Предрейсовый медицинский осмотр перед отправлением водителя в рейс носит обязательный характер на основании Приказа Министерства здравоохранения РФ. Осмотр выявляет переутомление или ухудшение самочувствия у водителя, а также алкогольное или наркотическое отравление. Данная мера помогает предотвратить дорожно-транспортные происшествия. Иногда нет возможности пройти полный предрейсовый осмотр из-за дальности населенного пункта или же позднего времени маршрута. Тогда можно воспользоваться методом дистанционной проверки здоровья водителя.

У дистанционных предрейсовых осмотров есть много преимуществ:

• Экономия времени и оперативность

• Точность и достоверность обследования

• Квалифицированная оценка данных

• Техподдержка 24/7

• Сохранение данных

• Компактность

• Дешевизна.

Кто не допускается к дистанционным осмотрам:

• Водители, перевозящие опасный груз.

• Водители, занимающиеся перевозками детских групп.

• Водители, которые перевозят пассажиров с дальностью маршрута более 300 километров.

Дистанционный осмотр выполняется на программно-аппаратном комплексе по видеокамере с участием медика.

В программно-аппаратный комплекс входит:

• моноблок с программным обеспечением,

• тонометр,

• алкотестер,

• бесконтактный термометр,

• термопринтер для печати наклейки на путевой лист.

Этапы прохождения дистанционного осмотра:

• Водитель заходит в систему и вводит личные данные.

• Самостоятельно измеряет давление, пульс, температуру, использует алкотестер.

• Отвечает на вопросы о самочувствии.

• По результатам проверки медицинский сотрудник делает заключение.

• При положительном решении аппарат печатает наклейку с результатом исследования, и водитель готов к рейсу. В противном случае - руководитель получает оповещение о не допуске в рейс.

Видеофайл осмотра хранится в компьютере продолжительное время. Необходимые журналы осмотров и отчеты заполняются автоматически в электронном виде.

Компании с транспортом на балансе при списании ГСМ должны опираться на нормы, установленные Минтрансом. Также, чтобы подтвердить расходы на горюче-смазочные материалы, нужно пользоваться специальной формой путевого листа. Давайте рассмотрим эти требования детальнее в нашей статье.

Новые нормативы по расходу ГСМ

Существует так называемая "норма расхода", выше которой списывать все виды ГСМ нельзя. Она описана в Методических рекомендациях Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р и регулирует границы допустимого расхода для каждой марки или модели автомобильного транспорта. 

В 2018 году нормы уже были изменены для автобусов и фургонов, изготовленных на территории России или стран СНГ. Также были отрегулированы зимние надбавки к расходу топлива для каждого региона РФ. Детальнее описано в Распоряжении Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА-51-р.

Обязательно ли строго следовать нормам?

Согласно Распоряжению и Методическим рекомендациям, нормы имеют рекомендательный характер и их нарушение не влечет за собой штрафа или иной ответственности перед законом. Это общие требования, которые желательно соблюдать для грамотного списания ГСМ. Каждый регион вправе разрабатывать свои Методические рекомендации и корректировать данные в соответствии со спецификой климата и других показателей данной области.

Если норм расхода ГСМ для вашего автомобиля еще нет или они находятся на согласовании, вы можете пользоваться документацией от изготовителя вашего транспортного средства (письма Минфина РФ от 11.07.2012 № 03-03-06/4/71, от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).

Главный документ - путевой лист

Самым главным в учете и списании ГСМ является путевой лист автомобиля, оформленный согласно специальным требованиям Минтранса. В таком путевом листе должны быть реквизиты:

• название и номер;

• срок действия;

• информация о владельце транспорта;

• данные о ТС;

• данные о водителе. 

Если работа вашей компании по перевозке имеет свои нюансы и специфику, то их можно отражать в путевом листе дополнительными реквизитами. 

Этот важный документ должен храниться не менее 5 лет и на предприятии необходим учет путевых листов в специальном журнале. 

Сейчас общей четкой формы данного документа не существует, в связи с чем организация по перевозке может составить его сама либо обратиться в компанию для получения печатного или электронного путевого листа. 

В настоящее время многие водители оформляют самозанятость, поскольку благодаря этому проще выплачивать налог на профессиональный доход. Самозанятый самостоятельно реализует выплаты через приложения, при этом не требуются дополнительные документы и декларации. Однако в этом случае актуален вопрос, как оформить путевой лист.

Виды самозанятости

Федеральный закон №422-ФЗ, регулирующий налог на профессиональный доход, устанавливает следующие группы лиц:

• Самозанятое физическое лицо.

• Самозанятый индивидуальный предприниматель (ИП).

В каждом случае оформление путевки имеет свои особенности.

Легальные перевозки

Самозанятые водители вправе реализовать следующие типы маршрутов:

1. Перевозка пассажиров, как на общественном транспорте, так и на такси.

2. Доставка грузов.

3. Перевозки для собственных нужд.

Путевой лист необходимо только в первых двух ситуациях. В остальных случаях оформление путевки необязательно, поскольку виды перевозок, кроме пассажиров и грузов, не облагаются налогами, а значит, не требуют документального подтверждения.

Оформление путевого листа для ИП

В случае индивидуальных предпринимателей путевки оформляются так же, как при работе водителей на юридическое лицо. Реквизиты и порядок заполнения остаются прежними, необходимо указывать период действия бланка, данные компании и водителя, сведения о транспорте и иную информацию. При этом в документе нет необходимости указывать, что водитель является самозанятым.

Путевой лист физического лица

Согласно действующему законодательному акту «Устав автомобильного транспорта», путевка необходима только в случае перевозки пассажиров и грузов. При этом текст данного документа означает, что такие виды деятельности легальны только для юридических лиц и ИП. С 1 сентября 2023 года для физических лиц есть одно исключение — перевозки на легковом такси.

В настоящее время «Устав автомобильного транспорта» регламентирует порядок оформления путевого листа, в котором обозначен отдельный пункт для физических лиц. Документ должен включать фамилию, имя, отчество, адрес регистрации, номер телефона и ИНН. Само оформление аналогично заполнению путевок индивидуальными предпринимателями (то есть необходим период действия и иные реквизиты).

Именно поэтому для перевозки пассажиров и грузов важно оформлять ИП. Однако если водитель не планирует заниматься данными видами деятельности, то и в путевом листе отпадает необходимость.

В управлении предприятием очень важно вести учет всех документов, а также вовремя и правильно их оформлять. Одним из самых важных учетных компонентов документооборота является путевой лист транспортных средств, находящихся на балансе предприятия.

По закону РФ бланки путевых листов могут отличаться друг от друга, главное чтобы в их содержании, согласно Приказу Минтранса от 18.09.2008 № 152, были отражены все необходимые пункты и данные. В связи с этим у разных компаний получаются разные путевые листы. Давайте рассмотрим их в нашей статье.

Зачем трактору путевой лист?

Если у вас крестьянское хозяйство или малое предприятие, то необходимость наличия путевых листов вас законодательно не касается. Однако для других сельскохозяйственных компаний, в своей работе производящих грузоперевозки, это требование остается обязательным. Это описано в Методических рекомендациях Минсельхоза РФ по бухучету затрат на содержание машинно-тракторного парка.

На сельскохозяйственных предприятиях пользуются двумя формами путевых листов для трактора: 412-АПК и 68. Владелец предприятия имеет право разработать свой бланк на основании требований Минтранса, но намного надежнее и экономичнее пользоваться уже готовыми бланками, утвержденными законодательно.

Очень важно правильно вести документацию тем сельхозпредприятиям, которые платят единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН). Для этого нужен не только верно составленный путевой лист, но и книга учета доходов и расходов.

С 1 января 2022 года в полную силу работает Федеральный стандарт бухучета, в котором описаны реквизиты и данные основных документов, а также их оформление в электронный вид. С первого числа следующего года вступит в силу Положение об обязательном хранении документов бухучета сельхозпредприятия только в границах территории Российской Федерации.

Особенности бланка 412-АПК

Он был создан в 2003 году и отменен в 2020, но его использование пока что разрешено. Главное, чтобы в нем были перечислены данные, описанные в Приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390, законе о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ и Федеральном стандарте бухучета.

У путевого листа трактора есть две части на одном листе с двух сторон. Первая часть содержит сведения о:

• водителе;

• месте погрузки и выгрузки груза;

• о расстоянии между этими пунктами;

• самом грузе;

• численности поездок с данным грузом;

• объеме и габаритах груза.

После сверки данных бригадир ставит свою подпись, после чего тракторист подтверждает прием трактора с грузом и тоже оставляет подпись.

С обратной стороны расположены данные об окончании перевозки, это сведения о:

• откуда и куда доставлен груз;

• самом грузе;

• точное время отбытия и прибытия;

• бригаде того, кто заказал перевозку;

• общем времени тракториста за работой;

• числе тонно-километров;

• компенсации за работу водителя трактора;

• израсходованном ГСМ по норме и факту;

• пробеге с грузом и без.

В соответствии с Приказом Минтранса № 390 с марта 2023 года в путевой лист нужно внести новые реквизиты, а также не забывать о новых правилах техосмотра по Приказу № 9.

Путевые листы создаются ежедневно, в конце смены водители сдают их бригадирам или лицам, ответственным за документы. Далее данные о путевых листах записываются в накопительной ведомости, по которой производится учет ГСМ и других затрат сельскохозяйственной организации.

Особенности бланка 68

Бланк путевого листа 68 произошел из Украины, она является одной из стран СНГ и находится в непосредственной близости к РФ. В связи с этим предприятия России часто пользуются похожим аналогом формы 68. Они очень похожи с 421-АПК, поэтому контролирующие органы достаточно снисходительно относятся к их наличию у трактористов. Однако, не стоит надеяться на благосклонность проверяющих сотрудников, мы советуем пользоваться формой 412-АПК.

Как оформить путевой лист трактору?

Как было сказано выше, вы можете как самостоятельно разработать бланк путевого листа на основе действующих требований, так и воспользоваться готовыми утвержденными формами.