С чего начать своё дело. Шаг 6. Сотрудники и контроль
Всем привет! Мои любимым подписчикам и особенно тем, кто интересуется темой бизнеса.
Я работаю в относительно крупных компаниях с 2010 года. Сначала в подразделении, где было 45 человек. А к 2022 году у меня у самой в компании работало под 50 человек. И всех надо организовать, проконтролировать, обучать и мотивировать, при этом чтобы оставалось время на собственную работу и проекты.
В этом материале собрала крутые полезные для вас инсайты со всех мест работы, которые у меня были для организации своего дня и сотрудников. Я просто восхищаюсь людьми, которые придумали инструменты и внедрили их в компании, в том числе собой, для удобства, минимизации конфликтов и ускорения выпуска продуктов.
Первый: общий календарь.
Если вас ни разу не вызывали на ковёр без предупреждения и вы туда шли с трясущимися ногами, потому что непонятно: за что спросят, какая информация нужна и какие из этого впоследствии будут принятые решения? То вам очень крупно повезло и вам никогда не понять насколько на самом деле удобны предварительно назначенные совещания.
Это полезно с точки зрения заботы о сотрудниках, их времени и психологическом состоянии.
Если тебя спрашивают и ты готов, то ты блистаешь, твой авторитет растёт в глазах коллег, ты можешь повлиять на решения по разным вопросам. Если же ты не можешь ответить на вопросы, так как информация не под рукой, то настроение портится, а если на тебя ещё и начинают орать, то пусть вообще ищут нового сотрудника.
Более того, открытый календарь удобен для простоты организации встреч, так как сразу видно, у кого во сколько свободное время и не надо этих бесконечных переписок и созвонов про дату и время. Это моментальное информирование всех членов команды, о чем, где и с какой целью встречаемся, насколько, какие вопросы решаем, а ответственные сотрудники приходят на такие встречи подготовленные, с собственными предложениями и докладами о проделанной работе, либо вопросами.
Также отличный способ мотивировать сотрудников собственным примером. Я помню, как я на своей первой серьезной работе восхищалась директором направления, где я работала: он указывал в открытом календаре свои “утренние ритуалы”: чтение бизнес-литературы, пробежки. В общем, пример для подражания. И я до сих пор стараюсь стать такой же, как он.
Для меня ещё открытый календарь сотрудника - это инструмент контроля.
Если сотрудник, получает сдельную оплату: испёк 20 пирожков и свободен, то важно понимать когда он эти пирожки печёт, чтобы к покупателям уезжали самые горячие.
А если сотрудник получает оплату за 8 часов на работе, то я хочу видеть, чем он занимается в каждый конкретный момент. Это позволяет мне его не отвлекать вопросами в чате: “Чем занят?”, проверять работу и движение по проектам и его загрузке.
Кстати, в Яндекс Календаре очень удобно раздавать общий доступ. Нажимаем на появившуюся шестерёнку рядом с названием календаря, переходим на вкладку доступ и выдаём “нуждающимся”.
“Нуждающиеся” смогут видеть свободное время и назначать встречи, при этом в календаре для остальных появится статус “занят”.
Второй: таскеры и корпоративные wiki.
Я с 2015 года стала стала фанаткой системного управления проектами: сначала waterfall, а потом и скрама.
Вот есть у нас 2 недели, мы за них планируем выполнить определенный объём работ по нескольким проектам.
Сначала я описываю проект: что делаем, с какой целью, какой продукт хотим получить на выходе. Если проект типовой, то бизнес-процесс обычно в таскере уже настроен и запускается автоматически.
Например, технологи по описанию разрабатывают рецептуру -> экономисты считают -> производство изготавливает -> логистика поставляет пробную партию в фирменную розницу -> отдел исследований рынка проводит “слепые дегустации” и собирает обратную связь от покупателей -> если всё хорошо, планирует выпуск промышленной партии, а отдел маркетинга готовит материалы для отделов продаж и рекламные кампании для привлечения внимания к продукту.
Больше всего меня вдохновляет, что такой подход позволяет быстро согласовывать “бюрократические документы”: отпуска, расходы и быстро интегрирует сотрудника в команду через изучения важных корпоративных документов.
Для задач без повторения, трекер - понятная штука, особенно, когда задачи подкрепляются к проектам. Персонал собирается в проект, каждый изучает, что должно произойти на выходе, а далее приступает к задачам. Плюс все материалы по проекту лежат в одном месте, не нужно тратить время на поиски материалов и описаний или того хуже, дёргать других сотрудников.
В компаниях, которые я создавала, было негласное правило: “нет задачи в задачнике - нет задачи”. Очень хорошо приучает руководителя к простой и понятной постановке задач: что конкретно нужно сделать и с какими требованиями к результату и KPI, в какие сроки, зачем это нужно сделать (цель и миссия), и кто получатель результата и в какой форме, а подчиненных - требовать от других участников команды необходимые материалы для работы, т.к. срок ограничен, а % выполнения поставленных задач может влиять на зп.
Более того, это повышает ответственность подчиненных за проект компании, как за свой. И они начинают требовать от других своевременного выполнения работ по проекту.
Например, у меня работали социолог, рекламщик и SMM-менеджер. Мне нужно, чтобы они организовали прирост подписчиков и их вовлечение в соц.сетях. Для этого, я ставлю главную задачу на прирост подписчиков, где описываю цели, методы и необходимость. Из этой задачи выделяют подзадачи на социолога для проведения опроса, SMM на подготовку, размещение контента и анализ его эффективности, а рекламщику на продвижение.
Фактически это выглядит так: социолог забирает первую задачу и проводит исследование по проблемам, с которыми сталкивается наша целевая аудитория. Для того, чтобы в опросе приняло больше людей, он отмечает сммщика, и тот пилит пост-крик о помощи. После завершения исследования, социолог выкладывает полученные и обработанные данные в результат задачи. На основании информации от первого сотрудника, специалист по соц.сетям размещает несколько единиц контента и замеряет: какой больше собрал подписок, лайков или репостов, а какой - привёл к переходам на сайт. Там же тегает маркетолога, чтобы понять, были ли заявки и покупки. После таких тестов, специалист передаёт через результат задачи данные рекламщику, который уже запускает самые успешные посты: на подписки и на покупки.
И всё это сотрудники делают сами, “под чутким надзором” руководителя, который вмешается, только если прогресс не двигается и на процесс отбора и согласования идей.
Плюс трекеров лично для меня, как для многозадачного и многопроектного человека, - это то, что вопросы задаются под конкретной задачей, что ускоряет понимание вопроса без выяснений: что за задача и проект, к чему вопрос, что ты именно хочешь, кто ты и какой сейчас год? В переписках из-за того, что сообщений много, часто теряется нить, и потом приходится вспоминать и выяснять заново, к чему вопрос и проч. В задачнике - всё чётко и понятно.
Третий: протоколы совещаний
То, что онлайн-созвоны стали частью нашей жизни и так понятно.
Лучшая их часть - это возможность записать созвон, транскрибировать его и положить в протокол совещания, который потом разослать всем заинтересованным лицам и переложить в задачник.
Очень удобно проводить совещания в Телемосте под запись, которая сохраняется на компьютер или Яндекс Диск. Я предпочитаю сразу на Диск, чтобы ещё выслать ссылку на запись, так как некоторым важно ещё и переслушать. Например, доклады с разъяснением сложных тем, чтобы использовать их в работе.
И если раньше я тратила по 2-3 часа еженедельно на совещание + протокол + рассылку и согласование. То тут уже дело 10 минут и без всяких “я такого не говорил” и “мы о таком не договаривались”. Вот запись, вот расшифровка,отправленная Алисой Про на почту, вот задачи. Где результат?
Возвращаясь к календарю и трекеру, сразу видно по появляющимся уведомлениям, кто что себе взял в работу и в какие сроки. Я не люблю задалбывать сотрудников отчетами, но в таскере и календаре могу быстро проверить: а занят ли сотрудник важным, тем, что принесёт деньги прямо сейчас или через какое-то время?
Четвертый: совместные документы и облако
Слушайте, меня уже бесит, когда мне отправляют документ по чату или почте: что не можете ссылку прислать для чтения или комментирования? И, если нужно, для редактирования? Для чего вот эти пересылки туда-сюда документов? У меня уже на ПК даже не установлено ничего для редактирования. Мне приходится закачивать на облако, там редачить и скидывать обратно. И ради чего?
Совместные таблицы для меня удобны тем, что каждый вносит часть своих данных и они складываются в единое целое, а текстовые документы, что я могу поправить части стилистических и грамматических ошибок, а сотрудник - в целом текст, если он мне не нравится. Плюс это удобно и для презентаций, где в шаблоне несколько человек вносят свои данные, а уже спикер - корректирует под себя.
И в целом, я восхищаюсь теми, кто придумал облачные сервисы: загрузил фотографии в одно место и вся команда ими пользуется - удобно! Плюс никто себе ничего не скачивает без прав доступа, которые раздаются по емейлам или ссылками.
На Яндексе 360 все документы удобны тем, что можно поставить разные типы доступа для разных сотрудников. И самое главное - защита от скачивания. Очень полезная вещь для фрилансеров, когда заказчик смотреть может, а что-либо сделать - нет, пока не оплатит.
Пятый: опросы покупателей и сотрудников
Можете что угодно мне говорить, но я считаю и сотрудников - внутренними клиентами компании, потребности которых нужно удовлетворять, а у ж клиентов и подавно. Именно об этом я писала в своих первых постах. Самый простой способ, узнать, что нужно - спросить. Но личные беседы, увещевания. Не всегда удобны, а иногда и дискомфортны для спрашивающего и отвечающего. И тогда, особенно, когда важно количество ответов, а не их разнообразие и глубина (качество), я всегда использую формы.
Например, чтобы проверить, как это работает, можете принять участие в опросе для моего нового проекта, который помогает бороться с усталостью и восстанавливать продуктивность.
Мне больше всего такие формы нравится создавать в Яндекс Формах, потому что:
Там большой выбор вариантов вопросов
2. Там можно настроить “ветвление”, т.е. при определенных ответах на вопросы, чтобы люди не заполняли то, что к ним не относится, а переходили сразу к важным вопросам.
А ещё полный список вопросов слева, чтобы не прыгать от одного к другому, а удобно их переставлять и иметь быстрый доступ.
3. Звёзды для вариантов оценок: насколько вы довольны качеством нашей продукции?
4. Есть готовые шаблоны, например в “Анкете” уже был полностью готов демографический блок, что сэкономило мне 10 минут на подготовке анкеты.
Кстати, проводила опрос сотрудников одной крупной компании и оказалось, что даже в руководстве мало кто знает, чем их продукция лучше конкурентов и зачем они вообще ей торгуют. И чем ближе было к отделу продаж, тем картина становилась страшнее. Не трудно догадаться, к чему это может привести.
Вывод
Чем меньше хаоса во взаимодействии между сотрудниками и подразделениями, чем проще сотруднику найти нужную информацию, тем больше времени остаётся на работу и тем стабильнее и успешнее работает компания.
По моим наблюдениям очень многие люди любят работать в порядке, и бегут из компаний, в которых царит хаос. Потому что никакому эффективному сотруднику не хочется потратить 2 дня, чтобы выяснить, как сдать авансовый отчет или бегать, искать помощь для выполнения задачи.
С этими инструментами можно начать наводить порядок прямо сейчас. Сотрудники скажут вам спасибо.
На сегодня - всё! Любите ваших котиков сотрудников
Ваши плюсы, комментарии, вопросы и поддержка мотивируют меня выпустить посты про:
Ермолино (в следующую пятницу)
Шанхай
сервисы доставок
тестах косметики, аллергики vs веганы
кофе: каким он бывает и почему
и многое другое.
Если вас что-то интересует из темы ритейла, продуктов питания, косметики, пожалуйста, спрашивайте в комментариях или пишите на какую тему пилить следующий пост.
Для тех, кто интересуется чем я живу сейчас, и в целом продвижением своего бизнеса, вэлком сюда. В целом, там посты чаще, интереснее и использую самосделанные фотки.
P.S. Обещать - не значит жениться. Фотографии выдернуты с поисковика и из моих реальных проектов, все права принадлежат их авторам.