Руководство для создания рабочего пространства: Как я повысил эффективность благодаря дашборду?⁠⁠

Хотел сделать просто одно окно, которое даст доступ ко всей нужной информации, связанной с маркетингом. У меня это получилось в Notion. Поэтому покажу эволюцию моей системы управления и расскажу, что скрывается за этими кнопками.

Однажды на встрече клиент обратил внимание на то, какой порядок у меня в документах и как быстро находятся материалы, которые мы создавали года 4 назад.

Привет! Я Вова Козырев, маркетолог. За 10 лет, меня и мою команду приглашали в проекты со сложными маркетинговыми задачами: политическая партия, университет, овощной базар и даже светская львица. В 2021 переехал в Москву и развиваю агентство Алгоритм. Руковожу крупным СМИ об играх. Давал интервью Red Bull. В блоге на VC делаю выжимки из проф. мероприятий в Москве, в которых участвую. Рассказываю о бизнесе, личной эффективности и к чему приводит постоянство.

Как всё началось и почему возник запрос на систему?

В один прекрасный день я начал «зашиваться» и заметил: чем больше проектов, тем больше повторяющихся действий: переходов между вкладками, поиска информации, рутинных задач. С этим нужно было что-то делать.

Было два варианта:

1. Нанять ассистента: Это позволило бы разгрузить меня от части рутинных задач и сосредоточиться на более важных аспектах работы.

2. Оптимизировать систему: Создать такое рабочее пространство, где все нужные данные и инструменты были бы легко доступны.

Почему я выбрал оптимизацию:

• Ассистент, конечно, мог бы помочь с поиском информации, но это было бы временным и ситуативным решением. Оптимизация системы представляла собой более долгосрочное и универсальное решение, позволяющее повысить эффективность работы не только мне, но и всей команде.

Для тех, кто не знаком с термином, дашборд – это своего рода рабочее окно, которое дает моментальный доступ ко всей необходимой информации и инструментам. Он заменяет десятки открытых вкладок в браузере, папок и файлов, сокращая время на поиск информации и рутинные задачи.

В контексте маркетинга, где рабочие процессы часто перегружены информацией, дашборд становится настоящим спасением. Вместо визуального бардака и потери времени на поиск, дашборд позволяет централизованно управлять всеми данными и ресурсами проекта.

Если посмотреть на любую компанию, то практически всё, что происходит внутри неё, — это процессы и циклы, которые выполняют люди. Первый шаг к эффективности состоит в том, чтобы обнаружить эти процессы и уметь рассматривать их изолированно.

Как снизить количество отвлечений?

Конечно, у каждого свой порядок и система организации пространства, поэтому я стараюсь не выражать своё негодование, когда вижу сотни папок или суженные от тесноты сотни вкладок в браузере.

Сделав одно окно с доступом ко всей важной информации и сервисам, можно сохранить внимание и фокус на результате, без отвлечений. Но не нужно накидывать в ваше пространство всё сразу. Со временем оно само идеально подстроится под ваши нужды.

Ценность именно в том, что можно просто надстроить дашборд над действующими сущностями и ничего не выдумывать.

Я построил такое пространство в Notion

Что такое Notion? Многие его используют просто как сервис для заметок, но это мощная платформа для управления проектами и данными. Она позволяет интегрировать различные типы контента: от простых записей до сложных баз данных.

Есть много сервисов, где можно систематизировать информацию. Я пробовал построить систему на Bubble.io, Trello, Asana, заметках, напоминаниях, календаре, таблицах и Google-документах. В итоге у меня получился синтез всего этого. В проектах бывает разный состав участников и разные правила того, к каким данным и у кого есть доступ, поэтому связка с Google-документами для меня остаётся важной.

Как это выглядит на примере управления проектом?

Рассмотрим на примере одного проекта.

Я просто выставил все ссылки и папки, с которыми работаем каждый день. С Google-документами и таблицами связь настроена через ссылки.

По мере привыкания, доски начали разрастаться, и я чувствовал, как это сохраняет моё внимание. Вот следующий этап развития этого проекта:

Стоит отметить, что получать такие результаты, как наши клиенты, невозможно без высокой организации маркетинга.

Аппарат управления делами

Со временем эта надстройка вышла за рамки бизнеса и внедрилась в другие сферы:

Что нужно знать для создания такой доски:

• К каким файлам, папкам, ссылкам вы самым часто обращаетесь;

• В какой области вы хотите активно на что-то влиять;

• Кого подключать к такому пространству;

• В каких сферах вы хотите привнести контроль и улучшения.

Способы применения дашбордов:

• Для контроля прогресса проектов

• Для оптимизации бизнес-процессов

• Для быстрого включения новых сотрудников

• Для управления финансами

• Для достижения личных целей

Выводы:

Я считаю, что подход к управлению проектами с использованием дашбордов очень эффективен. Он позволяет объединить всю необходимую информацию и инструменты в одном месте, что значительно упрощает работу и повышает производительность. Такой подход также способствует лучшему контролю над проектами и улучшению коммуникации между участниками команды.

Шаг за шагом простой скелет, с которого вы начали, становится идеальным именно для вас. Это однозначно инструмент, который рекомендую и внедряю нашим клиентам, когда нас привлекают как удалённый отдел маркетинга.

Давайте общаться

• Напишите, что вы думаете о таком подходе к управлению проектами

• Расскажите, сталкивались ли с потребностью в «одном окне»

• Поделитесь своими фишками, которые позволяют вам работать эффективнее.

• Была ли полезная статья?