На вкладке Создание выберем Мастер отчетов. В диалоговом окне в качестве источника данных выберем Запрос contacts. Заметим, что если бы мы выбрали в качестве источника таблицу, то на выбор у нас бы был только набор полей из этой таблицы, а в запросе contacts у нас есть набор полей из разных таблиц. Хотя мастер отчетов позволяет выбирать несколько таблиц и тем самым выбрать все нужные нам поля, в запросе contacts у нас есть условие – выводить только активные контакты.

Выберем для отчета поля [name], [surname], [email], [companyid], [phone], далее.

Мастер предлагает сгруппировать наши данные удобным для чтения способом, так как у нескольких наших контактов имеется более одного телефонного номера и мы хотели бы для одной записи конкретного контакта видеть их все, в противном случае для каждого второго и более телефонного номера будет дублироваться контакт, как мы это видели в запросе contacts. Мы можем задать много уровней группировки, ведь у нас может быть много таких таблиц как phones, но пока ограничимся ей, далее. Не будем задавать сортировку, оставим как есть.

Выберем ступенчатую структуру, при желании это можно будет поменять в конструкторе отчетов. Чтобы все данные уместились на странице выберем альбомную ориентацию.

Завершим работу мастера. Теперь в области объектов базы данных появился новый объект – отчет contacts. Как и другие объекты базы, структуру отчета можно редактировать в режиме конструктора.

Перейдем в режим конструктора и придадим нашему отчету рабочий вид. Структурно отчет разделен на несколько областей, заголовок отчета – будет выводить данные один раз в заглавии документа, верхний и нижний колонтитул – будет выводить данные сверху и снизу каждой страницы, область документа – выводит данные отчета на каждую страницу, заголовок группы – группирует повторяющиеся записи. Кроме того имеется возможность редактирования структуры отчета в режиме Макета, для более наглядного расположения элементов отчета.

Изменим надписи полей на удобочитаемые.

После приведения отчета в рабочий вид его можно отправить на печать привычным способом. И таких отчетов мы можем создать большое количество с разными критериями отбора данных из разных таблиц, передавать их пользователям, а наши данные будут храниться в структурированном виде.

Из вкладки Создание вызовем Мастер запросов.

Выберем простой запрос.

Так как нас интересует работа с контактами выберем таблицу contacts и все ее поля. Завершим работу мастера согласившись на условия по умолчанию, в любом случае все настройки мастера можно будет поменять самостоятельно когда это потребуется.

Результат простого запроса похож на обычную таблицу.

Перейдем в режим Конструктора запроса. В нижней части конструктора для каждого поля нашей таблицы мы можем задавать условия на отбор тем самым формируя сложные выборки. Предположим нас интересуют только активные контакты с номерами их телефонов. В условиях отбора поля [active] укажем Истина.

Отобразить таблицу и выберем таблицу phones, дважды кликнем на поле [phone], которое отобразится в наборе полей для запроса нижней части мастера запросов. Выполним запрос нажав на красный восклицательный знак панели инструментов.

Заметим, что контакты которые у нас имеют два и более номера телефонов дублируются, но с разными телефонами, в последствие мы это исправим. Теперь в области объектов у нас появился новый объект – Запрос contacts и мы сможем использовать его в других объектах базы.

В таблице contacts, поле [active] получило возможность взаимодействия с ним через элемент управления Checkbox,во многих случаях это удобно, хотя в программе за ним скрывается символ 1 или 0, в зависимости от наличия или отсутствия “галочки”.  Мы бы могли удалять записи неактивных контактов, но удалять какие-либо записи в базах данных нужно с особой осторожностью, как правило записи особым образом отмечаются или переносятся, и при необходимости к ним всегда можно вернуться.

Теперь обратим внимание на поля [phone1] и [phone2]. Исходя из опыта мы предположили, что у человека может быть более одного телефонного номера и создали два поля под эти цели, но а если у человека три телефонных номера и даже четыре? Логично предположить и создать под эти цели максимальное количество полей (помним, что вносить все номера в одно поле через запятую противоречит принципу минимальной неделимости), допустим создадим десять полей для хранения десяти телефонных номеров. И делать мы этого не будем по причине того, что система управления базами данных резервирует память под хранение данных и даже при наличии одного человека с десятью телефонными номерами большое количество пустых мест (рисунок ниже) будет замедлять работу нашей базы, когда она начнет разрастаться данными.

Создадим таблицу phones.

В ней же создадим ключевое поле [id] с типом данных Счетчик, поле [userid] – тип данных Числовой и [phone] – тип данных Текстовый. Поле [userid] является внешним ключевым полем, сюда мы будем записывать значение поля [id](которое соответствует конкретному человеку) из таблицы contacts и его номер телефона, столько раз сколько номеров телефонов у него есть.

Перенесем номера телефонов из таблицы contacts в таблицу phones и удалим поля [phone1] и [phone2].

На панели инструментов откроем вкладку Работа с базами данных и вызовем Схему данных. В конструкторе Схемы данных вызовем Отобразить таблицу и выберем из списка таблиц таблицу contacts и phone. Мы видим модели наших таблиц с соответствующими полями.

Наведем курсор мыши на поле [id] таблицы contacts, нажмем на него левой кнопкой мыши и не отпуская перенесем на поле [userid] таблицы phones. В появившемся диалоговом окне отметим пункт Обеспечение целостности данных (в таблице phones мы не сможем записать номер телефона для несуществующего контакта) и применим изменения.

Теперь наши таблицы связаны отношением – Один ко многим, это значит, что один человек из таблицы contacts может иметь много телефонных номеров в таблице phones. Таким образом наша таблица будет расти вниз, а не в ширь, как это предполагалось у нас изначально.

Откроем форму contacts из панели объектов базы. Теперь наши поля формы [phone1] и [phone2] ссылаются на несуществующие поля таблицы contacts, все верно, мы их удалили.

Откроем форму contacts в режиме Конструктора уже знакомым для нас способом. Здесь мы имеем возможность в графическом режиме изменять размеры и расположение наших полей, а так же менять их свойства, и много чего другого. Выделим область расположения “битых” полей и удалим их.

Реализуем возможность ввода нескольких телефонов для одного контакта. В режиме конструктора формы на верхней панели инструментов, из раздела Элементы управления мы можем добавлять элементы привычные нам по работе с большинством программ, имеющих графический интерфейс (кнопки, выпадающие списки, чекбоксы, радиокнопки, списки и т. п.). Выберем элемент управления Подчиненная форма/отчет (считается, что это неудачный перевод локализации MS Access, логичнее  этот элемент управления звучал бы как Подчиненная таблица). На рабочем поле формы курсор мыши изменит свой вид, выделим произвольную область на свободном месте и вставим элемент управления, в дальнейшем мы сможем отредактировать его размер в удобный для работы.

В появившемся Мастере подчиненных форм выберем источником подчиненных данных Имеющиеся таблицы и запросы, далее во втором окне из выпадающего списка таблиц выберем таблицу phones, из левого списка полей таблицы phones выберем поле [phone] и переместим его в правый список соответствующей кнопкой.

Третий этап диалога предлагает нам связать подчиненные данные с таблицей contacts, если же мы выберем <отсутствие> такой связи, в подчиненной таблице, мы просто будем видеть полный список телефонов всех контактов, выберем первый пункт из списка, который соответствует нашей схеме связи, иными словами мы говорим – Показать все телефоны для такого-то контакта. Сохраним работу мастера, сохраним изменения в конструкторе формы.

На панели инструментов, в подразделе Сервис нажмем Добавить поля и перетащим поле [active] на макет формы. Сохраним изменения и выйдем из режима конструктора.

Теперь на форме contacts, в окне подчиненной таблицы,  перемещаясь по записям контактов сможем видеть и добавлять необходимое количество телефонов для конкретного контакта, все добавления будут записываться в таблицу phones. Добавим новый телефон для первого контакта и в таблице phones появится еще один телефон, заметьте поле [userid] таблицы phones заполняется автоматически соответствующим [id] (которое идентифицирует конкретного пользователя) из таблицы contacts. Также у нас есть возможность изменять “галочкой” активность контакта и эти изменения тоже будут отражаться в таблице contacts.

_____________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________

Главное окно встречает нас шаблоном таблицы, которую мы должны доработать под себя. Интерфейс программы и элементs управления привычны для пользователей MS Office

С таблицей мы можем работать в режиме “Таблица” и “Конструктор”

Перейдем в режим “Конструктор”, при этом Access попросит нас задать имя таблицы. Помним, что такие вещи лучше именовать латиницей и без пробелов. Назовем нашу таблицу – contacts. Правилом хорошего тона является именование таблиц именем, которое явно отражает то, что в них хранится.

В реляционных базах данных приняты следующие правила и стандарты:

-поле содержит отдельную сущность (характеристику) описываемого объекта - [фамилия] [имя] [дата_рождения] [телефон] [адрес_эл_почты]

-строки таблиц называются записями, хотя и строкой их называть допустимо

-поля должны быть атомарными (неделимыми), то есть – фамилия, имя и отчество должны быть в разных полях

-каждое поле имеет только один тип данных (текст, дата, число)

На рисунке поле с ключиком так и называется – ключевое поле, и все его значения должны быть уникальными. Это поле работает как паспорт для человека, могут быть абсолютные однофамильцы с одинаковой датой рождения, но одинаковых паспортов быть не может.

Перейдем в режим конструктора таблиц. Здесь мы зададим имена нашим полям и типы данных для них. Как мы видим одно поле уже существует и это ключевое поле. Таблица вообще может состоять только из этого поля, но без ключевого поля конструктор даже не даст сохранить таблицу.

Как уже было сказано – поле имеет Тип данных. Его мы выбираем в зависимости от того, какими данными мы будем характеризовать наши сущности. Для поля – [фамилия] мы явно выберем текст, для поля [дата_рождения] мы явно выберем дату/время. И если для поля - [фамилия] мы выберем число, то при заполнении таблицы программа не даст нам записать текст, а только числовое значение, а нам этого не надо, значит правильно выбираем типы данных.

Создадим поля нашего справочника контактов:

[id] – тип данных Счетчик (ключевое поле)

[name] – тип данных Текстовый

[surname] – тип данных Текстовый

[email] – тип данных Текстовый

[phone1] – тип данных Текстовый

[phone2] – тип данных Текстовый

[regdate] – тип данных Дата/время

При выборе типа данных, в нижней части окна конструктора мы можем настроить дополнительные свойства поля. Например, мы можем вставлять текущую дату в поле [regdate] (дата регистрации) при создании записи в таблице contacts. При нажатии на кнопку свойства – “Значение по умолчанию” откроется Построитель выражений.

Выберем из встроенных функций Даты и времени функцию Date(). Сохраним изменения в Построителе выражений и конструкторе таблиц и перейдем в режим заполнения таблицы.

Наша таблица готова к заполнению данными.

Заполним таблицу вымышленными персонажами. Поле [id] и [regdate] заполняются автоматически.

Создадим для нашей таблицы форму для заполнения. На вкладке Создание вызовем Мастер форм и в диалоговом окне мастера выберем те поля, которые нам понадобятся на форме, выберем все кроме полей [id] и [regdate], они у нас заполняются автоматически. Жмем далее и соглашаемся на предложенные мастером значения по умолчанию.

Наша форма готова, на ней только те поля которые нам нужны. Слева в навигаторе объектов у нас появился новый объект – форма contacts.  Внизу окна видим панель навигации по записям. На этой же панели нажмем Добавить новую запись и введем еще одного выдуманного персонажа.

Заметьте пиктограмму карандашик в левой верхней части формы. Это означает что запись находится в режиме редактирования и один из способов ее сохранения, нажать на пиктограмму дискеты в верхнем левом углу окна программы.

Перейдем в нашу таблицу и увидим добавление новой записи.

В процессе накопления нашей базы нам потребуется передавать данные для работы другим пользователям. На в кладке Внешние данные в разделе Экспорт нажмем на пиктограмму с логотипом Excel. Укажем путь для сохранения файла электронной таблицы и отметим 1 и 2 пункты меню.

Теперь мы можем работать с этим файлом удобным для нас способом, а наши данные надежно хранятся в базе данных. Это лишь знакомство с системой Access.

Для решения поставленной задачи нам понадобятся функции: Left, Mid, InStr и IIF. Никакого VBA использовать не будем. Только конструктор, только хардкор)))

Также отмечу, что в данном примере фамилия, имя и отчество разделены одиночными пробелами.

Соответственно, чтобы вытащить фамилию, нам надо взять определенное количество знаков с левой части строки "ФИО". Здесь нам поможет функция LEFT.

У функции LEFT очень простой синтаксис.

LEFT([Строка];Число). [Строка] - это поле, с которым мы работаем. В нашем примере - поле "ФИО". Число - количество знаков, которое вытащит функция, с левой части поля "ФИО". Но проблема в том, что мы не знаем сколько символов указывать с левой стороны строки ФИО, так как у каждой персоны количество символов в фамилии разное.

Соответственно, нам нужна позиция первого пробела в поле "ФИО" между фамилией и именем. и здесь нам на помощь приходит функция InStr. Данная функция ищет позицию вхождения указанного символа в строке. InStr([Строка];Символ). [Строка] - это поле, в котором мы будем искать символ или группу символов. Символ - это то, что мы ищем.

В нашем случае получается: InStr([ФИО];" "). Далее данное выражение мы помещаем во второй параметр функции LEFT. Чтобы в поле "Фамилия" у нас не было лишнего пробела, для функции LEFT мы количество знаков во втором параметры уменьшаем на единицу.

Проверяем. Фамилия есть.

Далее нам необходимо найти позицию второго пробела в поле "ФИО" между именем и отчеством. Но для начала, мы вы вытащим из поля "ФИО" только имя и отчество. Здесь нам поможет функция Mid. Данная функция возвращает указанное количество знаков, начиная с указанного места строки.  Mid([Строка];Старт;Длина). [Строка] - это поле, с которым мы работаем, Старт - позиция в строке, с которой мы будем вытаскивать символы, Длина - сколько символов мы будем вытаскивать. Если Длина не указана, функция Mid берет символы с позиции Старт и до конца строки.

В нашем примере в качестве второго параметра функции Mid будет использована функция InStr, которая в свою очередь ищет первый пробел в поле ФИО. Соответственно, InStr([ФИО];" ") - это позиция Старт для функции Mid. Получаем: Mid([ФИО];InStr([ФИО];" "))

Чтобы не было лишнего пробела, позицию Старт увеличиваем на 1 символ.

Запоминаем, что Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1) выводит имя и отчество без фамилии.

И теперь здесь мы будем искать номер позиции пробела между именем и отчеством.

Напомню, за поиск символа отвечает InStr.

Позицию пробела находим так: InStr(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);" ")-1

Снова воспользуемся функцией LEFT. Получим, Left(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);InStr(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);" ")-1)

Чтобы не запутаться: Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1) - это первый параметр функции LEFT (строка ИО (имя и отчество), с которой мы работаем). InStr(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);" ")-1 - второй параметр (сколько символов мы берем с начала ИО и до пробела).

В примере, есть записи без отчества, в таких случаях мы получим ошибку #Функ!. Пока не обращаем внимания, вернемся к этому моменту чуть позже.

Фамилию и имя получили, осталось отчество.

Здесь напишем: Mid(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);InStr(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);" ")+1), где

Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1) - 1 параметр функции Mid, который указывает, что мы работаем с полем ИО. InStr(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);" ")+1 - второй параметр, позиция, с которой мы начинаем вытаскивать отчество, т.е с первого символа сразу после пробела.

Отчество выводится отдельно, но только в тех случаях, когда у нас хранится полное ФИО.

Вернемся к полю "Имя". Исправим ошибку #Функ! Воспользуемся функцией IIF. Синтаксис: IIF(Условие;ДА;НЕТ). Условие - это выражение, которое мы будем использовать в качестве проверки, ДА - выражение, которое вернется если условие ДА, НЕТ - выражение, которое вернется если условие НЕТ.

Соответственно, нам надо проверить равна ли 0 позиция пробела между именем и отчеством. У 8 и 9 записи пробела после имени нет, следовательно позиция равна 0.

Если позиция ровна 0: IIf(InStr(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);" ")=0;

тогда из ИО вытаскиваем имя, используя: Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1)

иначе Left(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);InStr(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);" ")-1))

Целиком получаем: IIf(InStr(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);" ")=0;Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);Left(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);InStr(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);" ")-1))

Аналогично с отчеством.

Если позиция ровна 0: InStr(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);" ")=0

тогда в поле "Отчество" мы помещаем значение NULL (пусто),

иначе помещаем отчество: Mid(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);InStr(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);" ")+1)

Целиком получаем: Отчество: IIf(InStr(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);" ")=0;Null;Mid(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);InStr(Mid([ФИО];InStr([ФИО];" ")+1);" ")+1))

Таким образом мы можем разделить поле MS Access на несколько полей. Если что-то осталось непонятным, ниже оставлю ссылку на видео, где более подробно разобрал данный пример.

Надеюсь помог! Это первый длиннопост, поэтому не судите строго!

Всем Удачи!