Почему тайм-менеджмент не работает, и как это исправить⁠⁠

В поисках продуктивности часто можно услышать о методиках контроля времени. Дескать, если правильно раскидать рабочие часы внутри дня и отладить режим, можно активировать «дополнительные часы». А значит успевать больше, быть продуктивнее и больше зарабатывать. Но почему эти методики расшибаются в пыль и прах при попытке внедрить их в практику? Ошибки в самих методиках, или в том, как их внедряют в привычное расписание?

В тайм-менеджменте есть рациональное звено, завязанное на привычках человека, ультрадианных ритмах и принципах синтеза нейрогормонов. Проблема в том, что методы тайм-менеджмента преподносятся без объяснения более глубоких принципов. И когда человек пробует их внедрить, то терпит фиаско. Подробнее о механизмах, лежащих в основе деятельности человека, мы рассказываем в Телеграм канале. Подписывайтесь, чтобы не просто использовать методики для продуктивности, но и понимать механику их работы.

Принципы тайм-менеджмента

Время очень уместно сравнивать с песком, который убегает сквозь пальцы. Добавим к этому дофаминовые ловушки, периодически потребляемый никотин, и получим невероятный спад КПД. Но не спешите удалять все игры, соцсети и отказываться от ютуба за едой. Это как тренировка в зале. Если сразу накидать все блины, то можно сломаться и уйти в глубочайший загул. Куда проще начать не с внедрения правил, а с наблюдений за собой. А кому-то помогут и простые инвестиции в старт рабочего дня.

Способы фиксации задач

Способы, помогающие постичь продуктивность, завязаны вокруг массы внутренних процессов. У каждого из нас есть задачи на день. Рабочие процессы, домашняя рутина, личные «хотелки», время отдыха и время с дорогими людьми. И есть разные принципы учета времени, которое выделяется на эти задачи. В частности:

• Постоянное переключение между задачами. Есть условные 15-30 минут, которые можно смело выделить на конкретный процесс, после чего можно переключаться на что-то другое. Это нормальное состояние дел у операционистов или менеджеров. Разгрузиться в таком потоке задач может помочь легкая медитация на минут 7. Как именно? Смотрите в материале про влияние медитации на мозг.

• Отслеживание задач через постоянный список. Выписываются дела на день, часть из них делается, часть переносится на следующий день. На следующий день ситуация повторяется. Одновременно с этим меняется приоритизация дел.

• Принцип: все задачи, которые у меня есть на начало рабочего дня, я делаю до обеда. Те задачи, которые накидываются утром, переносятся на вторую половину дня. Все остальные задачи переносятся на следующее утро.

Это не идеальные методики. Их нельзя слепо брать и внедрять в жизнь, без оглядки на то, что происходит в привычном для вас режиме работе. Внимание и концентрация, это не только важные качества для работы, но и инструменты в распределении потока задач.Чем эффективнее управляешь своей концентрацией и пускаешь её под решение приоритетных задач, а не просмотр тиктока, тем результативнее будет работа.

И, что самое главное, принципы распределения задач должны коррелировать с нагрузкой, которой вы поддаетесь на работе, и вашими внутренними биоритмами. И на биоритмах стоит остановиться чуть подробнее.

Принцип биоритмов и правило 90 минут

Основа нашего самочувствия — постоянно меняющееся соотношение нейрогормонов и нейромедиаторов, влияющее на работу всех систем организма. Это соотношение заложено как в генах, так и вырабатывается в зависимости от образа жизни. И, если речь идет о том, что такое личная продуктивность, то понимание этих принципов способно значительно её улучшить.

• Для продуктивной работы, концентрации и фокусировки, организму нужен дофамин, норадреналин и ацетилхолин. Цикл интенсивной выработки и спада активности этих нейрогормонов занимает примерно 4 часа, 2 из которых образуют тот самый пик, с состоянием потока и максимальной концентрацией.

• Эти нейрогормоны вырабатываются в ответ на достаточно понятный для организма стимул, понимание дедлайнов и погруженность в работу. То есть, ждать, что вот сейчас у меня появится желание работать — бесполезно. А вот начав работать и уделив процессу минут 15 времени, можно задать те самые условия для выработки нейрогормонов. Наглядно это правило 15-ти минут работает следующим образом: если возвращаешься к ранее начатой задаче, то перед стартом перечитайте материал, написанный заранее.

• Согласование естественных и приобретенных биоритмов. Наш организм генетически заточен на то, чтобы утром быть максимально бодрым и дееспособным, а под вечер расслабляться и погружаться в долгий отдых.

• Дать питание. На выработку нейрогормонов влияют определенные нутриенты, как детали Лего для сборки большого конструктора. Понимая какой процесс расходует какие ресурсы, можно эффективно мониторить и запитывать именно то, что тебе необходимо. В частности топ витаминов для энергии и продуктивности обеспечит организм ресурсами для синтеза необходимых нейрогормонов.

Главное заблуждение, из-за которого проваливается вся концепция тайм-менеджмента, вера в пиковое состояние личной эффективности, которое можно растянуть на долгое время. В частности, на этом завязан тот же цикл выработки дофамина и норадреналина, главных топливных элементов продуктивности:

• В мозг попадает тирозин — главный элемент, из которого мозг сам синтезирует дофамин.

• Мозг синтезирует тирозингидроксилазу — фермент, который превращает тирозин, в дофамин.

• Дофамин активно выделяется в организме, создавая чувство предвкушения, и чем дольше оно длится, тем больше дофамина копится. А его избыток метаболизируется в норадреналин.

• Норадреналин приковывает наше внимание, максимально глубоко погружая в состояние потока. Но, одновременно с этим работает как ингибитор тирозингидроксилазы. Из-за чего мозг тормозит синтез дофамина из тирозина. И круг замыкается, период пиковой активности заканчивается.

На практике, мы не растягиваем пик максимальной эффективности, а корректируем обычную работу, отлаживая привычки и рутину, делая ту самую обычную работу чуть эффективнее.

Ошибки, из-за которых тайм-менеджмент не работает. И как их исправить

Попытки действовать наперекор биоритмам, насильное «натягивание» временных рамок на привычные темпы работы, концентрация на времени, а не на внутренних ресурсах. Все это снижает общую продуктивность, вгоняя в прокрастинацию, из которой не вытащат техники позитивного мышления. Тайм-менеджмент работает, но это инструмент, которым нужно научиться пользоваться.

Условная гибкость

Попытка успеть со всеми задачами будет приводить к прокрастинации и фиксации лишь на том: «эх, сколько еще дел осталось…». Поэтому, прежде, чем внедрять квадрат эйзенхауэра, метод помодоро, циклы 90/30 разберитесь со следующими аспектами:

• Упорядочите текущий график. Оцените, на глаз, как часто вы зависаете в социальных сетях, как часто ходите на перекур, какой вид деятельности забирает регулярно ваше рабочее время, и почему вы склоняетесь именно к нему?

• Выделив «сливы времени», за которыми следует нехватка дофамина, попробуйте понять, что именно они вам дают? Быстрый дофамин? Перерыв от работы? Возможность собраться с мыслями? Можете ли вы выделить себе полноценные 30 минут отдыха, как награду за избегание мелких перерывов?

• Пробуйте методики тайм-менеджмента, но с оглядкой на то, насколько продуктивнее вы с ними становитесь? Если методики тайм-менеджмента не добавляют ничего, кроме красивых блокнотов на рабочем столе, быть может стоит попробовать другой принцип?

Все методики, завязанные на времени учат нас распределять задачи и следить только за одним видом расходуемого ресурса. Не учитывая эмоциональные затраты. Поэтому, иногда стоит отойти от тайм-менеджмента в пользу анализа своей энергии. И накопленная усталость будет обходить вас десятой дорогой.

Принцип расчета ресурсов

Продуктивность строится не вокруг времени, а на основе внутренних ресурсов. А уже они зависят от того, что вы делаете, когда, и чем до этого был заправлен ваш организм. Здесь уместно вернуться к вопросу про нейрогормоны, от которых и зависит состояние ресурса:

• Есть внутридневные циклы, когда утром закономерно повышен кортизол, в первой половине дня все условия для того, чтобы синтезировался дофамин, днем преобладает серотонин, а перед сном — мелатонин.

• Есть прекурсоры и условия, помогающие немного приподнять уровень нужных нейрогормонов. Про влияние биодобавок на системы организма написаны два отдельных материала: первый и второй. Если кратко, то… Утренний холод помогает увеличить дозировку кортизола. Кофеин, тирозин и теанин аккуратно повышают уровень дофамина. Ацетил-Л-карнитин отлично повышает ацетилхолин. Своевременная запитка иммунитета поможет сопротивляться изматывающим факторам.

• Есть разные по объему и содержанию задачи. В частности, одно дело — написать текст для рассылки среди клиентов, и совсем другое — собрать аналитику за год.

Тайм-менеджмент учитывает только время, но это не единственный, и далеко не приоритетный ресурс нашего организма. Именно внутренние силы, нейрогормоны и то самое «ресурсное состояние», в котором раскрывается нейрогенез и нейропластичность, помогают решать задачи.

И здесь речь идет о том, насколько хорошо вы чувствуете и понимаете свой организм. Кто-то более продуктивен утром, кто-то поздним вечером, а кто-то только-только нащупывает свою колею, пробуя различные инструменты. И, если вы в третьей группе, не останавливайтесь, пробуйте, экспериментируйте, наблюдайте за результатами.

Что делать, если мой тайм-менеджмент не работает?

Он и не должен работать. Самое большое заблуждение в том, что тайм-менеджмент каким-то чудом сделает за нас всю работу. На самом деле он нужен для того, чтобы свободно чувствовать себя в рабочем процессе, реализуя задуманные паттерны поведения. Но без прекурсоров, с ушатанным иммунитетом и без понимания принципов работы нейрогормонов, ценность любой методики будет безусловно стремиться к нулю.

Если же подбирать методы тайм-менеджмента под личные особенности, то отдача будет в разы эффективнее. Об этих тонкостях и рассказываем в небольшом и уютном сообществе. Подписывайтесь, чтобы первыми получать актуальные материалы!