Как повысить личную эффективность: фокусировка, планирование, приоритеты⁠⁠

Один мудрый человек в чёрной водолазке сказал, что работать нужно не 12 часов, а головой. Если развить самый известный совет об эффективности, то «работа головой» — это поиск подходящих практик, которые усилят вас как профессионала. Их можно синтезировать из идей, собранных в три группы: организация рабочего процесса, корректировка нагрузки и забота о себе. В этом материале поговорим про фокусировку, планирование и расстановку приоритетов.

1. Ставьте ясные цели

Все знают, не все пользуются. Определите конкретные и измеримые цели, которые необходимо достичь, можно использовать SMART-методику. Вместо общих формулировок ставьте четкие задачи с несколькими критериями: время (длительность/частота/дедлайны), ресурсы, ожидаемые результаты, на что повлияет и т. д.

Секрет прост — такая формулировка приближает вас к достижению цели, ведь у неё есть конкретные очертания, и вы как будто уже сделали 10-15% работы.

2. Дробите задачи

По сути, каждая задача в вашей работе — кусочек большого пазла. Например, создание нового продукта состоит из исследования рынка, разработки дизайна, прототипа и прочего.

Придерживайтесь этого подхода и в повседневных задачах: разбейте большие цели на более мелкие, конкретные задачи, а если сложно взяться — разбейте ещё раз.

3. Принцип 20/80

Определите 20% задач, которые приносят 80% результатов. Сосредоточьтесь на них, чтобы извлечь максимальную пользу. Ну или хотя бы держите в уме, что решение некоторых задач всегда важнее, это позволит держать фокус.

4. Делайте записи

Списки, заметки, (безумные) идеи хороши, когда они есть на бумаге или в смартфоне. Это помогает упорядочить мысли, найти в нужный момент важную деталь, эффективнее проводить встречи и зум-колы.

Можно купить 12 небольших блокнотов на год и пользоваться новым каждый месяц — так у вас сформируется картотека записей.

5. Планируйте на день вперед

В конце каждого дня составляйте список задач на следующий день. Такой подход помогает начать день с четким планом и не тратить утреннюю (или какая у вас) продуктивность на разбор задач. А к вечеру рефлексировать свой день и писать списки — самое то.

Как опытные менеджеры «готовят» свой день — они составляют списки, пишут цели, планируют звонки, встречи, что будут есть, когда спать, какую одежду носить, маршруты путешествий, время для физических упражнений, семьи и друзей.

6. Подкрепляйтесь мотивацией

Празднуйте свои достижения, помните свои долгосрочные цели, стройте новые планы, покупайте себе приятные ништяки и хвалите за успешную работу. Вдохновляйтесь работами своих коллег и конкурентов, потребляте мотивирующий конент — вот, например, целых 43 ресурса.

7. Определите своё эффективное время

У каждого человека есть часть дня, когда работается эффективнее всего. Кто-то делает задачи качественно и быстро до обеда, кто-то — глубоким вечером. Распределите самые важные и сложные задачи на это время.

8. Используйте технологии

Их сейчас много, поэтому чтобы не распыляться, выберите несколько, которые подойдут именно вам.

Голосовые помощники поставят вам напоминалку, AI-сервисы уже могут собирать для вас информацию, делать конспекты статей и видео, транскрибировать аудио и выполнять ещё десяток автоматизаций, которые появляются каждый день.

Ставьте таймеры для работы, включайте режим концентрации на смартфоне, чтобы не отвлекаться на уведомления. Вести задачи, записи и заниматься планированием можно в одном сервисе — Shtab.

9. Матрица Эйзенхауэра

Если у вас есть готовый список задач (и побольше!), то нужно решить, за какую браться в первую очередь и сколько времени уделить. Каждую задачу следует оценить по двум параметрам: важность и срочность. Важность — насколько выполнение задачи способствует достижению ваших долгосрочных целей и успеху. Срочность — что из этого «горит». Так у вас выйдет 4 группы задач, как в примере ниже.

Важность выше срочности, но, конечно, это не таблица умножения — вы можете интерпретировать её для себя и вообще использовать просто для визуализации скопа задач.

Срочные и неважные задачи обычно советуют делегировать, а несрочные и неважные — забыть. Но, если эти задачи у вас в списке, то они тоже нужны — там может быть налаживание связей, чтение профлитературы, курсы и т. д. Просто на них можно выделить меньше времени и отложить. Пересматривайте матрицу регулярно, ведь приоритеты меняются.

10. Метод Pomodoro

Классика тайм-менеджмента. Работайте по 25 минут, затем делайте пятиминутный перерыв. Это позволяет поддерживать концентрацию и снижает усталость. Полезно ставить таймеры, чтобы не давать себе выходить за рамки. Сделать это можно, к примеру, в расширении для Google Chrome, а время работы и отдыха подстроить под себя.

11. Тайм-блоки

Разделите всё рабочее время на блоки и придерживайтесь этого графика. Пусть там будет все: пятиминутки отдыха, время на почту и соцсети, так у вас не останется неучтенного времени. «А что, уже пять часов???» исчезнет, а эффективность подтянется.

12. Принцип двух минут

Если задача может быть выполнена за две минуты или менее, сделайте её немедленно. Это может быть ответ на короткое письмо или заметка.

***