Если вы вобьёте в поисковик запрос «Учёный», то скорее всего получите в ответ кучу картинок людей с разноцветными колбами или загадочными надписями на доске. Иногда исследователи действительно задумчиво смотрят на цветные реактивы. Но значительную часть научной жизни занимает гораздо более скучное занятие – написание писем
И это ещё надо найти PhD-позицию...
Молодые и не очень исследователи пишут более опытным учёным чтобы найти место для практики или стажировки, договориться о совместной работе или продолжении обучения в докторантуре (PhD). Это может звучать легко, но на самом деле написание писем – тяжёлый труд. Часто чтобы найти позицию, письма приходится рассылать десятками. Почти половина из них останутся без ответа, а ещё на четверть будет получен отказ:
Чтобы понять, что влияет на успех письма, мы с биоинформатиком Дмитрием Бибой провели небольшое исследование. На момент написания этого текста нам удалось собрать 101 письмо от 10 человек. Мы изучили, как разные характеристики письма, отправителя и получателя влияют на вероятность ответа
Пример письма (все персональные данные анонимизируются)
Так выглядят загруженные мной письма по датам. Видно попытки найти стажировку в 2019 году (большая часть которых была неуспешной), огромное количество отказов и игнорируемых писем в начале пандемии COVID-19 и поиск PhD в 2022 году
Что влияет на успех письма?
Положительным ответом мы считали приглашение на интервью или позицию, а отрицательным – сообщение о том, что поработать вместе не получится. Вот как люди объясняют причины негативных ответов:
Если вам кажется, что это похоже на средний палец, знайте – каждый отказ чувствуется именно как этот жест
Самая частая причина отказа – «Нет возможности взять студента». Например, у профессора уже много студентов в лаборатории, в данный момент нет времени или проектов. На втором месте – форс-мажорные обстоятельства: например, переезд лаборатории в другое место или ограничения из-за COVID-19. Также вам могут отказать, потому что нет финансирования или нужно не писать письмо профессору, а подавать заявку на программу
Любопытно распределение ответов по времени отправления письма:
По нашим данным ни на одно отправленное вечером письмо не был получен положительный ответ. Также распределение ответов неравномерно по дням недели:
Левый график позволяет посмотреть на количество писем в выборке, правый – сравнить доли ответов
На удивление часто приходит ответ на письма, отправленные в воскресенье. Также ни одно отправленное во вторник письмо не было проигнорировано. Но это может быть эффект небольшой выборки
Также по нашим данным успешнее были письма меньшей длины:
Если вы не привыкли читать боксплоты – «ящики с усами», может быть более понятен такой график:
Мы разделяли письма на «персонализированные» и «неперсонализированные». Первыми мы считали такие тексты, которые нельзя скопировать и отправить другому человеку с минимальными изменениями. То есть когда очевидно, что письмо написано для конкретного получателя, а не рассылается массово. Оказывается, что персонализация повышает вероятность ответа:
Около 70% персонализированных писем получили ответ (против примерно 45% неперсонализированных). Положительные ответы также приходят чаще – 40% против 20%. Надпись «p-value: 0.012» в левом верхнем углу означает, что если на самом деле распределение ответов не зависит от персонализации письма, мы получили бы такие или ещё более отличающиеся данные в 1.2% случаев
Для любителей статистики: здесь был использован точный тест Фишера, а в сравнении длин писем – критерий Краскела-Уоллиса
Некоторые письма в нашем датасете были написаны в формальном стиле (например, начинались со «Здравствуйте» или «Dear Dr. …»), а некоторые – в неформальном (скажем, начинались с «Hello»). Значимых отличий между успехом таких писем мы не обнаружили, хотя неформальные письма и игнорировались немного чаще:
Иногда люди описывают свои предыдущие проекты, научные интересы или навыки в письмах. К нашему удивлению, похоже, что это не влияет на распределение ответов:
Консультант по научной карьере Виктория Коржова рекомендует заканчивать письмо призывом к действию. Человек должен точно знать, чего от него ждут после письма. Например, окончание «Пожалуйста, скажите удобные даты для звонка» или «Можно ли пройти у вас стажировку с января по март?» считаются призывом к действию, а «Спасибо за ваше время» или «Надеюсь на ваш ответ» – нет. Мы классифицировали письма на две группы, но не обнаружили влияния призыва к действию на успех письма:
Иногда люди отправляют повторное письмо (follow-up) в случае, если первое осталось без ответа. И кажется, это отличная идея: такие письма игнорируются реже и получают больше положительных ответов
Любопытно также было взглянуть на зависимость количества ответов от пола получателя и отправителя. В первом случае разницы нет: женщины и мужчины отвечают одинаково:
А вот пол отправителя значительно влияет на результат! Положительных ответов девушки получают примерно столько же, сколько парни, а вот отрицательные им пишут реже:
Возможно, девушкам менее охотно присылают отказы
Однако, к результатам нужно относиться с осторожностью: в исследовании пока приняло участие немного человек и это может приводить к смещению распределения из-за характеристик отдельных людей.
Выводы
Главная цель нашего исследования – показать, как можно писать более успешные письма. Вот несколько рекомендаций, которые мы можем дать на основе данных:
1. Будьте готовы писать много писем. Наши результаты могут быть даже слишком оптимистичны, так как несколько человек загрузило только успешные письма. Но даже согласно этим данным, скорее всего половину ваших писем проигнорируют, а ещё на четверть придёт отрицательный ответ
2. Ищите людей, у которых точно есть места. Отслеживайте учёных, которые недавно выиграли гранты или у которых есть открытые вакансии. Так шансы получить позицию гораздо выше
3. Пишите персонализированные письма. Потратьте время, чтобы было понятно, что вы действительно заинтересованы в позиции у конкретного человека. Так вероятность получить ответ выше
Пример абзаца из персонализированного письма. Отличная идея – упомянуть доклад учёного на конференции или его статью:
4. Пишите повторные письма, если на первое не получен ответ. Это сильно повышает вероятность контакта
5. Если вы – девушка, будьте готовы получать ответы реже. Вероятность положительного ответа не зависит от пола, но отрицательные девушкам почему-то пишут реже. Не расстраивайтесь и продолжайте писать
6. Лучшие дни для отправки письма – вторник и воскресенье. Возможно, не стоит отправлять письма в понедельник и вторую половину недели. С воскресеньем всё же тоже лучше быть осторожным: письмо в выходной для кого-то может оказаться вторжением в личное пространство. Возможно, вторник – оптимальный день для отправки писем
7. Отправляйте письма в рабочее время (не забудьте про часовой пояс получателя). В крайнем случае лучше послать сообщение утром, но не вечером
8. Возможно, длинные письма менее успешны. Короткое письмо проще не только писать, но и читать. Возможно, отвечают на них тоже чаще
Относитесь ко всем советам с осторожностью. Данные, по которым сделаны выводы, не слишком большие, получены от людей из одной области – биологии, и могут быть нерепрезентативны. Если вы писали письма для стажировок, PhD или других программ, вы тоже можете принять участие в исследовании! Все данные анонимизируются, а при желании можем предоставить вам персональную аналитику ваших писем (абсолютно бесплатно)
Всем успешных писем и интересной работы!
Наш телеграм