Пошаговое руководство по созданию базы знаний⁠⁠

Как база знаний спасает от рутины

В начале пути мы так заняты, что не задумываемся о структурировании информации. Однако по мере развития и расширения штата сотрудников, повседневная рутина начинает поглощать всё больше времени и энергии. Частые звонки по мелочам, необходимость многократного объяснения одних и тех же процессов, сложности с адаптацией новичков – все это тормозит развитие вашего бизнеса. Решение есть: создание эффективной базы знаний.

Пошаговое руководство по созданию базы знаний:

1) Выбор платформы: Подбор подходящей платформы для базы знаний зависит от специфики отрасли и задач, которые вы намерены решать. Если главная цель – облегчение собственной работы и использование базы сотрудниками, то слишком сложные программы могут оказаться избыточными и неэффективными. С другой стороны, простые решения типа Word или Google Docs, несмотря на кажущуюся удобность, не обладают необходимой структурированностью и удобным поиском, что может привести к тому, что сотрудники предпочтут задавать вопросы лично, вместо самостоятельного поиска информации. Важно выбрать такую платформу для базы знаний, которая будет выполнять поставленные перед ней цели.

2) Перенос существующих данных: Начните с переноса уже существующих правил и инструкций из разнообразных источников в новую базу знаний. Это упростит доступ к ним и позволит обновить устаревшую информацию. Большинство специализированных платформ предлагают удобные инструменты редактирования, которые помогут не только актуализировать документацию, но и сделать ее более читабельной и понятной.

3) Инструкции по стандартным процессам: Создайте детализированные статьи для ответов на часто задаваемые вопросы, чтобы сократить количество повторяющихся запросов. Это не только уменьшит количество обращений к руководству, но и облегчит адаптацию новых сотрудников. Выбирая платформу для базы знаний, обратите особое внимание на наличие функции мгновенного поиска по тексту, чтобы сотрудники могли быстро находить необходимую информацию.

4) Создайте справочник контактов: Интегрируйте в базу данных важные контактные данные для быстрого решения рабочих вопросов. Включите контакты внешних специалистов, таких как сантехники, программисты, служба поддержки и т.д., чтобы при повторной необходимости в их услугах, сотрудники могли самостоятельно найти нужную информацию.

5) Активное вовлечение сотрудников: Стимулируйте сотрудников не только использовать, но и пополнять базу знаний. В большинстве платформ предусмотрена возможность настройки прав доступа, благодаря чему можно, например, предоставить опытным сотрудникам или управленцам права на создание и редактирование контента, а новичкам – только на чтение. Это поможет создать эффективную и обновляемую среду для обучения и работы.

Не стремитесь сразу же разобраться во всех деталях, стремясь создать совершенную структуру до начала работы. Такой подход может привести к бесконечному откладыванию старта.

Чем раньше начать вести базу знаний, тем легче будет дополнять пропущенную информацию и внести необходимые обновления. Реализация такого инструмента освобождает значительное количество времени, предоставляя возможность сосредоточиться на развитии бизнеса или отдыхе.

P.S. Все примеры взяты с Logycore