Почему я уверен, что вам нужен чат-бот для вашего следующего мероприятия⁠⁠

Классические организационные проблемы можно решить с помощью одного чат-бота. Да, вы не ослышались, всего одного чат-бота.

Привет! На связи Евгений Боровков, сооснователь компании BotCreators. Наша команда создаёт чат-ботов, которые не просто упрощают организацию мероприятий, а делают её запоминающейся.

Я считаю, что чат-боты действительно изменили подход к организации и проведению конференций и им подобным. Сейчас я попробую это доказать.

Что обычно я слышу от организаторов мероприятий

«Миллион разных вопросов»

Организовать мероприятие — это большая и сложная задача. Неспроста для этого существует отдельная должность. И вот попробуй всё учесть: найти локацию, пригласить спикеров, договориться с партнёрами, продумать вопрос с сувенирами и мерчом, учесть технические моменты и всё в таком духе.

Если не держать ситуацию под контролем, будьте готовы к хаосу. Если что, я не пугаю)

«Отчёты — это непросто»

Тот ещё челлендж — проинтервьюировать гостей. В компании должен быть как минимум один энергичный экстраверт, который будет подходить к каждому из участников и пытаться получить от них обратную связь.

Эту информацию ещё как-то нужно перенести онлайн, и затем он или уже кто-то другой должен обработать её и отправить отчёт начальству.

«После такого мне нужен отдельный выходной»

Те самые лавины вопросов — их помнят все, кто когда-то решал организационные вопросики. Только самые стойкие готовы это выдерживать.

Как чат-бот решает эти проблемы

Регистрация без очередей

Участникам достаточно запустить бота, указать свои данные и показать проверяющему свой уникальный ID.

Поддержка 24/7

Бот расскажет всё необходимое: где что проходит, кто выступает прямо сейчас и когда начнётся самое интересное. Про вай-фай тоже не забудет.

Навигатор по локации

В бота можно загрузить схему залов и отметить важные точки — как дойти до кафе и уборной, где находятся входы и выходы.

Интерактивное взаимодействие

Бот покажет вопросы участников спикерам прямо во время выступления. А после мероприятия поинтересуется, как всё прошло.

Как ещё можно улучшить организацию

Добавить функцию анализа активности. Тогда чат-бот сможет посчитать, сколько вопросов задавали участники, чему ставили лайки и дизлайки, а также покажет процент проходимости викторин и опросов.

Перевести аналитику в автоматический режим. Тогда чат-бот соберёт все данные в один файл — его останется просто скачать и открыть, чтобы наглядно увидеть, каких результатов удалось достичь.

Передать часть функций искусственному интеллекту. Тогда ИИ будет генерировать то, что уместно на текущий момент: персональные сообщения, актуальные мемы и даже уведомления в стихах.

Наши кейсы

За 6 лет работы команда BotCreators разработала уже несколько сотен ботов. Я не устаю об этом повторять, потому что это правда отличные цифры для отдельной IT-компании.

Среди них десятки тех, которые создавались специально для мероприятий. Вот несколько примеров.

Чат-бот, который помогает ориентироваться в концертном зале размером в 4000 м²

МТС Live Холл — та самая площадка из книги рекордов Гиннеса. Фестивали, конгрессы, стендапы и прочие мероприятия часто проходят именно здесь.

Наша команда собрала чат-бота с функцией навигатора по всему периметру здания. А это не только основной зал, но и обеденная зона, зона отдыха, гардероб, парковка и отдельные сервисные центры.

Чат-бот, который ускорял оформление заказа кальяна от гостей

На премии «Большой оборот» работала кальянная зона для посетителей. Когда вместе собираются сразу много людей, неизбежны очереди.

Чат-бот решал эту проблему, взяв на себя обязанности по сбору заказов. Кальянному мастеру приходили уведомления о новых заказах, и он сразу мог брать их в работу.

Чат-бот, который присылал персональные фотографии каждому из участников

РИФ — российский интернет-форум для профессионалов из сферы digital. Обычно он проводится офлайн в живописных местах Подмосковья.

В 2024 году BotCreators в третий раз стал информационным партнёром РИФа, и по традиции мы сделали ребятам бота-помощника для посетителей мероприятия.

В этот раз мы добавили функцию, позволяющую боту присылать участникам в чат только те фотографии, на которых эти участники были запечатлены. Больше никакого ручного отбора, теперь фотограф может как следует отдохнуть)

Чат-бот, который сделал корпоративную лотерею запоминающейся

На своё 30-летие МегаФон организовал интерактивную лотерею для сотрудников.

Чат-бот регистрировал участников, выдавал каждому уникальный лотерейный билет и автоматически определил победителя. И всё это в бесперебойном режиме!

Тут даже цифрами могу поделиться:

— 3 771 пользователей, запустивших чат-бот

— 2 945 пользователей, получивших лотерейных билет

— 78,10% использовали все возможности чат-бота и с предвкушением ожидали результаты розыгрыша

Кстати, с этим кейсом мы заняли второе место на Workspace Digital Awards в номинации «Цифровизация и трансформация» 😏

Итак, что вы получаете вместе с персональным чат-ботом для мероприятия:

→ Автоматизацию рутины. Чат-бот может регистрировать гостей, управлять аккредитацией, рассылать расписания и уведомления.

→ Взаимодействие с гостями. Чат-бот работает 24/7, отвечая на вопросы гостей и собирая обратную связь.

→ Экономию денег. Чат-бот снижает расходы на техподдержку и рационально использует ресурсы.

→ Сбор и анализ данных. Чат-бот может собирать информацию о предпочтениях гостей для улучшения будущих мероприятий.

→ Генерацию отчётов. Чат-бот может создавать автоматические отчёты по ходу мероприятия и присылать аналитику после него.

Да, чат-бот не может взять на себя всю организационную часть. Но он поможет с частью нагрузки — и тогда с такими моментами разбираться вам больше не придётся.

Собрали в один список все наши рабочие функции, которые можно добавить в чат-бота, если вам предстоит организация конференции или чего-то подобного.

Среди них:

— Бот для спикеров

— Боты для стендов

— Тимбилдинг внутри компании

— Корпоративная игра

— Крупный фестиваль

Мы разрабатываем чат-ботов для любых типов мероприятий.

Скачивайте, изучайте, делитесь с другими крупными компаниями. С некрупными тоже делитесь, мы рады всем)

Приходите пообщаться о мероприятиях. И заглядывайте в мой Телеграм. Я постоянно в каком-то движе — катаюсь по конференциям и бизнес-тусовкам, делюсь своими впечатлениями и предпринимательским опытом.