Как победить воровство с помощью автоматизации. Часть 1⁠⁠

Еще в те времена, когда мы автоматизировали ламповый завод на Foxbase, я столкнулся с воровством, в котором использовалось программное обеспечение. Происходило все так. Первоначально потенциальному покупателю выставлялся правильный счет на полную сумму. После чего с ним связывался ушлый работник отдела сбыта. И предлагал выполнить поставку лампочек по другой, намного более привлекательной цене. Но при условии, что половину разницы клиент перечислит на указанный счет. После поступления этой разницы и предоплаты по новой цене, клиенту отгружали лампы со значительной скидкой. Для этого в старом счете и в товарно-транспортной накладной цену незаметно для всех меняли на новую. Чтобы осуществлять хищение, ушлый работник сбыта привлек в свое преступное сообщество программиста завода, сопровождавшего отдел. Полученную таким образом выручку они обналичивали и делили пополам.

Всю эту химию обнаружила через пару месяцев начальник отдела сбыта. Анализируя причины не выполнения плана, она проверила отгруженные позиции в отчете по отгрузке. И обнаружила несколько записей с демпинговыми ценами. После чего подняли копии выставленных счетов, которые, по счастливой случайности, собирала у себя главный бухгалтер при согласовании. На работника отдела сбыта и программиста завели уголовное дело. А нас попросили написать программу, сравнивающую отгрузку с установленными в прайсе ценами.

Тогда я понял, что в программном обеспечении обязательно должны быть отчеты, анализирующие цены. Поэтому, когда мы автоматизировали Автодор, я сам предложил руководству компании сделать специальный отчет по закупкам. В этом отчете цены и объемы из спецификации каждого договора сравнивались с ценами и объемами поставок в счетах-фактурах. В результате несколько поставщиков были пойманы с поличным при попытках поставок материалов по завышенным ценам и сверх договорных объемов.

Второй случай произошел уже со мной. В ту зиму 92 года я автоматизировал гостиницу. Программа для оформления поселения и расчетов с гостями была только-только запущена, и в ней встречались ошибки. По просьбе администраторов мы поправляли ее прямо за стойкой, чтобы не останавливать оформление заезжающих. Сбои в первые дни происходили часто, и изменений вносилось довольно много. Этим и решила воспользоваться администратор Лада. Вечером она на моих глазах сверила кассу и "обнаружила" недостачу на 100 долларов. Столько тогда стоил номер в гостинице для иностранца. «Думаю, в программе произошел сбой, - сказала Лада. - Поправь кассовый отчет, убери расхождение, а завтра мы разберемся, что не так. Скорее всего, ошибочно начислили за номер, от которого отказался гость». Я удалил лишнюю запись, на которую указала администратор. А утром рассказал об этом случае на оперативке в кабинете директора. После оперативки меня попросила задержаться главный бухгалтер.

- Послушай, Рустэм, - сказала Галина Александровна, - Ты еще очень молодой, а у нас тут работают весьма прожженные леди. Никогда, запомни, никогда, не исправляй данные в кассовом отчете. Вчера дежурила Лада. Я ее хорошо знаю. И внимательно со всем разберусь. Мы составим реестр номеров, которые она заселила. И я заново сведу кассу.

Через два дня Ладу уволили, а я понял важную вещь. Что я никогда больше не полезу исправлять данные, введенные пользователями. Мы отвечаем за программу, это верно. Но за данные в ней отвечают пользователи. Пусть они самостоятельно разбираются с кассой, которая не сошлась. Все, чем мы можем им помочь — сделать отчет для анализа данных. Такое разделение ответственности гарантирует, что мы, автоматизаторы, не станем пособниками при нанесении экономического ущерба предприятию.