Зачем нужна база знаний для компании, и где её лучше вести⁠⁠

Каждый владелец бизнеса рано или поздно задает себе вопрос “А куда я сохранил тот документ…”, и это тот самый момент, когда надо приступить к созданию внутренней Базы Знаний.

Что такое внутренняя база знаний и зачем она нужна?

Внутренняя база знаний — это место, в котором хранится вся необходимая информация, которая может понадобиться вам в работе. К ней могут обратиться члены вашей компании в любое время.

Самая частая проблема, с которой сталкиваются владельцы предприятий, — это звонки сотрудников с различными вопросами: "Где найти тот или иной документ?", "Как поступить в сложившейся ситуации?", "Я не знал, что мы так делаем" и т.д.

Такие ситуации возникают исключительно из-за того, что сотрудник не знает, где найти ответ на интересующий его вопрос. Именно здесь на помощь приходит внутренняя база знаний, в которой хранятся ответы на все возможные вопросы, с которыми вы можете столкнуться в вашей компании.

Лучшие программы для внутренних баз знаний, которыми я пользовался

Здесь вы найдете лучшие программы для создания баз знаний, предлагающие широкий набор функций для предприятий всех размеров.

Logycore

Logycore — это удобная и простая в использовании онлайн-платформа для создания базы знаний, рассчитанная на малый и средний бизнес.

Изначально мы разработали его для наших сети магазинов. И нам так понравилось, что решили пустить его в самостоятельное плавание.

Преимущества:

• Доступ без предварительных настроек. Не требует сложной настройки перед началом использования.

• Всегда под рукой. Доступен онлайн с любого устройства, обеспечивая удобство использования в любой ситуации.

• Мгновенный поиск. Позволяет быстро находить нужную информацию в документации, с легкостью переключаясь между результатами.

• Удобство работы с документами. Предлагает интуитивно понятный набор инструментов для составления и редактирования документов.

• Простота использования. Интерфейс разработан с учетом удобства пользователя, делая работу с платформой легкой и приятной.

Недостатки:

• Новый продукт. Будучи относительно новой, платформа еще разрабатывает некоторые обещанные функции.

• Ориентирована на бизнес. Менее подходит для персонального использования из-за специфики предлагаемых возможностей.

Notion

Notion — это мощный инструмент для создания базы знаний, предлагающий широкий спектр функций и настроек. Эти возможности позволяют адаптировать рабочее пространство под индивидуальные нужды пользователя.

Преимущества:

• Многофункциональность. Благодаря огромному количеству функций, Notion предоставляет широкие возможности для управления информацией.

• Доступность. Платформа доступна онлайн с любого устройства, обеспечивая гибкость в использовании.

• Настройка под личные нужды. Пользователи могут адаптировать рабочее место под свои задачи и предпочтения.

• Поддержка и ресурсы. Большое сообщество пользователей и обширная база обучающих материалов упрощают работу с Notion.

Недостатки:

• Высокая стоимость. Notion может оказаться дорогим для некоторых пользователей, особенно при использовании расширенных функций.

• Сложность освоения. Новым пользователям может потребоваться время и усилия, чтобы научиться эффективно использовать все возможности Notion.

Obsidian

Obsidian — это удобный сервис для создания и управления базой знаний, особенно подходящий для персонального использования.

Преимущества:

• Удобство редактирования. Редактор оптимизирован для комфортного создания и редактирования статей.

• Гибкость организации информации. Поддерживает создание блок-схем, помогая структурировать информацию визуально.

• Офлайн-доступ. Все файлы хранятся локально на устройстве, что обеспечивает работу без подключения к интернету.

Недостатки:

• Дополнительная стоимость за синхронизацию. Для доступа к данным с разных устройств необходима оплата отдельной услуги.

• Начальная настройка. Требуется установка и настройка программы перед первым использованием.

Confluence

Confluence от Atlassian — это мощный инструмент для создания и управления базой знаний, который особенно эффективен при интеграции с Jira. Этот сервис идеально подходит для организаций с несколькими командами.

Преимущества:

• Специализированное решение для команд. Позволяет создавать отдельные базы знаний для различных команд внутри организации.

• Интеграция с Jira. Confluence и Jira вместе образуют мощную систему для управления проектами и документацией.

• Поддержка блок-схем. Упрощает визуализацию процессов и иерархий благодаря инструментам для создания блок-схем.

• Универсальный доступ. Сервис доступен онлайн с любого устройства, обеспечивая гибкость и доступность данных.

Недостатки:

• Устаревший дизайн. Внешний вид платформы может показаться несовременным по сравнению с новейшими инструментами.

• Высокий порог вхождения. Новым пользователям может быть сложно освоить все функции и возможности платформы из-за её сложности.

Document 360

Document360 сочетает в себе функциональность базы знаний и файлового менеджера, предлагая обширные возможности для настройки рабочей среды.

Преимущества:

• Контроль над сотрудниками. Платформа предоставляет инструменты для полного контроля и управления доступом сотрудников к информации.

• Интуитивный интерфейс. Простой и понятный дизайн делает использование сервиса удобным для всех пользователей.

• Универсальный доступ. Доступ к платформе возможен с любого устройства через интернет, что обеспечивает гибкость в работе.

• Эффективная работа с файлами. Включает в себя удобные инструменты для организации и управления файлами.

Недостатки:

• Высокая стоимость. Сервис может быть слишком дорогим, особенно для малого и среднего бизнеса.

• Требует времени на изучение. Несмотря на простоту интерфейса, обширные функциональные возможности могут требовать времени на изучение для полного использования потенциала платформы.

Сервисов для создания баз знаний огромное множество, но все они предлагают разный функционал и нацелены на разные аудитории. Универсального инструмента не существует, существует лишь подходящий для вас.

В течении 15 лет, развивая магазины, пытались пользоваться, разными этими решениями. И каждое из них, великолепно! Но для наших магазинов, Notion, Confluence, Document360 - оказались слишком перегруженными. А Obsidian - установкой на устройство, а потом синхронизацией отпугнул. А Logycore сделан максимально просто, что облегчает его внедрение.

Заключение

• Одна команда и нужен максимально простой инструмент для быстрого освоения, ваш выбор — Logycore.

• Одна команда, и вам требуются не только база знаний, но и инструменты для планирования, календари и т.д., ваш выбор — Notion.

• Несколько проектов и команд, и вы уже используете Jira, то ваш выбор — Confluence .

• Необходимость структурировать свои идеи и знания, работая в одиночку, ваш выбор — Obsidian.

• Большое количество сотрудников, за которыми нужен постоянный контроль, и необходимость в файловом менеджере наряду с базой знаний, ваш выбор — Document360.