Как вести кассовую документацию: важные правила и штрафы за нарушения⁠⁠

Кассовая книга, расчетно-платежная ведомость — звучит, как артефакты из прошлого. Но даже в мире онлайн-технологий кассовую дисциплину и документацию никто не отменял. Разбираемся, что это такое, кому ее необходимо вести и что будет, если этого не делать.

Что такое кассовая дисциплина

Это правила работы с наличными платежами через кассу. Осуществляется она по нескольким направлениям:

• корректное выполнение операций (выдача чеков, учет прихода и расхода);

• правильное оформление кассовых документов (кассовой книги, ордеров и ведомостей);

• соблюдение лимита наличности в кассе, то есть остатка средств в конце рабочего дня.

Все правила прописаны законодательно.

Кто должен соблюдать эти правила

Все предприниматели, которые работают с наличными деньгами. Не важно ООО это или ИП, если субьект принимает платежи купюрами и монетами, выдает их в качестве размена, хранит средства в кассе — он должен соблюдать кассовую дисциплину.

Однако требования к индивидуальным предпринимателям не такие строгие, как к юрлицам. Согласно Указанию Банка России № 3210-У, ИП разрешено не вести кассовую книгу, не оформлять приходные и расходные ордера, не устанавливать лимит остатка средств в кассе.

Самые свободные с точки зрения кассовой дисциплины компании — те, которые вообще не работают с наличными (например, фирмы, которые сотрудничают исключительно с юрлицами и ИП). По безналичным операциям необходимо вести бухгалтерский учет, но никаких ордеров и книг заводить не требуется.

Какие документы нужны для работы с наличными

• Кассовая книга — главный документ, в котором фиксируются все операции с наличными за день.

• Приходный кассовый ордер (ПКО) — его оформляют, когда в кассу поступают наличные.

• Расходный кассовый ордер (РКО) — необходим при выдаче денег из кассы.

• Другие документы — выбор зависит от специфики работы компании.

Например, если зарплату сотрудникам выдают наличными, ответственные лица ведут расчетно-платежную ведомость. А если в организации есть несколько кассиров, которые передают друг другу деньги, заступая в смену, потребуется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Как вести документацию

Операции с наличными

Чтобы приход и расход средств был корректно задокументирован, необходимо составить приходный и расходный кассовые ордера соответственно. Их можно оформить прямо в момент совершения операции или в конце смены составить единые ПКО и РКО за день.

На каждом кассовом ордере должна стоять подпись кассира и главного бухгалтера. Если последнего у компании нет, то подписывает руководитель.

Выдача чеков

В соответствии с требованиями 54‑ФЗ при расчете с покупателем продавец обязан выдать кассовый чек в момент оплаты — в бумажном или в электронном виде (по запросу клиента). Бумажные чеки необходимо хранить не менее 5 лет с момента их выдачи — это важно для отчетности и возможных проверок.

Кассовая книга

Все кассовые ордера в обязательном порядке отражаются в кассовой книге. Ее можно вести в бумажном и / или электронном виде. Причем если в компании принято вести кассовую книгу на бумаге, ее совсем не обязательно заполнять вручную — можно распечатать данные из ПО для учета операций или просто из Excel и сшить листы вместе.

Для ведения кассовый книги предусмотрена унифицированная форма КО-4. Она служит для хронологической регистрации всех движений наличных денег: фиксирует поступления (по приходным кассовым ордерам, ПКО) и выдачи (по расходным кассовым ордерам, РКО) с указанием сумм, оснований операций, номеров документов и подписей ответственных лиц.

Бланк КО‑4 имеет строго регламентированную структуру: титульный лист, табличную часть с графами для дат, номеров документов, сумм, корреспондирующих счетов, требует нумерации и прошивки. Заполняется чернилами без исправлений (допустимые исправления оформляются по особым правилам).

Есть несколько ключевых правил:

1. записи необходимо вносить в день, когда были совершены операции с наличными;

2. должна быть нумерация ордеров, подписи и печати ответственных лиц;

3. электронная и бумажная версии кассовой книги не должны отличаться;

4. в книге не должно быть исправлений.

В конце своей смены кассир обязан сверить остаток наличных в кассе с данными в книге и поставить подпись. Записи в книге также регулярно заверяет главный бухгалтер или руководитель. Такое пристальное внимание к работе с кассовой книгой позволяет не допустить ошибок и неучтенных операций.

Лимит наличных

Это допустимый остаток денег в кассе в конце рабочего дня. Его организация устанавливает самостоятельно одним из способов, прописанных в Указании Банка России № 3210-У.

Лимит необходимо устанавливать только крупному и среднему бизнесу. ИП и малые предприятия освобождены от такой обязанности — в конце дня у них в кассе может остаться любая сумма.

Правила хранения документов

Бумажные документы следует хранить в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Электронные документы необходимо хранить на территории России в соответствии с ФСБУ 27/2021. Сроки хранения разные. Например, кассовая книга и ордера должны храниться не менее 5 лет. Столько же должен храниться и фискальный накопитель. Кассовые чеки на бумажном носителе — 6 месяцев со дня выдачи.

Типичные ошибки

Несвоевременное оформление кассовой книги

Оформление кассовой книги задним числом часто приводит к ошибкам и неучтенным данным, которые всплывут при проверке.

Исправления в документации

Если допустили ошибку в расчетах, лучше распечатать ордер заново, чем вносить изменения — они могут вызвать подозрение у проверяющих.

Несовпадение бумажных и электронных версий документов

Все ПКО, РКО и страницы кассовой книги должны быть идентичны в бумажной и распечатанной версиях.

Несоблюдение сроков хранения документации

Все основные кассовые документы — приходные и расходные ордера, кассовую книгу, чеки — необходимо хранить пять лет.

Что грозит за нарушение кассовой дисциплины

Исполнение кассовой дисциплины контролируется как внутри компании, так и со стороны. В организации этим обычно занимается главный бухгалтер или руководитель. Внешнюю проверку может провести Федеральная налоговая служба и Росфинмониторинг.

Если обнаружатся ошибки и нестыковки, компания получит штрафы. Их размер установлен в статьях 14.5 и 15.1 КоАП РФ. Например:

• за ошибки в чеках ИП и сотрудников штрафуют на 1500–3000 рублей, компанию — на 5000–10 000 рублей;

• за превышение лимита наличных сотрудник может получить штраф в 4000–5000 рублей, организация — в 40 000–50 000 рублей.