Часто бывает так, что поддерживать порядок в офисе, столовой, автобусе, магазине и т.п. достаточно трудно. У каждого человека свой уровень понятия «порядок». А когда людей много, например, в общественных местах, поддерживать порядок без выработки какой-либо системы всегда сложно.
Как же поддерживать порядок в общественном месте?
Когда вы заходите в сетевой супермаркет, всегда можете взвесить фрукты сами, при этом вы легко находите пакет для этих фруктов, весы и даже сами узнаете что, как и где нажать, чтобы вышла наклейка.
В столовой на раздаче вы берете себе всё, что нужно: поднос, вилки, ложки, ножи, при этом после обеда вы знаете, куда отнести грязную посуду.
В магазине парфюмерии вы знаете, что бумажки для тестирования духов нужно класть в определенный прозрачный контейнер.
Всё это удачные примеры реализации порядка в общественном месте, но как же выстроить систему порядка в других местах? Опишу реальный опыт наведения порядка в офисных помещениях.
Задача №1: в одном помещении находился шкаф с общей посудой для сотрудников, пользовались посудой все: инженеры, бухгалтеры, юристы и другие. Случалось, так, что в шкафу посуда была сложена хаотично, появлялась даже грязная посуда. И дело совсем не в порядочности или непорядочности людей, а в не выстроенной системе, которая не была заведена в компании.
Как же сделать так, чтобы порядок поддерживался сам собой?
Идея была почерпнута в книге «5s для офиса: как организовать эффективное рабочее место».
Система 5S – это инструмент, позволяющий оптимизировать и поддерживать комфортную и производительную рабочую среду.
Решение задачи №1: Прежде всего, была произведена сортировка всех вещей в шкафу, были рассортированы тарелки по размеру, кружки, бокалы и пр. Вещи наиболее частого использования располагались на полках на уровне рук, праздничные бокалы, как редко используемые на самом верху. После сортировки посуда была разложена по полкам.
Схематично изображено расположение вещей в общем шкафу с посудой, зеленым наиболее часто-используемые вещи, оранжевым среднего использования и красным наименьшего использования:
Чтобы закрепить порядок в шкафу, были созданы специальные бирки со схематичным изображением что, как и где должно стоять.
Фото не очень, зато реальное :) и да, Бокалы и рюмки на работе :)
Результат: Сотрудники запоминают местоположение вещей и всегда кладут вещь на свое место.
Задача №2: сотрудники постоянно просят друг у друга офисные принадлежности, кто-то организует свой личный склад, тем самым увеличивая запасы.
Решение задачи №2: Первым делом нужно было собрать все вещи общего пользования в одно место, была выделена специальная тумба под общие вещи (файлы, бумаги, канцелярские принадлежности, конверты). Аналогично первому примеру, вещи были размещены согласно частоте использования. Наиболее частого использования в верхнем ящике и по убыванию.
Задача №3: в кухне компании вся посуда, в том числе и сотрудников, хранится в общем шкафу, иногда сотрудники пользуются посудой для клиентов. Часто, когда офис-менеджеру приходится готовить напитки для клиентов, посуды не оказывается на месте.
Решение задачи №3: аналогично первому примеру все вещи в шкафу подлежат сортировке, после чего всё необходимо разложить и подписать, чем и занялась офис-менеджер компании.
Задача №4: На полке все лекарства перемешаны между собой, чтобы найти какое-либо лекарство, необходимо постоянно перебирать все имеющиеся и находить то, что нужно.
Решение задачи №4: Были отсортированы все лекарства и разделены по двум наиболее частым недугам: простуда и ЖКТ. После этого лекарства отдельных групп помещены в коробки и подписаны соответствующими бирками.
Таким образом, создавалась система по поддержанию порядка в офисе. Таких успехов удалось достичь с помощью инструмента 5S. Ниже последует краткая выдержка из вышеупомянутой книги, правила наведения порядка, применимые не только к одному шкафу, полке или тумбе, но и к кабинету, цеху или к жилому дому.
Правила наведения порядка
1. Сортировка - избавление от ненужных вещей.
Главной целью сортировки является выделить часто используемые предметы для обеспечения доступности. Сортировке подлежит всё!
Основное правило: Сомневаешься в нужности предмета – долой его!
2. Соблюдение порядка или рациональное расположение предметов
Нужно добиться того, чтобы расположение предметов было очевидным и соответствовало потребностям пользователей.
Основное правило: Место для каждой вещи и каждая вещь на своем месте
• Легкие предметы - на верхних полках, тяжелые - на нижних
• Предметы размещать на расстоянии вытянутой руки
• Сделать так, чтобы вопрос «Куда вернуть предмет после использования?» не возникал ни у кого
• Быстрое и легкое возвращение предмета на место
• Полки и ящики не должны хранить пустоту
• Используйте указатели, бирки
3. Содержание места в чистоте и порядке или Уборка
Используйте уборку как метод проверки
• Начинайте сверху (с потолка) и двигайтесь вниз (до пола)
• Затем основные предметы (мебель, корпус оборудования, столы, стены)
• Вычистите грязь (пыль, ржавчина и пр.)
• Займитесь ящиками, шкафами, внутренними полостями оборудования
• Замените изношенные вещи
• В конце уборки переходите к полам и переходам
4. Стандартизация - определение идеального состояния после сортировки, упрощения и уборки
Определите идеальное состояние и приведите ваше место к этому состоянию
• Разработайте инструкции, используйте визуальную, слуховую или осязательную составляющую. Примените указатели, бирки, линии.
Основное правило: Одно изображение стоит 1000 слов
5. Совершенствование - поддержание достигнутого
Развивайте самодисциплину, сделайте 5S привычкой для всех
• Обучайте сотрудников/клиентов/домочадцев
• Поддерживайте обмен опытом
Заключение
Где бы вы не находились: в магазине, в метро, в столовой, дома или в офисе, всегда проще что-то находить или ориентироваться на месте, когда уже создана система порядка по расположению вещей или инструкций к действию. Система 5S позволяет в любом месте поэтапно выстроить систему порядка: рассортировать, рационально расположить, сделать уборку, стандартизировать, а также совершенствовать достигнутые результаты.