ВАЖНО! Этот метод можно использовать и для других целей, кроме документов. Ознакомьтесь для вдохновения :) Мало ли, когда понадобится и для каких целей.
Эпиграф. Спасибо всем за поддержку. Прошлый пост очень всем понравился. Не думал, что на пикабу так актуальна тема документооборота :)
Скрины в инструкции будут, фотки будут, делаю все качественно. Стараюсь как можно максимально коротко :)
План. Сначала инструкция как создать. Потом как это работает :) В конце минусы системы. Как их можно решить.
Шаг №1. Поймите цель своего каталога. Зачем он вам вообще нужен? Какая специфика работы вашей организации и самое главное ВАШЕЙ БУХГАЛТЕРИИ.
В моем случае - компания занимается отелями. С каждым отелем нужен договор о сотрудничестве. База договоров будет большая, пока что возьмем от 500 до 1000 шт.
Бухгалтерия с разными отелями проводит разные расчеты от разного типа организации. И от ЧП, и от ООО, и разные отели тоже имеют разную форму и от ЧП и от ООО.
Мало того, а вдруг у нас будет несколько ЧП в организации нашей?
От этих всех ньюансов я и закладываю первую, минимальную логику.
1) Быстро найти договор с нужным партнером по его названию или какому-то внутренему коду
2) Договоры блоками разбиты по ЧП (моей компании), или ООО (моей компании).
3) Архивация будет делаться с сортировкой не только по годам, но и по ЧП + ООО.
Шаг №2. Заходим в Gmail. И делаем там себе аккаунт, для того чтобы создать электронную таблицу Exel на диске гугла. Собственно наш электронный каталог :) Можете спокойно юзать свой электронный адрес с доменом @Gmail.com
Почему так? 21 век на дворе. Будешь иметь доступ к файлу откуда угодно с телефона, ноута, планшета, и дать любому сотруднику, которому нужен он будет, доступ.
Шаг №3. Создаем каталог электронный
Внимательно рассмотри картинку. Более менее всё понятно :)
Шаг №4. Создаем каталог материальный
То есть, мы берем 1 файл, и считаем его 1 материальной ячейкой, в которою будем ложить договор. Каждый файл просто нумеруем как страницы. Папка у нас как элемент сортировки - в этой папке у нас допустим 20 ячеек, и все договора в них относятся к ЧП Пирожок нашей организации.
Шаг №5. Создаем диапазоны ячеек по любому нужному параметру.
В моем случае форме организации. Пример: от 1 до 20 порядкового номера у меня ЧП Пирожок. От 20 до 40 номера у меня ООО Блабла, а с 40 по 60 у меня ЧП Петров.
В жизни это чуть-чуть большие диапазоны, которые занимают целую полку с нумерцией от 1 до 200.
КАК ЭТО РАБОТАЕТ?
Бухгалтерия приходит и говорит: Дай мне договор Творожок-Пирожок.
1. Я захожу в свой файл каталога.
2. Нажимаю комбинацию Ctrl + F
3. Ввожу название Творожок-Пирожок
4. Файл мне показывает в какой ячейке лежит договор.
5. Поднимаю свой попец, подхожу к шкафу.
6. Глазами ищу нужный диапазон цифр.
7. Достаю папку, пролистываю до нужной цифры ячейки. Вынимаю из файла договор.
8. Отдаю бухгалтеру
9. Сажу свой попец
10. Вношу в файл информацию - отдал договор бухгалтеру :)
11. Когда договор вернут - удалю коммент, что отдал договор, и засуну назад в нужную ячейку.
ЛАЙФХАК! - Если научить это делать сотрудника, то он будет это все производить без вас.
Появился у нас новый договор.
1. Находим пустую ячейку
2. Записываем информацию из договора
3. Вставляем файлик в папку, и в файлик договор
4. Счастье.
5. ЛАЙФХАК! Работает так же.
У нас расторгается договор
1. Находим в файле электронном
2. Удаляем всю инфо
3. Остается пустая строчка, которую будем использовать в будущем.
4. Вынимаем договор из папки. Утилизируем или архивируем.
5. ЛАЙФХАК! Работает так же.
Финал. Как реализована цель описанная в шаге №1?
1) С развитием технологий и наличия каталога электронного - ИСКАТЬ ПО ЦИФРАМ РЕАЛЬНО УДОБНЕЕ И БЫСТРЕЕ.
Если у вас 500 договоров, и они по алфавиту, или по городам, или по чем нибудь еще, удачи с поисками в пролистывании 35 папок на букву Ч :)
2) Бухгалтер пришел и сказал - А ДАЙ МНЕ ВСЕ ДОГОВОРА ОТ НАШЕГО ЧП ПЕТРОВА! Налоговая делает сверку по нашему этому ЧП.
Вы такие хоп-хоп и всю полку ему в руки.
3) Умер ЧП Петров, и мы его закрываем. Я просто снял с полки все папки от номера 500 - 1000 и положил все договора из папки в архив. А потом все папки корочки переименовал на 500-1000 ЧП Лала.
Минус системы: Если удалить файл... :) Пропадает ключ поиска. Этот риск реально есть, что все подвязанно на этот электронный файл.
Как уменьшить риск? Просто распечатайте этот каталог на бумаге, и оставьте в том же шкафу.
Искать станет чуть медленее, но ключ поиска останеться. Легко все восстановите.
P.S. Надеюсь у меня получилось объяснить модель.
Спасибо, что прочитал :)
Уверен, вопросов тьма. Пишите в комментах, аккумулирую и след. постом сделаю ответы.
Так же можно писать мне в телегу. Для связи https://t.me/dushenin
Архивация, нумерация договоров, тоже могу расскрыть в след. постах.
Работаю уже давно, много прошел интересных историй и систем, и идей. Если будет людям интересно, буду продолжать.
