Гравицапа для бизнеса. Часть 2 (Сказка об Excel)⁠⁠

«Пацак пацака не обманывает, это некрасиво, родной...»
«Кин-дза-дза!», 1986 г, Мосфильм

Ку, Товарищи!
Продолжаем цикл интересных статей для простых менеджеров.
Ведь реальные технологии в Бизнесе – это прекрасно!

Сегодня хочу рассказать о такой страшной штуке, как Excel, о том, как мы его мучали в Covid-эпоху, и как сэкономили Клиенту около 3 000 000 рублей :)

ЧЕРНЫЙ ЛЕБЕДЬ
Однажды, темной-темной ночью…в далеком-далеком Китае…на грязном-грязном рынке…кто-то съел мышь…

И понеслось )))

Бред или нет, но 2020 год стал для офисных сотрудников откровенно шоковым.

Менеджеры магазинов выли, что упал трафик.
Клиенты выли, что нет продаж.
E-Com захлебнулся от наплыва заказов.
Короче всем хватало, чем заняться…

У нашего Клиента, как и у его конкурентов, самая жесть творилась на уровне супервайзеров, торговых представителей и мерчандайзеров.

Каждый день требовались какие-то новые подписанные справки, а какие – никто точно не знал.

Регионы РФ то вводили один тип документов, то меняли его на другой, то отменяли, то возвращали.
Иногда смена формы документа была по 2 раза в месяц!

Представьте, что у вас всего лишь 100 сотрудников.
Каждому ежедневно нужна справка о том, что он измерил температуру, и что его супервайзер допустил сотрудника к работе.
Ну мелочь же.

А если поставить задачу так?
Каждый день вам нужно создавать 100 индивидуальных документов, менять в них дату, ставить печать и подписывать.
А потом рассылать их в соответствии с привязкой сотрудника на нужную почту.

Не прислали документ – нет допуска в магазин.
Сотрудника не пустили – нарушен Договор.
Нарушен Договор – «попали на бабки» со стороны Заказчика Услуги ))))

И «попали на бабки» со стороны Исполнителя,
Ведь отсутствие допуска – это ваши личные проблемы, уважаемый Работодатель )))

ХУЖЕ НЕ БЫВАЕТ
Представили?
А у нашего Клиента таких сотрудников было не 100, а порядка 2000 и в разных регионах РФ.

Документ на вход в магазин,
Документ на проезд по городу,
Документ на возможность работы с товаром,
документ, документ, документ….

Математика – штука интересная)))
2 документа в день * 2000 сотрудников * 30 секунд на документ = 2000 минут в день
2000 минут / 60 минут в часе = 34 рабочих часа в день = 5 рабочих ставок

Понимаете весь бред ситуации?
Клиенту требуется 5 операторов в день для того, чтоб сотрудники получили возможность работать. )))

А вся работа операторов при этом состоит в «замазывании» даты допуска.

Даже если раскинуть задачу на супервайзеров – легче не станет, ведь на каждом бланке нужны печати, а значит растет временное плечо )))

Естественно, что нашему Клиенту такой расклад не понравился.

На решение вопроса была всего лишь неделя,
иначе нужно останавливать бизнес из-за громадных финансовых и репутационных рисков.

Клиент искал быстрое и дешевое решение,
А мы умеем такие находить )))

ВРЕМЯ - ДЕНЬГИ

Первая мысль Клиента – автоматизация!
Ну что сложного скриптик запилить?
Его же даже 7-летний сын троюродной тети сделает за 5 минут ))))
Тяп-Ляп и в продакшн!

Пока мы работали над своим решением,
Наш Клиент параллельно искал в других местах.

Обратился в ООО «Дорого-Богато»:
ценник космический с кучей нулей, результаты будут через месяц, потому что много заказов.

Как итог Клиенту светит расход:
+1 штраф от сети с неоплатой услуг,
+1 оплата ЗП отдыхающим сотрудникам,
+1 разработка ПО
Груууусть.

Далее Клиент обратился в ООО «Без ТЗ – результат…плохой»:
ценник адекватный с меньшим количеством нулей,
но пока ТЗ составят,
пока демку выкатят,
пройдет уже месяц-два.

Как итог – обойдется в 2 раза дороже,
чем в ООО «Дорого-Богато»…

Наиболее очевидным и адекватным решением Клиенту тогда казалось посадить 5-6 временных операторов и попасть лишь на 300-400к/мес в виде ФОТ.

Да, не очень приятно, но хотя бы нет штрафов и простоя сотрудников. Бизнес работает, но с меньшим выхлопом.

.

НЕ БУДЬ КАК САХАР – БУДЬ КАК ЧАЙ!
НЕ РАСТВОРЯЙСЯ – РАСТВОРЯЙ!

Пока наш Клиент готовился к расходам близким к 500 000 р/мес и искал внешнее решение, мы оперативно штурмовали задачу.

Естественно в области автоматизации процессов,
мы ж не кадровое агентство )))

Оптимальную идею по кейсу предложил Вася Уточкин.
Логика рассуждения у него была простая и гениальная по своей сути.

Что есть у любого офисного менеджера в 95% компаний?
Тот самый Excel, в котором хранится список всех ФИО и нужных для пропуска данных.

Кстати, если у вас БД нормальная в компании – знайте, вам несказанно повезло :)

Что есть в excel?
Visual Basic for Applications (VBA) и возможность генерировать документы даже в PDF.

Если простым языком, то это многим известные и сильно недооцененные макросы.

Макросы - это такие мини-программы внутри excel, которые позволяют автоматизировать простые операции.

Почему-то многие менеджеры игнорируют тот факт, что макрос можно записать даже не зная VBA и языков программирования.

Просто тыкаешь запись, делаешь то, что обычно и вуаля – готов макрос, а ты зовешься #яжпрограммист !
Но об этом потом как-нибудь расскажу )))

В общем выслушали мы Васю с интересом.
Это ж надо, какой фантазер у нас в команде затесался )))
Ты еще DOOM на Excel запусти.
Но раз можешь – делай, чего теряться то )

Улыбается, сажает желтую уточку на стол.
Недельный спринт по VBA начался )))

ХАКАТОН на минималках

Day 1

Первое, что было сделано – это получены шаблоны допусков от Клиента.
Изучили, разбили на схожие группы документов.
Сделали автозаполняемую форму внутри страницы Excel.

Day 2

Вспомнили, что нужно было вставлять печати и подписи в документ. Позвонили юристам Клиента – нам подтвердили, что печать должна быть обязательно.

«Должна – значит будет!», - сказали мы, и тупо вставили в документ картинку.

А в документах указали, что компания может предоставить бумажный экземпляр с оригинальной печатью.

И мы не врали, все документы действительно отправлялись Клиентом по первому требованию в бумажном виде.

Day 3

Проверяем и отлаживаем excel-файлик.

VBA штампует документы как лютый демон.
1 секунда и в папке лежит PDF с печатью, который подписан ФИО сотрудника.

За 30 минут спокойно делаем дневную норму.

MVP (Minimum Viable Product) на базе Excel готов.
Удивительно, что такой набор операций делает обычная офисная программа :)

Day 4

Презентуем решение Клиенту – восторг!

Стоимость разработки – копейки,
стоимость поддержки – почти нулевая.

Файл можно запустить на любой машине любого сотрудника без интернета вообще!

Предлагаем оперативно поднять чат-бот для сотрудников, в котором каждый из них сможет скачать свои документы или вкинуть исходники для генерации PDF.

Идея встречена с пониманием и одобрена.
Бюджет на бот выделен.

WIN – WIN никто не отменял,
а наш Вася Уточкин хочет кушать что-то кроме тины из пруда )))

Day 5-6

Что вообще умеют Чат-Боты как-нибудь расскажу,
а конкретно этот выполнял простые задачи:

- определить пользователя;
- скинуть по запросу пачку его дневных документов на телефон;
- ну и пару функций по мелочи, типа:
А) «обратная связь с Баго-Ведом»
Б) «Загрузить документ»
В) «Позвонить Кузе»

Как итог:
1) Вася Уточкин 30 минут в день пил кофе и смотрел мультики на YouTube
2) Его макрос в это время штамповал документы для Клиента
3) Документы уходили на почты, становились доступны в Чат-Боте для полевых сотрудников
4) Все были счастливы весь Covid
5) Клиенту это обошлось в 3 копейки )))

Как потом выяснилось, у компании-конкурента нашего Заказчика для этих целей был целый штат сотрудников.
По нашим прикидкам они потратили около 3 000 000 рублей в рамках ФОТ на то, что у нас делал VBA практически бесплатно весь год.

«Исторически сложилось» у них так, видишь ли )))

А Васе Уточкину мы премию выписали за
необычное и невероятно дешевое решение :)

.

_/\__/\__/\__/\__/\__/\__/\__/\__/\__/\__/\__/\__/\__/\__/\__/\__/\__/\_
Остались вопросы?
Welcome в личку или коменты :)

Фабрин Максим,
Руководитель отдела разработки, внедрения и развития ПО
«Лавка Технологий»

https://lavkatech.ru/