей которого, нотариус обязательно проверит актуальность электронно-цифровой подписи регистратора. Будь то выписка из ЕГРН или какой-либо из документов юридического лица, подлежащий государственной регистрации.
Для получения выписки из ЕГРН после регистрации должны подойти в нотариальную контору непосредственно собственники объекта недвижимости, то есть те, кто в данной выписке указан в графе «Собственник». Эта выписка из ЕГРН выдается вместо свидетельства о государственной регистрации права с июля 2016 года и является правоподтверждающим документом. Это тот самый документ, который, по факту, завершает для вас процедуру государственной регистрации права.

Если же юридическое лицо подает документы на государственную регистрацию через нотариуса, то полученные документы можно хранить и в электронном виде, до тех пор, пока вам не потребуется предоставить упомянутые документы куда-либо. Документ, распечатанный вами из контейнера, пришедшего из налогового органа, является просто «распечатанной картинкой». При обращении в нотариальную контору вам потребуется указанный контейнер. Если при проверке электронно-цифровая подпись налогового инспектора будет не действительна, то нотариальное действие придется отложить. Здесь у вас два варианта, чтобы избежать такую неприятную ситуацию:

Получить в налоговой копии зарегистрированных документов, подписанные живой подписью налогового инспектора.

Удостоверить в нотариальной конторе равнозначность учредительных документов, полученных после государственной регистрации.

Как видно электронный документооборот значительно упрощает жизнь и экономит ваше время, если грамотно подходить к нему. Главное сообщайте нужную информацию, и создание, равно как и получение, не заставят долго ждать.