Искусство постановки задач⁠⁠

Оптимизация (бизнес-процессов, а порой и проектов) обычно ассоциируется с применением технических средств, которые что-то ускоряют, упрощают, а то и вовсе ликвидируют. При этом по тем же показателям можно добиться улучшений, если научить сотрудников (включая руководителей, конечно) нормально ставить задачи.

Справедливости ради подчеркнем: ни в школе, ни в большинстве вузов не учат правильной постановке задач.
Единицам этот талант дан от рождения.
Еще несколько процентов людей целенаправленно освоили эту премудрость благодаря самообразованию.
И очень многие не умеют и не учатся ставить задачи, что негативно отражается на работе (и не только на ней).

В первую очередь мы теряем невозвратный ресурс – время.

Сравните варианты.
Пример 1.
– Привет! У нас в коллективе новый сотрудник, дай ему доступ к сделкам в CRM
– К каким именно сделкам?
– В воронках 2, 3 и 5
– А какие права доступа сделать?
– Нужен доступ на просмотр.
– Ок!

Пример 2.
– Привет! У нас в коллективе новый сотрудник, дай ему доступ на просмотр сделок в CRM, в воронках 2, 3 и 5.
– Ок!

Даже визуально видно, что времени на второй диалог нужно минимум в 2 раза меньше, чем на первый.
В жизни отличие достигает и 5 раз.
Ибо написав первое предложение, заказчик может убежать в другой рабочий чат (думая, что первичная постановка задачи равна началу ее выполнения). А тут, понимаешь, допвопрос, да не один!

Разумеется, существует и еще более правильный вариант: в рамках процедуры онбординга где-то существует кнопка, нажав на которую ты инициируешь автосообщение для сисадмина (с той самой просьбой про доступы). Но я обещал постараться обойтись без диджитала)

Помимо потери времени часто идет речь о репутации.

Ибо многие исполнители задач расценивают их некорректную постановку как пример непрофессионализма заказчика.
Тем более, что мало кто умеет воспринимать обратную связь (мол, в следующий раз задача будет выполнена быстрее, если вы сразу сообщите то и это).
А среди тех, кто нормально относится к фидбеку, очень мало людей с феноменальной памятью.
То есть человек, даже согласившийся в будущем исправиться, скорее всего, просто забудет, что именно нужно исправить.

Разумеется, существуют всевозможные виды брифования.
Мол, заполните вот такие-то поля, и у исполнителя не будет дополнительных вопросов. Но чтобы использовать это достижение прогресса нужна недюжинная воля, а не только техника.
Ибо неминуемо найдутся те, кто сначала случайно отправит запрос по-старинке, в личку, в свободной форме.
А затем и себя и коллег откатит в прошлое, к письмам на бересте.
Классическое “культура ест стратегию на завтрак”.

Возвращаясь к просто словесной постановке задач, охотно могу порекомендовать книги Александра Фридмана. Сам я с ними познакомился лет 15 назад и отчасти вынужденно: когда неожиданно стал руководителем большого и разношерстного (включая поло-возрастные характеристики) коллектива. И начал с книги “Вы или вас”...
Важно!
Там не про то, как “делегируй все и ничего не делай сам”.
Там про то, что не надо стесняться прямо на старте подробно описывать задачу, варианты ее решения и желаемый результат.
Ибо в противном случае это все равно придется сообщить, но уже с потерей времени и репутации.

Больше таких постов – в моем Telegram-канале Digital for Sales:
https://t.me/pavluk_online