Как мы убрали из работы самые бесячие места
В одном из постов в комментариях затронули вопросы интересные на тему упрощения работы сотрудников у нас в офисе.
Расскажу как мы упростили жизнь себе, вдруг кому пригодится и возьмете на вооружение.
Итак, что у нас есть: менеджер проектов, рекламщики, сеошники, программисты, дизайнер, редакторы.
Задача - максимально оптимизировать ручной труд и избавиться от него, переложив волокиту на машину.
Я неправильный директор, мне сложно как-то сильно долго планировать, поэтому я собираю максимально бесявые задачи и мы придумываем как убрать их из работы. Распишу на этапы для удобства.
1. Первым делом захотелось решить проблему с постановкой задач. В агентстве ведь как - все задачи считаются по часам, клиенты требуют что если пообещали сделать что-то в четверг - то желательно сделать в четверг. Ну или максимум в пятницу.
Все айтишники любят диаграммы ганта, а мне они нифига не нравятся, я хочу больше деталей по часам =)
В итоге написали штуку, которая позволяет ставить задачи по ответственным как в гугл календаре.
Если задача не влазит в текущий день - она автоматом переносится на следующий. Каждая задача имеет свое плановое время. К примеру, взяли с клиента за 2 часа работы - задача будет заниматься 2 часа.
Каждая задача имеет свой таймер, описание, чеклист
Это решило множество проблем с планированием сроков, особенно если над одним проектом работают куча народу. Решило проблему с прогнозированием - мы ставим задачи на четверг следующей недели и с большой долей вероятности сделаем день в день (но это не точно, например коллега может заболеть и задачи переносятся)
Если время просрочено выполнения - горит желтым.Это всех бесит но это правильно.
Во вкладке информация выводятся все доступы к проекту, они видны только ответственному. Это сильно ускоряет работы с новыми сайтами - не нужно искать ничего.
Как только задачу закрыли - менеджер получил уведомление и точно знает что все ок - может проверять результат.
Такой подход к задачам решил просто дофига проблем с коммуникацией. Мы иногда только здороваемся и прощаемся - остальное через задачи, благо все летает и ничего не тормозит.
2. мне надоело печатать документы вручную. Пришлось делать продажи. Подсмотрел как правильные люди делают в нормальных компаниях, понравились плашки и перетаскивания по статусам.
Внутри сделки есть все нужное - задачи, фиксация оплат и генерация всех документов: договоры, счета, акты и пр.
До этого документы делались в одном месте, оплаты в другом, задачи в третьем. Теперь создание сделки - минуты, генерация доков с нужным номером и датой тоже пару кликов.
Стали тратить на документы намного меньше времени. После звонка клиента выставление доков - 2-3 минуты и они на почте клиента (отправку не стали писать, руки не дошли)
3. Я заколебался оплаты вписывать. Так как большинство оплат приходит на р/с пришлось написать перетаскивалку с клиент-банка выгрузки.
О, боже, это почти как оргазм. Теперь раз в сутки банк отправляет выписку на почту, я с почтовика перетаскиваю в область и создаются платежи, привязываются сделки и пр. Ничего вручную делать не приходится.
4. У нас большинство клиентов с других регионов. В один момент подписывая очередной конверт решили что хватит это терпеть. Надо их печатать.
В клиенте добавили кнопку печати конверта. Теперь покупаем простые белые конверты а все остальное печатает принтер из карточки клиента. Это божественно!
5. Общение. Сидели в скайпе, но последние релизы - это днище, как же он тупит. Ну и запилили чат внутри
Работает моментально, можно делать группки для обсуждения только среди разработчиков - чертовски удобно.
Если есть вопросы задавайте в комментах. Могу рассказать много про работу в IT =) Все вырезал, что можно посчитать за рекламу