Почему голосовые сообщения в рабочих переписках — абсолютное зло. Снова о больном, но по полкам
К голосовым сообщениям в мессенджерах никто не остается равнодушным. Либо их обожают, либо ненавидят.
Лично я не приемлю голосовые сообщения без крайней-крайней необходимости и запрещаю своим сотрудникам и подчиненным пользоваться ими по работе. И сейчас объясню, почему.
Почему нельзя использовать голосовые сообщения в деловом общении?
1. Неуважение к чужому времени и продуктивности
Что мы делаем, когда по ходу рабочего дня получаем письменное сообщение в мессенджер в какой-либо из рабочих чатов или в ЛС? Правильно, бросаем взгляд, на отвлекаясь от выполняемой задачи, за долю секунды определяем, о чем сообщение: срочно или нет, на какую тему, нужно сейчас отвлечься и ответить или нет.
А в случае с коллективным чатом, мгновенно определяем, кому вообще адресовано сообщение. Если не нам, то не тратим время и продолжаем работать.
А что происходит, когда приходит голосовое? О чем оно, кому адресовано, срочно или нет? А пока не прослушаешь — не узнаешь. Автор голосового сэкономил своё время, надиктовав то, что можно написать. Но при этом потратил время каждого, кто вынужден был отключиться от текущей задачи, чтобы прослушать и хотя бы определить о чем там.
Плюс по разным данным, человеку, которого отвлекли от задачи и рабочего цикла, нужно от 10 до 20 минут чтобы сосредоточиться обратно. Сэкономил 10 секунд своего времени — уничтожил 10 минут чужого. У меня тут неизбежно рождается аналогия с обочечниками. Объехал пробку по обочине чтобы потом вклиниваться в поток — сэкономил своё время, но задержал каждого из стоящих в пробке.
Руководитель, который любит общаться с подчиненными голосовыми сообщениями, фактически стреляет себе в ноги — существенно вредит продуктивности своего же подразделения или бизнеса в целом.
А если голосовыми пользуются подчиненные, то уже руководитель (или проджект-менеджер) будет вынужден переслушивать всё это чтобы понять, о чем общаются подконтрольные сотрудники, как работают, как ведут свои вопросы, где и как нужно вмешиваться и руководить.
2. Невозможность что-то найти
Это по сути тоже к предыдущему пункту. Если обсуждение какого-то вопроса идет в письменном формате, то потом в любой момент можно найти в логах нужный кусок переписки при помощи контекстного поиска по ключевым словам.
Допустим, я помню, что обсуждался макет дизайна рекламного баннера. А теперь мне нужно уточнить и проверить какие там обсуждались размеры баннера. Открыл поиск, вбиваю слова «макет», «размеры», «баннер» и за 15 секунд нахожу ответ на вопрос и иду работать дальше.
А если общение ведется голосовыми? Да, правильно, нужно всё переслушивать. Даже если контекстным поиском удалось найти примерно тот отрывок логов, где вопрос обсуждался, то все равно придется переслушать несколько спичей любителя голосовых. Сэкономил минуту себе и пожалел свои пальчики? Молодец! Но тем самым еще сильнее усложнил работу остальным.
И стенографировать ваши речи никто не будет. Только если для этого есть специально нанятый секретарь, который переводит все ваши голосовые в письменный вариант и рассылает за вами транскрипцию. В противном случае — это снова неуважение к окружающим.
3. Часто невозможность пересылки
В случае с текстом — выделили часть сообщения мышкой, скопировали, видоизменили начало/конец/середину и переслали дальше куда нужно. В случае с голосовым — пишем всё с нуля.
4. Неуважение к чужому комфорту
«Я пишу голосовым потому что мне неудобно набирать», — говорит любитель диктовать. А думаешь ли ты, любитель голосовых, о том, удобно ли мне слушать? Есть ли у меня с собой наушники?
Не нахожусь ли я в шумном месте (в метро без наушников) или на совещании или переговорах, когда подносить телефон к уху неуместно? Или я работаю с ноутбука, а «ВКонтакте», WhatsApp или Telegram открыт в десктопной или веб-версии, а значит мне нужно разыскивать и надевать наушники чтобы послушать?
Масла в огонь подливают голосовые, состоящие из одного или нескольких слов: «Да», «Нет», «Я посмотрю», «Да, нужно так», «Я согласую», «Сегодня» и так далее
5. Технические сложности
Нередко у любителей голосовых банально неидеальная дикция, дефекты речи, плохо работающий микрофон, они находятся в шумном месте или их произношение иностранных слов на уровне «пока течет мой любимый кепчук». То есть часто просто невозможно понять, о чем речь. А в письменном виде хотя бы есть надежда на Т9 или контекст.
6. Неуважение к личному времени и пространству
Не секрет, что многие собственники бизнеса и руководители не видят границ между рабочим и личным временем. Это нормально и, возможно, даже хорошо, если человек живёт своим делом. Но совершенно недопустимо заставлять жить работой своих наёмных сотрудников — это должен быть личный выбор. Голосовые сообщения — отличный выбор для интервента в личное нерабочее время сотрудников.
Представьте, что вечером буднего дня сидите со своей половиной в кафе или обнимаетесь на последнем ряду в кинотеатре. В кармане или сумке жужжит телефон. В случае с письменным сообщением, вы возьмете смартфон, и так же как в первом пункте мельком определите, о чем речь.
Вернете гаджет в карман, а руку — на коленку своей возлюбленной. Но нет, там пришло 3 голосовых от влюбленного в свой бизнес собственника. Значит нужно слушать. Вдруг там что-то срочное и важное? Вы же исполнительный сотрудник, правда?
Когда всё-таки можно?
Можно в случае крайней необходимости. Например:
1. «Дим, прости что голосовым, я за рулем. Мне сейчас позвонил Иван Иваныч из Газпрома, они готовы вне очереди рассмотреть нас как подрядчика, если ты прямо сейчас отправишь им КП. Оно на моем компе, на рабочем столе, пароль golosovye_mraz_123. Нужно срочно прямо сейчас! »
2. "Ребят, простите что голосовым, я сейчас на переговорах с заказчиком, они хотят чтобы в рекламном ролике была фоном вот эта мелодия, вот, послушайте. Саш, распознай шазамом. Лен, найди ее в 2‑3 вариантах и пришли мне на почту файлами. Сейчас доеду — сядем в переговорке и все расскажу подробно"
3. «Максим Юрьевич, извините что голосовым, заняты обе руки, только вышел из офиса. Подгоните пожалуйста сейчас машину к шлагбауму, а то не донесу коробки, руки отрываются. Нам пора дальше лететь на следующий объект, а я тащить полчаса буду. Спасибо».
4. Автор голосовых и те, кто их слушают — это любящая шведская семья. Люди, которые в восторге от голосов друг друга и слышать голос любимого мужчины/женщины, с которым(ой) посчастливилось работать в одном проекте — это отрада для ушей, дающая воодушевление и мотивацию работать и сворачивать горы!
Чего категорически нельзя никогда
Ставить голосовыми важные задачи
Постановка задач — это вообще отдельная наука, неведомая большинству людей, каким-то чудом ставшим руководителями. Подробнее об этом вам расскажут книжки по проджект-менеджменту.
Но чисто по опыту, задача поставленная в мессенджере через голосовое — это как минимум провал и околонулевая вероятность ее эффективного и своевременного принятия в работу и выполнения, а как максимум — десяток иголок в вашу куклу Вуду, которую хранит в ящике стола подчиненный, которому так задачу поставили. Это все туда же, про уважение к чужому времени и эффективности.
Отправлять в чат с большим количеством участников
Для этого случая в аду есть отдельная батарея котлов. Если это общий чат на 20‑30 и более человек, где собрана вся компания, весь отдел, все ваши региональные представители и так далее. Да, каждый будет вынужден прослушивать и тратить свое время (см. выше) или забьёт и слушать не будет вообще.
Не удивляйтесь, когда выяснится, что ваш голосовой посыл будет услышан только одной десятой адресатов. Многие люди не слушают голосовые в больших конфах принципиально. И это объяснимо.
Надиктовывать голосовым какое-либо ТЗ
Без комментариев. Если нет штатного стенографиста, которому вы платите большую зарплату, то такое ТЗ равносильно написанному на двери туалета синим маркером. А без внятного ТЗ — результат ХЗ. Это закон.
Возражения
Это экономит время!
Да, экономит. Но только ваше. Время других это только отнимает. У всех разный темп речи и абсолютно точный факт в том, что взрослый человек со средней техникой скорочтения прочтёт то, что вы надиктовывали 5 минут за 2 минуты. И это в случае, если сообщение адресовано ему. Вы уверены, что у вас дикция и речь идеальны, как у ведущего новостей «Первого Канала»?
Что вы говорите чётко, распознаваемым темпом, у вас в речи начисто отсутствуют «эээээээ», «нууууууууу», «какбээээээээ», «ииииииииии» и прочее? Нет? Тогда не удивляйтесь, что вас возненавидят за вашу любовь к голосовым сообщениям.
Есть боты-распознавалки!
Да, есть. Но я встречал их пока только во «ВКонтакте», они работают через раз и после некоторых танцев с бубном. А распознавание там пока в зачаточном состоянии. Чаще всего, читать транскрибированное ботом намного сложнее чем понять о чем речь в тексте, переведенном «Гугл-переводчиком» с русского на монгольский, с монгольского на испанский, с испанского на иврит, и обратно с иврита на русский.
Попробуйте как-нибудь. Там действительно проще всё-таки прослушать голосовое.
Пользуюсь по работе не первый год и всё нормально!
Уверены, что нормально? Уверены, что не стреляете себе в ноги и сотрудники вас за это не ненавидят? Может просто боятся или стесняются сказать? Всё-таки вы начальник и платите им деньги. Или просто не хотят ссориться? Подумайте над этим, особенно перечитав первые три пункта выше: про продуктивность и удобство.
