Особенности договора на аутсорсе (бухгалтерия)⁠⁠

Всем привет. В каком-то из своем посте/посту/янеграмотная  обмолвилась, что у меня супер-пупер крутой договор, который меня обезопасит со всех сторон. В комментариях и на почту были просьбы показать/рассказать/помочь, и я начала писать ответ. Он вышел очень емким (ну как всегда с моим графоманством и словоблудием) и чтобы этот интеллектуальный труд увидело как можно больше людей я освещу это тутоньки. Конечно, договор это не гарантия, что все будет хорошо и не будет споров. У меня часто люди даже нарушают его условия, но понятное дело, я не бегу к юристам, не пишу претензии  и гневные письма, так как в любом случае лучше все урегулировать мирным путем.

Разумеется, в договоре кроме азов и стандартов должны быть условия о вашей ответственности. О том, что пени и штрафы возникшие вашей вине вы оплатите из своего кармана. Но вот разобраться где ваша вина, а где вина клиента.. Это надо прописать заранее. Пост подойдет для любителей и новичков. Для профессионалов в конце гифка =)

Итак, поехали.

1. Ответственность должна быть не только на вас, но и на директоре/предпринимателе. Даже те, где директор/контактное лицо передает вам документацию за некий период и в какие сроки. Нарушен срок, следовательно - вы не гарантируете своевременность своей работы. Не предоставили документы, о которых вы ни сном ни духом (не считая конечно того, что можно что-то в оборотках по 60,62 долг увидеть и у клиента запросить - это обязанность как бухгалтера) - вы не несете ответственность вообще за правильность отчетов. Гы, у меня таких "недонесенных" документов пруд пруди. По сути весь бухучет у меня неправильный.

2. Если вы работаете с контактным лицом, а не напрямую с руководством, то тут должны быть указаны полномочия, которыми руководство наделяет это контактное лицо, желательна (в некоторых случаях обязательна) доверенность от фирмы на это лицо. Если этого не будет, то в начале работать будет сложно. Вы сами не будете знать с какими вопросами обращаться непосредственно к директору. И может по факту выйти так, что представитель вам пообещал одно, а директор все переиграл. Я стараюсь общаться с тем, из чьего кармана платиться мое вознаграждение. Все-таки он заказывает музыку. А представитель это кто вообще? на каком основании вы с ним общаетесь, договор-то подписывал директор и только у него право подписи в егрюл/егрип.

Бывают сложные случаи. Однажды, у меня штатный бухгалтер попросил помочь ей с отчетами, не факт, что директор дал ей задание может это была ее инициатива. Счет был оплачен с р/с фирмы. Работу нужно было делать срочно. Претензий ни с чьей стороны не возникло ни до ни после. Но Представитель почему-то очень не хотела давать мне номер директора, а ему мой -проконсультироваться по налогам, ответить на вопросы почему такие налоги выходят. Как-будто я составляю конкуренцию или буду выдавать, что результаты ее ежедневных трудов херовые. В итоге, она уволилась через месяц и в новом отчетном периоде мне со слезами звонил другой бухгалтер и просил поискать себе замену, а заодно и сделать все отчеты. Также она дала мой номер директору, мы с ним пообщались и он получил конструктивную оценку своих бумажных дел. Теперь эту фирму аутсорсит по текучке моя подруга, а я всего лишь собираю готовые отчеты.

2. Сроки оплаты. С новыми клиентами только предоплата. Да, может быть договоренность, "знакомство", но к работе я приступлю только после оплаты счета. Конечно им говорю это сразу. Только постоянным клиентам всегда делают отсрочку на месяц. Грубо: 31 марта выставляю счет к оплате до 25 апреля. 25 апреля- последний день сдачи почти всего. Также должно быть указано, что "исполнитель приступает к работе после получения предоплаты в размере 9999% от суммы счета". Если просрочил, ну извините, вы тоже можете опоздать с отчетом. Также должны быть указаны неустойки. Размер за каждый день просрочки от основного счета. Например 5%. Бывает не вовремя платят, ситуации жизненные разные, и отношения из-за ерунды портить не хочется. Лишняя тысяча рублей не принесет радости, если я потеряю доверительные отношения с клиентом. И я все равно делаю свое дело в сроки установленные НК РФ даже если он уже месяц как торчит мне денег, и даже не выставляю пени на оплату. Но в будущем уже выставляю счет очень заранее.

3. Также должен быть указан способ оплаты. У меня в договоре всегда указан безнал и на рс предпринимателя, так как с наличкой я не работаю в принципе. Разумеется, мы можем работать с клиентом несколько лет, но по документам он в принципе ничего не может мне предъявить, так как платит неофициально скажем на карту/лично в руки. Кому- то это принципиально (опять же включить в расходы), кому-то нет. Если будет самое страшное, типа претензий или еще чего, то договор по факту заключен, а работы по нему не велись, так как извините, но вы не платили на рс и актов никаких не подписывали о выполненных услугах, их же не было. А счета на оплату я стабильно отправляю на почты, то есть инициатива работать от меня идет, это вы там не платите. Это конечно очень неправильный и хитрожопый поход и все легко опровергается в суде теми же переписками. Но моральная сторона меня не тревожит, а собственное спокойствие дороже. Тем более это рассчитано только на тех залетных клиентов, которым нужны кровь/мясо, любящими угрожать судами и прочими анальными карами. Их необразованность и неподкованность в юриспунденции может тут пригодиться. А вообще, за весь мой опыт работы я лишь дважды встречалась с теми, кто морозился и тянул с оплатой. Вытрясала долг (нет, я не говорила, что я одинокая многодетная мать, я выгляжу и одеваюсь на 23 и не шантажировала налоговой) и больше с ними не работала. Этот пункт больше для меня, если вдруг ФНС начнет меня допекать какими-то махинациями клиента. От клиента я конечно не откажусь, если он не лютый обнальщик, но показания у нас с ним в ФНС будут одинаковые, а свою косячную отчетность 😃 он вообще сам составлял.

4. Обязательно прописать пункт, что вы не начинаете работу по новым задачам если не проплачены старые. И также, что новые будут решаться уже после их полного погашения. Как говориться- потерял доверие, придется платить заранее.

5. Обязательно!!! указывать свое рабочее время в договоре. Я понимаю, что все мы - люди-трудоголики и часто работаем ночами. Но это наш жизненный выбор и клиенты знать это не должны. Время обращений должно быть ограничено удобными для вас часами. С другой стороны, если  я что-то делаю ночью, я могу спросить клиента, удобно ли ему сейчас говорить и позвонить ему даже в 11pm. К сожалению, я один раз нарушила это правило, общаясь с деревенской клиенткой (даже не клиенткой, а его представителем, о это вообще ужасно, если есть малейшее подозрение, что клиент неадекватный- придумывайте что угодно и гоните его в шею) далеко за 10 вечера. Однако, после очень раскаялась, так как человек посчитал, что может всегда беспокоить меня вечером. А после моей просьбы отложить вопрос до утра, заявил, что я же работала и в более позднее время, что теперь выкобениваюсь.. обязана всегда по ночам быть на связи.

6. Важен пункт о том, что вы не несете ответственности за то, что руководитель после всех рекомендаций принимает решение самостоятельно. Это для уклонщиков от уплаты налогов. В договоре должно быть прописано, что вы даете все рекомендации исключительно письменно на почту, а "как обналить" (утрирую) не советуете вообще. Понятно, что всем важна оптимизация налогов (НДСникам и незаконная) , но "официальные" рекомендации на почту не должны нарушать УК, НК и ГК РФ. Тут вы обезопасите себя от претензий ФНС и вопросов ОБЭП. И фраз "а вот мне бухгалтер посоветовал и я так сделал". Вы ничего никому не советовали. К примеру, у меня есть несколько договоров, исключительно на отправку отчетности и передачу корреспонденции Доверителя нал.органу и наоборот. В них указаны контактные телефоны и эл. адреса с которых я могу отправить отчеты как уполномоченный представитель. Недавно звонили из ОБЭП с вопросами по этим двум фирмам. Когда увидели договора и поняли, что лично с меня взять нечего, сразу успокоились. Обращались ли они дальше по контактам, указанным в договоре- не мое дело. Конечно, у меня как у гражданина своей Родины есть обязанность сообщить о налоговых правонарушениях, но я о них не знаю и не в свои дела не лезу.

7. Если вы ведете счета организации у себя на компьютере и видите, что происходит какая-то муть, то этим лучше не заниматься. Сейчас уже обязали бухгалтеров регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и в течение 3 дней сообщать о подозрительных операциях на счету без уведомления доверителя (владельца счета). В противном случае вы - соучастник-организатор-выгодоприобретатель всех схем, связанных с вашей конторой. Как включать в договор пункт о распоряжении ден. средствами на р/с фирмы в таком случае- не могу дотумкать. Если фирма ничем таким не занимается, то и бояться нечего. Весь документооборот и платежи должны быть согласованы письменно. Мне больше нравится этот вариант с смс на номер директора, а он сообщает код уже лично. Или вариант второй подписи, где бухгалтер делает платежки в банке, а подписывает их уже потом директор со своего гаджета.

Если вам лень вести деловую переписку, то  можно делать записи любых звонков, а в договор включите пункт согласия или отказа от записи телефонных звонков жирным подчеркнутым шрифтом times new roman'ом 14. Я вообще прошу всех при мне прочитать договор и задать вопросы.

8. Все изменения в договоре обязательно нужно подкреплять доп.соглашением. Не ленитесь его составлять. Время идет, условия работы, прайс- все меняется. К тому же на всех один стандартный договор, а допником вы закрываете выявленные в работе пробелы уже с конкретным лицом.

9. В договоре должно быть указано согласие на обработку персональных данных директора/учредителя/предпринимателя/контактного лица итд. А также если вы ведете зарплату, то к договору прилагаются и все копии "согласий" (о, новый элемент таблицы Менделеева!) сотрудников, о передаче данных третьим лицам. Так как вы на договоре ГПХ или на обычном (между фирмами то есть), то вы третье лицо, а не бухгалтер.

10. обязательно приложение, где перечислено что именно вам необходимо для начала работы (бух.база, данные сотрудников, предыдущие отчеты, инф. сообщение налоговой о том, какая система, доверенность, доступ к банк. счету, ключи на отправку отчетов и т.д и.т.п). Люди могут соглашаться на что угодно по телефону, но когда дело касается договоров - тут все подходят более серьезно и внимательно, а списки мы вообще все обожаем =)

___

Это все элементарно и строится на простейшем правиле - с чьей стороны косяк, тот и несет ответственность. Все заморочки с договорами разбиваются о действительно хорошие отношения с адекватными клиентами. Но заранее же никогда не знаешь, как получится. Один раз я чет забыла ответить на требование ФНС, клиента вызвали в налоговую, хотели ему выписать 5 тр штрафа за молчание, а я взяла это обязательство на себя, конечно уменьшила сумму ходатайством в 4 раза, но клиент получил еще и дополнительную скидку. Еще был косячный косяк, когда я доверилась в аврал своему мужу, а он накосячил с отчетом. Пришлось не просто все переделать и устранять косяки за свой счет, но и какую-то работу делать бесплатно. Ибо, стыд, срам, не перепроверила результат (мужа был наказан, если интересно 😃 ) К счастью, мне довелось столкнуться с относительными "проблемами", где я козырнула договорами только дважды- когда нужно было отсканировать и отправить договор об отправке готовых отчетов, получаемых с определенного эл.адреса и скан паспорта директора с доверенностью, в обэп, но опять же. Исключительно для того, чтобы обезопасить себя, вежливо попросили. А второй раз, когда дамочка решила, что она может задерживать оплату дольше положенного срока.