Неправильные дедлайны до добра не доведут⁠⁠

Спонсор статьи — компания Profeat. team
С помощью своих сервисов ребята помогают предпринимателям привлекать больше клиентов, превращать посетителей сайта в покупателей.

Дедлайн — это такая штука, которая помогает своевременно достигать цели. Установка сроков влечёт за собой необходимость ставить приоритеты, фокусироваться на задачах и оценивать время и ресурсы, которые нужны для их выполнения. Они регулируют ожидания клиента и прокачивают как руководителя, так и сотрудников. Но главное, дедлайн — это про уважение.

Как правило, определяя крайний срок той или иной задачи, руководитель как бы делится планами и ожиданиями с командой. Показывает, что задача реально важна и от её выполнения зависят другие результаты. Высший пилотаж — когда руководитель объясняет, почему срок именно такой, и показывает его связь с другими работами.

В общем, дедлайн — это один из самых важных и полезных инструментов в любой компании. Сейчас расскажем, как их ставить с пользой для себя, команды и компании в целом.

Почему дедлайны так важны

Термин Dead line означает «мёртвая линия», за ней — смерть. Не успел — отвечаешь головой. Поэтому кажется, что дедлайн — это зло, которое вгоняет команду в стресс, портит отношения и демотивирует что-либо делать.

На деле же наоборот. При разумном использовании дедлайны усиливают команду, в которой появляются здоровые рабочие отношения. А всё потому, что дедлайны:

Прививают чувство ответственности за сроки и качество своей работы.
Помогают обнаружить безответственных ребят, которым не место в команде.
Объясняют исполнителям, что, зачем и когда от них ждут. Работать становится проще и спокойнее, у людей появляется возможность планировать своё время.
Позволяют команде чувствовать себя красавчиками, когда те успевают закрыть задачи в срок, и мотивируют продолжать в том же темпе или даже опережать его.

Можно перечислять дальше, но смысл один — адекватные дедлайны помогают сформировать здоровый рабочий коллектив и повысить его эффективность.

Правильное отношение к дедлайнам важно не только для работы, но и для личной жизни. Возможность планировать нагрузку на работе поможет увидеть, сколько остаётся времени для отдыха и личных увлечений. Без дедлайнов этих границ как бы не существует.

Что будет, если пренебрегать дедлайнами

Без дедлайнов цели теряются из виду, задачи откладываются на потом, время и ресурсы используются неэффективно. Как следствие, качество и сроки не соблюдены — клиент недоволен. С таким подходом вряд ли бизнес проживёт долго. Если к вам приходит клиент и спрашивает о своём заказе, а в ответ получает что-то вроде: «Ну, это зависит от ретроградного Меркурия, на этом наши полномочия всё», — пару месяцев такой работы, и на дверях компании появится табличка «Closed».

Важно понимать, что дедлайн — это инструмент достижения целей. Но не только он влияет на то, будет достигнута цель или нет. Например, если вы сдали задачу в срок, но качество исполнения оставляет желать лучшего, то и нужного результата вы, вероятнее всего, не достигнете. Поэтому важно научиться оценивать задачи и по срокам выполнения, и по качеству, и по ожидаемым результатам. И наоборот, без сроков ожидаемого результата не будет, даже если работа сделана качественно.

Вопрос времени, когда руководитель начнёт учиться ставить, контролировать и соблюдать дедлайны. И вероятнее всего, на пути его будет ждать горстка проблем.

Что будет, если назначать дедлайны по наитию

Некоторые люди ставят дедлайны наугад, не учитывая сложность задачи, доступные ресурсы и сроки. Иногда везёт и всё успевается, но чаще нет. При таком подходе команда и сам руководитель будут снова и снова сталкиваться с проблемами.

Ставя жёсткий дедлайн по задаче на слишком короткий срок, вы создаёте необходимость быстрого, но не обязательно качественного выполнения.

Например, команда делает задачу и в процессе обнаруживает, что не учла всех деталей. В итоге люди начинают работать в стрессе и спешке, пытаясь закрыть дыры, потому что уже всем всё пообещали. В таком случае приходится закрыть глаза на качество, ведь главное здесь — сдать задачу в срок. Но и в срок команда всё равно не успевает.

Исход — компания начинает меньше зарабатывать и больше тратить, потому что:

Вас не уважают на районе. Страдает клиент, а следом за ним и ваша репутация. Результат не соответствует ожиданиям, заказчик не вернётся, а ещё и друзьям расскажет, какой вы нехороший.
Вы насрали себе в карман. Уменьшается выручка. Проект срывается, так как сделать в такой срок оказалось невозможным, а в другой уже не нужно. И даже если клиент принял работу, он не стал постоянным и рекомендаций друзьям не дал.
Упала продуктивность и мотивация команды. Мы большая семья в одной лодке и гребём 24/7, но выгорание никто не отменял. Люди — это люди. С таким подходом по пути легко потерять часть лучших гребцов.
Сложности с новыми проектами. Из-за накопленного долга и усталости обрабатывать новые заказы сложнее. Приходится отказывать или ставить большие сроки сдачи проекта. Клиенту проще обратиться к конкурентам.

Понюхав пороху, можно подумать, что лучше уж ставить дедлайны как можно длиннее. И на вопрос клиента о сроках отвечать: «Мы сделаем всё в лучшем виде. Крайний срок — летом, но не этим». Подход, конечно, интересный и для кого-то из клиентов даже приемлемый. Но в таком случае мы сталкиваемся с другой опасностью.

Ставя большие дедлайны просто так, вы снижаете продуктивность и работоспособность команды.

Представьте, вы поручили Алексею нарисовать логотип для сайта. Он бы мог выполнить задачу за 2 дня, но вы даёте неделю. Конечно, есть вероятность, что Алексей никогда не прокрастинирует и делает всё так, чтобы успеть в срок. Он осознанный, прокачанный, эффективный, в потоке и вообще тренер успеха.

Но скорее всего, в этот же день Алексей подумал: «Ага, приступлю в конце недели». Вечером воскресенья он вспомнил, что обещал вроде бы сдать в понедельник. Сел работать, понял, что не уточнил задание, а спрашивать уже как-то стыдно. В итоге работа не сделана либо сделана не так, как было нужно — лишь бы не сорвать дедлайн. Утром вы слушаете оправдания и думаете, что всё сделали правильно, а Алексей нехороший.

Почему он растянул выполнение задачи? Просто потому, что мог. Слишком длинный срок сдачи расслабляет и подталкивает нас откладывать задачи до тех пор, пока не наступит крайний срок.

Для этого явления даже специальный термин существует — закон Паркинсона. Это когда работа расширяется, чтобы заполнить всё отведённое на её решение время. Человек растягивает выполнение задачи на больший период, даже если мог решить её быстрее, и приносит результат только в назначенный срок сдачи. Если вообще приносит, так как при таком подходе высока вероятность в последний момент узнать, что задачу-то он в итоге не понял.

В долгосрочной перспективе это приводит либо к регулярному срыву сроков, либо к неэффективному выполнению задач. После такой расслабленности работа в обычном темпе вызовет нешуточный стресс, так как Алексей отвык работать нормально.

Неправильная постановка дедлайнов рушит стратегию и планы.

Важные задачи откладываются на потом, потому что выполняются менее важные, но срочные. Если дедлайны часто неадекватные, приоритизация теряет смысл. Все задачи попадают в категорию «срочно и важно».

В общем, назначение дедлайнов наугад приводит к снижению эффективности и качества работы, а также к проблемам с выполнением поставленных целей в срок. Теряется доверие клиентов, теряются деньги, сотрудники демотивируются и уходят сами, либо их увольняют.

Как же научиться ставить дедлайн

Работа с дедлайнами — это регулярный процесс. Чтобы правильно их установить, оценивайте задачи. Приоритизируйте их и определяйте, сколько времени и ресурсов требуется для их выполнения. После этого изучайте, насколько адекватна была ваша оценка, ищите причины ошибок и устраняйте.

Для постановки дедлайнов предлагаем использовать следующий алгоритм:

1. Прежде чем что-то делать, сформулируйте, что именно вы собираетесь делать.

Определите цель задачи и что именно нужно получить в результате. Полезно изучить одну или несколько методик постановки задач. Например, SMART или любую другую. Часто у задач неадекватный дедлайн только потому, что не разобрались изначально, а что же на самом деле было нужно.

2. Если задач сильно больше, чем вас — приоритизируйте.

Оцените, насколько велика будет польза от решения задачи: что получат пользователи или бизнес, сколько вы заработаете. Так вы поймёте, задача важнее других или она пока может полежать в очереди. В итоге вы не будете искусственно завышать значимость и срочность задач.

3. Разбейте задачу на более мелкие и конкретные подзадачи для каждого исполнителя.

4. Определите, какие ресурсы потребуются для выполнения каждой подзадачи: люди, деньги, оборудование, информация.

5. Оцените время, которое потребуется на выполнение каждой подзадачи.

6. Установите реалистичный срок дедлайна по каждой подзадаче, учитывая все вышеуказанные факторы.

Для этого опирайтесь на информацию из всех пунктов выше. Зная в лицо каждую подзадачу, время на их решение и необходимые для этого ресурсы, вы сможете более реалистично определить дедлайн.

7. Добавьте запас времени к дедлайну последней подзадачи, необходимой для завершения изначальной задачи.

Эта дата станет дедлайном основной задачи. А запасные дни будут подстраховкой на случай форс-мажоров, которые случаются примерно… всегда.

Следуя этому алгоритму, можно установить реалистичные дедлайны, которые помогут достичь целей в срок. Даже если задача не слишком срочная, у вас нет чётких ожиданий или вам просто лень — всё равно ставьте дедлайны. Всем только лучше будет. Это научит вас и ваших сотрудников планированию и дисциплине.

У любой хорошей задачи есть крайний срок исполнения. Встречу, футбольный матч, поездку в общественном транспорте — всё можно представить как задачу с определённым дедлайном и использовать как поле для нарабатывания навыка.

Сложно, долго, не получается

С первого раза не получится, это правда. Но это и не так страшно, потому что теперь вы знаете, что это регулярный процесс улучшений. Первое время берите чуть больше времени про запас.

Давайте разберём весь процесс постановки дедлайнов, чтобы закрепить материал. У нас была задача — написать статью «Как правильно установить дедлайны».

Разбиваем задачу на подзадачи и оцениваем

Сбор информации. Для этого нам не нужно идти в интернет или штудировать книжки. У нас есть эксперт, который долго разбирался в природе дедлайнов и научился с ними дружить. С 9:00 до 19:00 он занят основной работой, а с 19:00 до 20:00 может заниматься статьёй. Чтобы собрать всю нужную информацию в кучу, ему хватит 3−4 часов, значит срок этой подзадачи — 2 дня.
Написание статьи. Наш эксперт не писатель, и ему может понадобиться чуть больше времени, чем обычному автору. Раза так в два. Мы видим, что штатные авторы пишут материал за 2 рабочих дня, значит рассчитываем, что эксперт справится за 4 дня.
Редактура статьи. Мы подготовили много материалов и знаем, что в среднем на редактуру уходит 1 день.
Отрисовка иллюстраций. Мы не знаем, сколько именно времени займёт отрисовка, но точно знаем, что не больше 2 дней — даже если иллюстратор по уши в делах. Назначаем срок — 2 дня.
Корректура, публикация. Дело за малым, справимся за 1 день.

К задаче мы приступаем 5 апреля. По предварительной оценке, на задачу нужно 10 дней. Возьмём 20% времени на непредвиденный случай — это 2 запасных дня. Значит срок выполнения задачи, который мы озвучим заказчику — 12 дней. А для исполнителя — по-прежнему 10 дней.

Ставим дедлайн исполнителю — 15 апреля к 17:00.

А заказчику обещаем отдать — 18 апреля до 10:00.

Важно, чтобы исполнитель не знал, что заказчик ждёт статью в 10 утра 18 апреля, а не 15-го вечером. Иначе познакомимся с эффектом Паркинсона. Человек, выполняющий задачу, должен понимать ответственность, если не уложится в срок. Нельзя допускать мысли: «Ну опоздаю чуть, не страшно, всё равно ждут 18-го».

Чтобы научиться стрелять, нужно смотреть, куда попадаешь

Прошёл месяц, смотрим результаты по задачам. Например, все этапы сделали вовремя, а вот с редактированием ошибались чаще. В 70% задач нужно было 3 дня, а не один, как планировали.

Плохие новости: Мы ошибались и не укладывались в планируемый срок.

Хорошие новости: Мы узнавали это заранее, сообщали клиенту, что задерживаемся, и говорили насколько. А иногда просто хватало дней про запас. У нас появился набор оценённых задач.

Как оказалось, написание всех статей проходит по одному и тому же сценарию, в одни и те же сроки. Теперь мы можем гарантировать клиентам качество в конкретный срок, планировать загрузку и разработать в будущем KPI, который привяжем к деньгам и тем самым сильнее повысим мотивацию исполнителей.

В будущем дедлайны по каждому шагу можно аккуратно уменьшать, наращивая скорость команды. Или ещё чего — вариаций много. Теперь у нас развязаны руки, потому что мы контролируем работу, а не она нас. У нас теперь естьфакты и цифры. Мы опираемся на них и управляем процессом.

Ошибаться не страшно, страшно не представлять, из-за чего одна и та же ошибка возникает постоянно. Всё получится, главное — поставьте себе дедлайн 😉