Правильный путевой лист: особенности заполнения
Выходя на маршрут, на руках у водителя должен быть пакет документов, который необходимо предоставлять по требованию служащих надзорных органов, например, инспекторов ГИБДД. Одним из основных документов является путевой лист. В 2023 году были приняты новые правила, регулирующие правильность заполнения путевок.
Необходимость путевых листов
В настоящее время не существует единственно верной формы путевого листа. Разработать и утвердить бланк может руководитель предприятия, закрепив документ в учетной политике. Чаще всего в качестве основы выбирается форма №3 с внедрением новых обязательных реквизитов.
Путевка необходима для решения следующих задач:
Начисление заработной платы водителю и подтверждение экономической обоснованности лизинга, аренды транспортного средства. Именно по этой причине в документе указывается стоимость горюче-смазочных материалов, проведение технического обслуживания, стоимость паркинга и другие нюансы, связанные с финансовой стороной.
Обоснование расходов. Путевка служит подтверждением факта совершенных поездок: перевозок пассажиров и грузов. Документ также является основанием расхода на ГСМ и иные затраты.
Компенсация в случае использования личного авто. Если сотрудник осуществляет поездки на собственном транспортном средстве, путевой лист позволяет работодателю оплачивать ГСМ, запчасти на ремонт, парковку и покрывать другие расходы, которые водитель заплатил из своего кармана.
Демонстрация основных сведений о маршруте инспекторам ГИБДД и сотрудникам других ведомств. Путевка рассказывает о транспорте, водителе, маршруте и других особенностях.
Кому необходим документ
Путевые листы обязательно оформляются на все эксплуатируемые транспортные средства юридических лиц и ИП. Под требование попадают все виды коммерческого транспорта, в частности грузовые и пассажирские авто. При этом заполнение осуществляется до начала маршрута.
Чем грозит отсутствие путевки
Как предприятие, так и предпринимателя могут оштрафовать за транспортное средство, на которое не было заведено путевого листа. Штрафные взыскания назначаются ГИБДД, ИФНС, Минтрансом.
Особенности оформления путевых листов
В 2023 году порядок внесения сведений в документ регламентирован Приказом Минтранса РФ №390. В числе обязательных реквизитов:
На какой срок оформлена путевка;
Кто оформил путевой лист (наименование компании с адресом, номером телефона и ОГРН юридического лица);
Информация о транспорте из ПТС, включая показания одометра при выезде парковки и возвращения с рейса;
Отметки о прохождении предрейсовых осмотров;
Фамилия, имя, отчество водителя (или нескольких, если транспортом управляет более одного человека);
Вид сообщения (городское, пригородное, междугородное);
Вид перевозки (регулярная, перевозка грузов или пассажиров и т.д.).
В настоящее время нет необходимости вносить наименование документа и присваивать уникальный номер. Также не нужно указывать информацию о собственнике авто.
Использование путевого листа в электронном виде
Изменения в законодательстве разрешили заводить путевки в электронном формате. Решение на использование подобной формы путевки также закрепляется в учетной политике предприятия.
В случае выбора электронного формата, документ оформляется собственником транспортного средства или арендодателем. При этом необходимо вносить всё те же данные, что и в случае бумажного бланка.
В отличие от документа на бумаге, все сведения в электронном формате подтверждаются квалифицированными электронными подписями. Подобные должны быть у контролера-механика и медработника, а также у человека, заводившего путевку и заполнившего основные сведения.
Как должен храниться документ
С 2023 года нет необходимости вести Журнал учета путевых листов. Приказ Минтранса №390 не устанавливает строгих порядков в отношении хранения путевок. Способ и правила хранения могут быть самостоятельно разработаны предприятиям, однако обязательно необходимо указывать информацию об особенностях сохранения документации в правилах документооборота организации.
Путевки хранятся в течение 5 лет. В случае если путевой лист является единственным свидетельством, подтверждающим вредные и опасные условия труда, организации должны хранить документы в течение 75 лет при оформлении до 1 января 2023 года, и 50 лет при заведении путевки после. Данное требование указано в Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Наш юридический отдел разрабатывает собственные бланки путевых листов, учитывающие все требования действующего законодательства. Мы также осуществляем заполнение документа в электронном виде. Получить бесплатную консультацию можно по телефону: с нами ваши водители не попадут в аварию и не получат штраф!