Рукодельный магазин от А до Я. Разумная экономия. Посылки⁠⁠

Онлайн-рыцарям малого бизнеса посвящается.

Вот уже почти 10 лет мы завоевываем сердца, продавая товары для специализированного творчества через интернет.

С какими проблемами мы столкнулись и на чем мы экономим (а на чем - нет), отправляя сотни посылок ежемесячно:

1. Отправка посылок

- у нас стандартный график отправки. Мы сдаём посылки два раза в неделю: каждую среду и пятницу.

Это позволяет грамотно распределить работу на складе по сбору, проверке и упаковке заказов. Сборка заказов в основном осуществляется во вторник и четверг, и ниже вероятность ошибки. Потому что никто не подгоняет и не торопит. День разделён чётко по часам. Приём и обработка заказов до 12. Крайне редко обрабатываем заказы поступившие позже.

Да, возможно мы теряем клиентов-которым-надо-срочно, но как показала жизнь - любое "срочно" и люди уже нервничают, начинают ошибаться.. а выгода - копеечная. Потому что обычно "срочно" - это нужно что-то мелкое и дешёвое.

Заказы сдаёт на Почту курьер, соответственно платим мы не 5 раз, а 2 раза в неделю. И средний расход на посылку ниже. Забирает он сразу и Почту, и СДЭК и Боксберри. В сезон - бывает две ходки. Если вдруг не успеваем/большой объём - дополнительно сдаём не в головной СДЭК, а пункт выдачи рядом (контакт налажен!)

В реальный магазин передаём заказы также по расписанию. Оно есть на сайте, при выборе точки выдачи и мы его меняем только в праздничные дни. Постоянные клиенты привыкают и всегда знают, чего от нас ждать. Это удобно для обеих сторон.

2. Упаковка посылок

Никто не церемонится на Почте с коробками. Поэтому упаковка - это довольно большая статья наших расходов. Но зато мы часто получаем отзывы типа:

"Коробка была грязная и мокрая, я даже хотела отказаться, но мы вскрыли ее с оператором - а внутри все целое и сухое, в пакетиках!! Вы - супер!"

После того, как наш клиент получил погнутый металлический маркер - мы стали многое заворачивать в пупырчатую пленку.

Кстати, разброс цен на неё от 1400 до 2300 в нашем городе. За один и тоже стометровый рулон! Не ленитесь и не покупайте в первом же месте - погуглите варианты обязательно.

Мы заказываем партии различных коробок - исходя из нашего товара. Самый популярный размер у нас - это бумага 30*30 см. Идеально вкладывается в коробки "под пиццу". Поэтому нам даже не пришлось заказывать форму для вырубки - такие в фирмах есть :) просто выбираем плотный гофро-картон. Остальные коробки - классические, также не требуют форму.

Минус: большие партии. По 500-800-1000 штук, но будет хорошая цена. Но заранее подумайте, где вы будете такое хранить. Возможно удастся договориться о хранении с производителем. Средняя стоимость коробки выходит 10-20 рублей. Чем плотнее картон - тем дороже - тем больше шансов, что ничего с содержимым не случится.

И мы крайне редко используем оригинальные коробки Почты. А если и покупаем - то только в специальных фирмах и никогда в самой Почте. Разница 3-4 раза в цене.

Все товары упаковываются обязательно в пакет или плёнку. Часто - это использованные многократно зип-локи (пакеты с гриппером). Их также мы закупаем большими партиями, ищем адекватные цены. Часто - заказ из другого города с доставкой выходит дешевле, чем закупиться в соседнем "магазине упаковки". На больших партиях разница в несколько тысяч рублей!!

Скотч - закупаем обычный скотч, тоже коробками. Так как приходится склеивать коробки, заклеивать пакеты, пупырку и приклеивать ярлыки-адреса.

Фирменный скотч - а вот это совсем необязательный атрибут. Но почтовые посылки должны быть обклеены не-обычным скотчем, по стыкам и сгибам коробки. Мы решили выделиться и заказали свой скотч. Когда на это появились средства :) И опять таки - в соседнем городе выходит дешевле и качественнее. Для скотча требуется клише (заказывается один раз), поэтому этот вопрос хорошо проработайте.

В пластиковых почтовых пакетах отправляем редко, обязательно укрепляем картоном. Ну вы поняли, почему ))

Все посылки пакуем внимательно и с умом. Лично знаю, как пакуют в Озоне - накидывают на пофиг в коробку товары вперемешку, тяжелые книги проламывают коробки с Лего... Не надо так. Пусть мы тратим время - но клиент 99,99% получит качественный товар. Иногда есть перебор со скотчем, но он помогает защитить наш бумажный товар от дождя, снега и луж. И люди это ценят и уверенно заказывают у нас! А в случае если Почта все-таки повредила товар - всегда компенсируем это, разбирая каждый случай на складе.

Всегда и везде собираем газеты с рекламой. Закупили рулоны газетной бумаги - но с ними возни больше. Любую упаковку дома - не выбрасываем, а отвозим на склад. Например недавно получили детский стульчик - умотанный с ног до головы. Огромная куча бумаги - идеальна, чтобы вкладывать в коробки! И бесплатна )

3. Наложенный платёж

Это возможность оплатить посылку при получении. Сейчас, когда развиты банковские системы, есть переводы по номеру телефона, через вконтакт и PayPal - наложенный платёж кажется атавизмом и ненужностью.

Но это не так. У нас до сих пор 20-30% клиентов выбирают именно этот способ оплаты. Как написала одна клиентка: "Понимаете, мне проще выйти на улицу один раз в -40, и заплатить на Почте, чем сначала идти в банк, а потом на Почту".

И мы ее прекрасно понимаем! Поэтому заказы на небольшие суммы мы отправляем наложенным платежом. К сожалению, с 1 июня Почта стала хранить российские посылки 15 дней - и количество возвратов выросло невероятно. Хотя мы и рассылаем автоматические письма и смс с напоминанием забрать посылку (когда-то это помогло снизить количество возвратов до рекордных 0,5%).

Любой возврат наложенного платежа - это ваши двойные расходы.

Кроме того, необходимо следить за тем, как Почта переводит вам эти деньги. Это "долгие" деньги: сначала посылка дойдёт до клиента, он дойдёт до отделения и выкупит, потом деньги приедут в ваш главпочтамт, где их "раскидают" и переведут вам (в среднем 10-15 дней). А могут забыть отправить в ваш город. В таких случаях пишется заявление на розыск наложенного платежа. К чести Почты - такие случаи все реже, у нас в среднем 1 раз в 4-5 месяцев происходит. Такие деньги в итоге доходят за полгода в среднем )))

И конечно, комиссия на наложенный платёж - огромная! Больше 10%. Но если вы будете очень много отправлять - можно заключить особый договор с Почтой, там будет небольшая скидка. Как мы проходили этот квест - даже вспоминать не хочется.

Но эту комиссию платит клиент. А вот комиссию за страховку - 4% от суммы наложенного платежа платите вы (она включается в размер наложенного платежа и фактически будет компенсирована получателем). Поэтому мы даём скидку на доставку всем, кто выбирает "предоплату". Небольшую, но приятную. Мы занижаем стоимость посылки, и платим меньше Почте.

В случае утери - именно эту стоимость будут возвращать вам, поэтому нельзя ставить 100 рублей, если у вас товара на 3000 в коробке. Мы ставим примерно оптовую цену - чтобы получить компенсацию и не сильно потерять. В последние годы Почта улучшила ситуацию с доставками, и по-настоящему теряется 3-4 посылки в год. Остальные - находятся после заявлений на розыск (обязательно сохраняйте квиточки)

Мы автоматизировали отслеживание - связали с почтовым АПИ (спасибо хабру за статью в своё время) - и видим все проблемные посылки, более-менее оперативно . Ну и ручную проверку никто не отменял. Все же часто почтовики не меняют статусы ((

Увы, это все занимает время и тут сэкономить не удастся. Подобные учеты приходится вести и с курьерскими службами, но там больше автоматизации с их стороны.

4. Доставка

К сожалению, наш город находится очень неудачно на ж/д и у нас нет классных тарифов как в Москве. Стоимость доставки от нас (Челябинск) довольна дорога, и это отпугивает многих клиентов. Мы очень часто пересчитываем вручную доставку на мелкие заказы (автоматический расчёт у нас для посылок), клиенты это знают и ценят. Ведь наклейки выгоднее отправить заказным письмом.

За упаковку мы добавляем 30-50 рублей обычно (автоматически). Потому что на доставке мы ничего не зарабатываем, одни расходы.

А ещё мы стараемся дружить с нашими операторами на Почте. Это конфетки и чай в праздники, улыбки и прочие коммуникации. По договору с Почтой - мы сдаём посылки, а они их пробивают в свободное время в течение пары дней. Это тоже экономия нашего времени. Кстати, отправляем мы не только посылки, но и бандерольки. Это чуть дешевле, чем посылка.

С другими фирмами у нас также заключены договора на специальные тарифы для интернет-магазинов, что значительно выгоднее чем обычная отправка. Выбор у нас в городе небольшой, но мы на всякий случай заключили договора со всеми и каждые полгода сверяем тарифы. Клиентам предлагаем самое лучшее, не забывая что выгоднее отвезти 10 посылок в одно место, чем одну посылку в куда-то даль,  но на 10 рублей дешевле для клиента.

5. Бумажки

Все квитанции мы печатаем из программы (в начале пользовались сторонней программой, до этого екселем. На Пикабу были интересные посты - теперь бы справилась екселем)

Для СДЭКа - вкладываем их в специальные пакеты с клеевым слоем, которые берём у них же. Пробовали покупать - дорого :)

Почтовый ярлык обклеиваем с трёх сторон, с четвёртой - дырка для вставки документов.

Раньше документы крепили скотчем и теряли часто - и поэтому мы указывали обратный адрес физ.лица и получали переводы на него. Сейчас 99% документов доезжает нормально - как мы их начали вставлять таким образом.

Храним все бумажки, все почтовые документы. По закону - 5 лет должны. Храним. Аккуратно прикрепляем почтовые чеки к заказам, это - наше доказательство отправки в случае чего. Хотя напомню - идентификаторы мы вводим в программу, для автоматических отслеживаний.

Здесь много чего можно автоматизировать, тем более сейчас Почта делает очень много до этого. Но до регионов ещё не дошло, ждём )

В целом за 10 лет на Почте очень многое изменилось в лучшую сторону, как бы ее не ругали. И много чего планируется и будет сделано. Это и более прозрачные тарифы авиа и смешанных доставок, и больше интеграций программных, меньше потеряшек, улучшенная логистика доставок.

Увы, огромный откат - со сроком хранения, отсутствие специальных тарифов для ИМ в большинстве регионов.

Но зато Почта есть везде! В посёлках и дальних северах. А интернет там уже тоже есть :)

Привет со склада от нашего Андрея!

Коробки перед ним и на переднем крае - для СДЭКа, под почтовыми пакетами - для Почты (обклеены края скотчем)

Слева - коробки "под пиццу" и за ними сборные. Вот в таком плоском виде мы получаем их с картонной фабрики.

А о том, как устроен наш склад - как-нибудь в другой раз ;)

Если у вас есть вопросы, критика, комментарии и пожелания - пишите, обсудим!