Как перейти с самописной системы на 1С: ЗУП? Положительный опыт в “ОТР 2000”
Перед нами стояла дольно-таки сложная и специфическая задача - нужно было перенести все данные из нестандартной самописной системы автоматизации, разработать механизм консолидации данных и единых процессов по кадровым операциям у IT-интегратора, а также запустить всё это в рамках конфигурации 1С: ЗУП КОРП. Про нестандартное внедрение ЗУП и не только...
Описание компании заказчика
Компании группы ГК ОТР реализуют масштабные социально-значимые ИТ-проекты, применяя разнообразный стек технологий, передовые разработки в области R&D, собственные сертифицированные ИТ-продукты, обращая внимание на индивидуальные требования заказчика. Бизнес-юниты ГК отр эффективно решают самые сложные задачи заказчиков. Разработка заказного программного обеспечения и создание специализированных ИТ-продуктов.
🔵 Задачи и проблемы проекта
Кадровый учёт вёлся больше 10 лет в самописной системе
Больше десяти лет весь кадровый учёт вёлся только в самописной системе автоматизации на базе нестандартного программного движка. Поскольку использование стандартных продуктов проще и позволяет безболезненно масштабировать бизнес. Потребовалось выполнить полный анализ существующей системы для того, чтобы понять, как сохранить имеющиеся значимые данные и успешно перенести их в новую систему. В результате выполнена миграция всех документов кадрового учета за последние 10 лет в систему 1С ЗУП КОРП.
Процессы не подразумевали стандартизации и это плохо
Многие процессы в компании не имели никакой стандартизации. Например, общение с “кадрами” могло осуществляться по звонку кадровику или с помощью служебных записок. Были и прочие примеры. Для того, чтобы перевести работу на новый уровень и позволить автоматизированной системе работать с данными, требовалось стандартизировать эти данные. Проще всего для стандартизации данных стандартизировать их сбор и обработку. Была проведена стандартизация всех кадровых процессов в компаниях, входящих в интегратор.
Перенести старые данные было очень сложно
Когда получился “скелет” новой базы данных, куда будут стекаться все новые данные из отдела кадров и смежных подразделений, нужно было перенести старые данные из самописной системы с отличающейся структурой базы данных в новую базу данных, которая уже взаимодействовала с “Зарплатой и управлением”. В результате была выполнена загрузка данных в единую базу данных 1С ЗУП КОРП и восстановление процессов кадрового учета уже на новой системе.
Проблема интеграции 1С и Турбо-Бухгалтера
В компании-интеграторе использовалась система Турбо бухгалтер. Она применялась вместо 1С Бухгалтерии и цели переходить на новую систему тут не было. Но следовало настроить взаимодействие Турбо бухгалтера и программы 1С ЗУП КОРП. Полноценного стандартного механизма интеграции не существует. Поэтому, была разработана интеграция с системой Турбо бухгалтер с помощью новых написанных механизмов.
Каждое подразделение работало с собственными стандартами документов
Во всех компаниях, работающих в интеграторе, документы, их набор и формы отличались. Было бы очень сложно адаптировать сбор данных для автоматизации процессов кадрового производства. Поэтому, потребовалось сначала стандартизировать все печатные формы, а потом создать их макеты в 1С ЗУП КОРП. Проведена автоматизация создания всех печатных форм и доработка выходных печатных форм. Формы печатались одной кнопкой.
До начала работы не было единого подхода в подразделениях
Доработаны механизмы ведения штатного расписания, планирования отпусков, уведомления и согласования отклонений. Это потребовалось для создания единого подхода к работе в новой системе на базе 1С ЗУП.
🔵 Способы решения
Поскольку условия задачи были сформулированы заказчиком (а именно – переход с самописной системы на доработанную версию 1С ЗУП КОРП), нам, как исполнителям, оставалось только проработать методологию выполнения. Задача эта довольно стандартная, но сильно сказывалось то, что мы работаем с компанией-интегратором и изначально работа шла с самописной системой, которая не соответствует никаким стандартам.
Пошаговый алгоритм действий
Нами была создана рабочая группа из аналитиков по 1С ЗУП и специалистов-разработчиков. Была разработана стратегия перехода, которая подразумевала:
Сбор имеющейся информации и её систематизация
Разработка архитектуры новой интегрированной базы
Разработка методики переноса данных из старой базы данных в новую с прицелом на работу с 1С ЗУП в будущем
Проработка печатных форм и бизнес-процессов с заказчиком
Непосредственное написание кода
Доработка программного продукта 1С ЗУП и внедрение новых печатных форм
Сдача готового проекта и последующая техническая поддержка
🔵 Результаты реализации проекта для компании заказчика
Под конкретные нужды доработана стандартная система 1С
В результате реализации проекта удалось решить все поставленные изначально задачи. Мы смогли в кратчайшие сроки адаптировать все старые системы для будущего перехода, перенести все данные в новую систему автоматизации 1С ЗУП, доработать новую стандартную систему под нужды заказчика и начать работу в новой системе.
Сформирована новая система автоматизации работы с кадрами на базе 1С:ЗУП
Заказчик получил полноценную современную адаптированную под конкретные задачи систему, которая может быть обновлена по факту выхода новых конфигураций и решает все проблемы, связанные с упорядочиванием работы в кадровом документообороте.
Корректность и отсутствие ошибок
Автоматизация позволила исключить типичные ошибки, которые обычно появляются из-за влияния человеческого фактора.
Экономический эффект
Трудозатраты на рутинные операции сократились практически в два раза. Удалось высвободить свободное время, повысить эффективность и следовательно – снизить расходы компании.
Исчезли ошибки в кадровом учете, начисление зарплаты, больничных, отпускных корректно формируются и не требует дополнительного времени на поиск ошибок. Любое изменение законодательства учитывается в обновлении, это удобно, особенно, когда появляются непредусмотренные оплачиваемые выходные. Значительно уменьшилось время по сдаче квартальной отчетности. Формирование расчетных листков по сотруднику теперь занимает минимальное время.
Если вам интересно почитать и про другие наши проекты, то изучите наш "бортовой журнал автоматизации" :)...
На вопросы будем рады ответить в Телеге @evgrup