О нагнетании и закупках
Какое-то время назад, некий человек заинтересовался работой специалиста по закупкам, и просил меня рассказать немного более развернуто, но отсутствие свободного времени не располагало к написанию поста, в данный момент, в состоянии самоизоляции, всё же руки дошли:) Пост получился очень уж большим, поэтому, интересующиеся, будьте готовы, букв будет много, а описанный функционал будет только 1/10 частью от всей выполняемой работы.
В бюджетных организациях закупки сами по себе имеют такое свойство, что формируются "сильно" до начала отчетного периода.
Буквально недавно наткнулась на статью такого нагнетательного содержания во всем известном вконтактике ссылку оставлю: https://vk.com/minsk.stolica?w=wall-74552614_291828 И знаете, у меня, как у бывшего работника отдела закупок (в единственном числе Х)), немного подгорело, что видимо и сподвигло к написанию. Хотелось бы, по возможности, пояснить, для хотя бы небольшого успокоения народа.
Работала я в обычной поликлинике, с приёмом как взрослых, так и детей. Трафик у нас конечно бешенный и потребности были весьма объемные, ну это так к слову.
Так вот, мы рассмотрим формирование Плана закупок (что касается ВСЕХ медицинских вопросов, а это маски, шприцы, скарификаторы (которым вам прокалывают пальчики), стоматологические инструменты, материалы, септодезы и очень-очень многое другое) который делается до июня-июля, а у самых бесстрашных закупщиков - до конца июля, на основании только текущего года (и то половины) и (в нашей конкретной обители) +/- 10% объема, не имея никакого понятия о финансировании на следующий год (цены и возможный их рост ты просчитываешь самостоятельно, хорошо, хоть анализ рынка делать умеем). Если обобщать и не растягивать, и без того огромную простыню поста, то составляется ТЗ на любую мелочь, и подписывается эта бумажка у составителя ТЗ (составляли в основном главная медсестра и заведующие отделений, потому что априори, только они могут знать какие именно им нужны перчатки (например: размер, цвет, нитриловые или латексные и т.д.), затем у руководителя поликлиникой, и уже в самом конце эта бумажка отвозилась к чёрту на рога, к главврачам (извините, за давностью времени плохо помню, но вроде как города): главному хирургу/стоматологу/патологоанатому и т.д., чтобы они, в свою очередь, подтвердили, своей подписью, обоснованность такого количества на поликлинику, правильность составления ТЗ (на предмет лишнего критерия), со всеми учтенными нормами. И успеть это все нужно сделать до 31.07. текущего года, а ведь эти самые главврачи могут болеть, или быть в отпуске, или еще где, и словить их не так уж просто. Почему до 31 июля? А потому что, до 1 августа, по распоряжению МЗ РБ, все эти ТЗэшки должны быть уже на столе Отдела материально-технического обеспечения нашей уполномоченной организации - "Белмедтехника" (по сути, бывало и такое, что ты физически не успеваешь до 01.08 подать эти документы в печатном и электронном виде в отдел. Нахер тебя конечно не пошлют, но твою заявку, по умолчанию, рассмотрят в последнюю очередь. По факту, если после проведения закупки уполномоченной организацией для всех тех, кто успел вовремя, останется какой-то остаток на складе, то тебе с барского плеча его отдадут, это будет просто счастье).
После всех манипуляций, кол-во утверждённых в списке позиций изменить очень проблематично, как и кол-во единиц в этих позициях (на изменение одной позиции нужна целая простыня, прям как эта, да ещё и с обоснованием).
Еще одно маленькое отступление, на минуточку, чтобы закупить импортные канцтовары, мы обязаны были подать заявку в вышестоящий орган, в виде таблицы, с обязательным указанием, для каких целей и кому это всё надо, а также, к этому письму мы обязаны приложить как минимум скриншоты, а лучше выписку сайта ГСКП, в которой будет видно, что точно при точно, в РБ, никто не производит таких вот вещей. А знаете сколько согласовывали? 2 долбанных месяца! и только еще через месяц, нам прислали результаты согласования, и кстати, согласование делается как при закупке из бюджетных средств, так и при закупке из внебюджетных. Опять отвлеклись, извините, пишу и всё внутри кипит:)
Возвращаемся к нашим «баранам», уже почти конец, потерпите.
В следующем году (где-то до 20 января) экономист подает полностью сделанный (мной) план закупок в вышестоящую организацию, а те в свою очередь отдают его в Министерство здравоохранения, при чём утвержденные тобой план закупок пока что не имеет права корректироваться (напоминаю, ситуация с «короной» произошла в декабре, стало быть увеличить количество тех же масок или еще чего на данном этапе просто нельзя, вышестоящие не пропустят). Ну так вот, подает экономист этот план, так вот еще на этапе вышестоящей организации, эти «прекрасные» люди, режут потребности каждой поликлиники с просто очаровательной формулировкой: «Ой, чёта многа!», - поэтому, по секрету, я всегда завышала потребности некоторых вещей, чтобы после того, как обрежут, мы могли существовать. Никаких грандиозных запасов я не рисовала, не подумайте, потребность была увеличена в среднем на то, чтобы обеспечить поликлинику, чуть больше чем на 12 месяцев, нужными товарами (в среднем на 14-14,5 месяцев, учитывая расходность, по счастливому стечению обстоятельств иногда потребность резали не до, скажем так, эквивалента 12 месяцев, а до 13-13,5)
Когда эти «танцы с бубнами» закончены и план закупок утвержден, размещаем его до 10.03. на общедоступном сайте (еще в 2019 году это был Icetrade), и после этого, ты наконец-то имеешь право приступить к закупке.
А теперь для тех кто запутался)):
Попробую привести пример в числах и датах:
Январь-июнь 2019 года – составляем план медицинских закупок, составляем ТЗ по каждой позиции (остальные товары/услуги (кроме касающихся медицины) мы можем вносить и дополнять вплоть до декабря 2019, утверждать их не нужно, кроме разве что импорта и очень дорогостоящих товаров, типа покупок основных средств);
Июнь-июль подписываем ТЗ у главврачей города;
01 августа – Доставляем все ТЗ в Белмедтехнику, для формирования их плана закупок (они как уполномоченные обязаны нас снабжать очень многими медицинскими товарами на протяжении года, и чем подробнее и точнее мы составим план, тем меньше проблем у нас с поставками и количеством будет в будущем);
Далее все эти ТЗ больше не трогаются вплоть до января 2020 года, и изменению не подлежат;
К январю 2020 года должен быть составлен полный план закупок на учреждение (медицинских и хозяйственных товаров, услуг и т.д., и т.п., включающий в себя количество, ориентировочной стоимостью и потребностью в каждом конкретном квартале, исходя из данных прошедшего 2019 года);
Январь 2020 – экономист проверяет план на наличие чего-то «лишнего» (чего не было, к примеру, в 2019 году и за каждую такую позицию требует письменное разъяснение). Она составляет к плану смету, согласно статьям расхода бюджетных средств и подаёт всю эту кипу документов(приблизительно до 20-25 января 2020 года) в вышестоящую организацию, для решения по выделению денежных средств на осуществление плана;
Февраль 2020, ориентировочно 10-ые числа – вышестоящая организация возвращает план для «корректировки и уточнения», по факту для уменьшения количества единиц и позиций, выделяет денежные средства на своё усмотрение;
Февраль 2020, ориентировочно 20-ые числа – всё скорректировали (коррекция проходит с участием тех отделов к которым относится каждая позиция в плане, а так же с участием главного врача учреждения), подбили под выделенные деньги;
Февраль 2020, ориентировочно 25 число – вышестоящая организация утверждает план и проверяет точно ли он сошелся с выделенными ими деньгами;
Февраль-март 2020 – размещаем план на сайте в открытом доступе, проверяем его доступность (для чтения не зарегистрированных пользователей) и спасибо огромное человеку создавщему возможность загружать целиком таблицу в формате Exel (Сейчас на gias.by план размещается построчно, а строк может быть хоть 500, хоть 1000, у меня было 354-370 строк, но это я хитрила, не в этом посте уже объяснять почему);
С момента размещения плана имеем право проводить закупки.
Но и тут запасись терпением дружочек, самая короткая по всем возможностям в соответствии с законодательством закупка занимает 3 рабочих дня, но и тут задница, так как годовая потребность в денежном эквиваленте такого товара не должна превышать 300 БВ, ну и это согласно конечно твоим расчётам прошлого года (цены то уже могли сделать тю-тю вверх). Если вдруг денежный эквивалент потребности твоего товара 305 БВ за год, то всё, проводи процедуры, занимающие в среднем 28-30 дней.
И вот что у нас получается, январь, скажем так, в проёбе. В феврале, в лучшем случае в середине февраля, ты наконец начинаешь делать закупки текущего года, до этого ты существуешь на подсосе, а точнее, на остатках прошлого года (теперь понятно почему закупать всегда надо немножко больше чем на 12 месяцев? А вышестоящие очень стараются отслеживать чтоб ты не дай бог не шибко то превышал лимит количества товаров этого года). Поэтому ты хитришь и всегда составляешь план чуточку с запасом, чтобы не подводить людей, чтобы им оказывались услуги по анализу крови, чтобы врачи работали в перчатках и масках и прочее. Но и тут вышестоящая организация ссылаясь на Министерство здравоохранения не разрешает тебе проводить закупки на весь год вперед (ну например тех же вот масок, купил бы тысяч 70 к примеру, они же не испортятся за год, но НЕЕЕЕЕТ, или заключил бы договор после проведения процедуры с одной организацией, чтоб им только раз в три месяца письмо отправить о поставке и сидеть спокойно, потому что на тебя товар рассчитан, он есть и на складе поставщика лежит, но НЕЕЕЕТ) Разрешают проводить процедуру закупки исключительно на поквартальные сроки. (Речь идёт не об уполномоченном организаторе, хотя это тоже та еще песня, а о каких-то закупках, которые можно еще пока было закупать у производителей или дилеров напрямую) И именно поэтому, уважаемые граждане, очень часто случается так, что в поликлиниках может многого не хватать. И именно поэтому, в такой ситуации, в которой все мы оказались, сейчас во многих поликлиниках не хватает элементарно масок, не говоря уже о СИЗах с определенной степенью защиты.
Да, не спорю, многие могут сказать: «А как же внебюджетные средства, заработанные поликлиниками за платные услуги?» - но внебюджет у поликлиник на столько не велик, что даже стыдно сказать.
А также, хочется добавить, что кто-то счёл закупку тех же гробовых заготовок, или мешков для трупов - внезапной, и пытается нагнетать этим и без того не простую обстановку, пожалуйста вспомните мой длиннющий рассказ. Тот человек, который опубликовал скрин с сайта закупок, просто набрёл на обычную квартальную закупку учреждения, умирают люди не только от вируса, не все люди имеют родственников, которые могли бы, извините, купить усопшему гроб, не надо нагнетать.)
В учреждениях здравоохранения все не так просто, как может показаться на первый взгляд (не спорю, как и везде), но лично я считаю, что многое можно бы было упростить, для более качественного и скорого оказания помощи нуждающимся людям.
P.S. Если будет интересно, могу написать еще очень-очень много об этой работе) Если что, задавайте вопросы, постараюсь на все ответить. За грамматические и синтаксические ошибки сильно не пинайте)