Секреты идеальных совещаний от Amazon: правило двух пицц
В быстро меняющемся мире бизнеса совещания — это неизбежное зло. Они могут быть достаточно продуктивными, способствуя сотрудничеству и стимулируя инновации или же они могут быть пустой тратой времени, высасывая энергию и препятствуя прогрессу.
Amazon, компания, известная своей эффективностью, разработала простой, но действенный принцип борьбы с раздуванием встреч: «Правило двух пицц». Это правило, приписываемое Джеффу Безосу, гласит, что участников встречи должно быть столько, чтобы их можно было накормить двумя пиццами.
Совещания большими группами часто приводят:
К снижению уровня вовлеченности: все меньше людей вносят активный вклад, поскольку участники становятся менее ответственными и более склонны пассивно наблюдать;
К неэффективным обсуждениям: чем больше людей вовлечено, тем больше вероятность, что обсуждения будут отклоняться от темы, что приведет к потере времени и рассеиванию внимания;
К задержке в принятии решений: достижение консенсуса становится более сложным, снижается гибкость.
Ограничивая размер собрания, можно создать более сфокусированную и продуктивную среду. Меньшие группы способствуют лучшей коммуникации и более эффективному сотрудничеству.
Практическое применение (классические пункты организации и проведения деловых встреч):
Перед тем, как запланировать встречу, продумайте, кто должен присутствовать на ней. Приглашайте только тех людей, чей опыт или полномочия по принятию решений имеют важное значение для целей встречи. Это часто означает, что размер группы должен стремиться к 8-10 участникам (в зависимости от размера пиццы и индивидуальных предпочтений :) )
Четкие цели и повестка дня: каждая встреча должна иметь четко определенную цель и подробную повестку дня, распространенную заранее. Это предопределит, что участники понимают цели встречи и готовы внести свой вклад. Повестка дня также должна включать распределение времени по каждой теме, предотвращая затягивание обсуждений и направляя встречу в нужное русло.
Предварительная рассылка и подготовка: участники предварительно знакомятся с материалами встречи, что должно привести к более информативным и продуктивным обсуждениям.
В небольших группах от каждого участника ожидается активный вклад. Участники несут ответственность за поставленные им задачи и должны делиться своими идеями и точками зрения.
Фокус на принятии решений: повестка встречи должна четко определять решения, которые необходимо принять, а сама встреча должна быть должным образом структурирована;
Последующие действия после встречи: после встречи следует быстро распространить протокол, с решениями, исполнителями и сроками.
Хотя правило двух пицц является интересной концепцией, это не универсальное решение. Бизнес может адаптировать принципы в соответствии со своими конкретными потребностями и обстоятельствами.
Главный вывод — отдавать приоритет качеству, а не количеству, стремиться, что каждая встреча будет целенаправленной, полезной и будет способствовать общему успеху организации.
«Правило двух пицц» служит своеобразным вкусным напоминанием о том, что иногда меньше действительно лучше.