Ненавижу бюрократию⁠⁠

Извиняюсь, но русский я не учил ни дня, и если более или менее научился писать без ошибок, то с падежами все еще очень сложно.

Ни дня не учил. Язык родной - родился в СССР, в России, но в возрасте 4 года семья уехала. Русский учил в первом классе в России и по памяти, это было азбука и писать. Потом только разговорно с матерью и то редко, ей надо было учить болгарский. И то что языки близкие мешает очень сильно. Я года два учился не писать разсказ на автомате.

Оххх, дошли руки ответить.

Про выставлении счетов для клиентов - все просто, они просто поля в оферте, система стягивает и генерируетна базе оферты инвойс.
Я хочу автоматизировать оплату не мне, а когда я плачу. Как это произходит сейчас. Пришел заказ, оформили оферту, все приняли, софт сам знает что и где продается, групирует по поставщикам и составляет список закупок с адресами, именами компаний и их контактныМи данными. Выгледит все так:
позиции 1,3,8,12 - Рога и копыта, Зажопинск, большой_рог@рогаикопыта.ком, 111111.
по другим позициям аналогично
напротив каждой позиции стоит цена, которая обявлена поставщиком.
Мой персонал звонит/пишет мейл с заказом поставщикам, те выставляют инвойс, отправляют, инвойс передают мне, я оплачиваю и отправляю в папку - для бухгалтера.
Я хочу сделать так:
цена по которой мне продаст поставщик у меня есть, список товаров тоже, я хочу при создании списка, чтоб генерировались необходимое количество ссылок и отправлялись поставщикам. В ссылке - все что мне надо, цены и бутон - создать инвойс. Он вводит только свои данные или подтверждает данные, если они быЛи внесены, смотрит цены, если что-то изменилось и он готов мне продать дешевле - редактирует, если надо высше - должен созвонится с нами, чтоб мы коригировали цену (Это редкость и такое можно себе позволить), если не может сделать позицию - удаляет. Система знает изначально какая была цена заказа. Допустим было 120 рублей. Допустим он внес корекции так как не выполнил одну позицию, а на другие две цена снизилась, получилось 97руб. Система знает максиму, проверяет, инвойс не превышает ли максимум, сравнивает цены с ценами в базе,если все равны или ниже - дает нажать подтвердить, если что-то разходится - говорит что разходится и чтоб или исправил или позвонил нам. Если все окей, хочу чтоб автоматом после нажатия подтвердить деньги с моего онлайн банкинга уходили к поставщику. На данный момент я почти научился на питоне управлять мозилу по экрану, но еще не отладил работу как хочу.

Формирование цены для клиентов по формуле. Есть цена поставщика, далее формула +фиксированая сумма на труд персонала (((+% от новой суммы риск + % от новой суммы прибыль ) - % от всей суммы в зависимости от количества позиций) - % от новой суммы за новый/старый клиент)*1.08% - непредвиденые разходы.

Может быть весь процес бух. отчета в России сложнее чем у нас, у бухгалтера есть акаунт в системе, там он видит все выставленые мною счета с прикрепленными к ним офертами и контрактами, а так же отсканированые/эл. варианты инвойсов (благо уже много лет у нас печать и подпись не обязательны на инвойсе и их не ставят) которые выставляли нам. Трат без инвойсов нет и быть не может, все банком, наличка только в редких случаях по типу кончились печеньки в офисе, сбегай купи и то они за наличные личные и в отчеты не входят.

Что именно хочеш знать? Я в целом описал как она работает моя система. Все на php и в локалке, доступ с наружи через VPN.
Она очень далека от совершенства, но работает.
А начиналось все с того, что я ненавижу тратить время на всякие мелочи и в целом я довольно ленивый человек. Когда сотрудников стало двое, мое время уходило на обяснять им по какой заявке что писать, от куда брать цены, от куда что копировать, когда появились машины, сперва пользовался GPS системой для слежки и отчета топлива, потом решил, чт мне абсолютно пофиг какими маршрутами кто едет и пользуются ли автомобилем для личных нужд, так как поездку на море они не смогут оправдать топливом, а то что сегодня крутанул 20-30км больше компенсируется усредненым разходом топлива и в целом я практически не в пролете, а для дорожных листов и бух. отчетности хватает и просто дневной километраж. Чтоб не переписывали сами - по 2-3 были на али синезубые хреньки на OBD2. Выдают всю информацию которая мне нужна.
Это не то что не основная работа, это даже не близко к всему рабочему процессу, просто было необходимо.

Имееш ввиду сдали?

Вот про сумму в конце я не уверен, так как чем больше бессмысленных соглосований уже согласованых трат, тем больше человеко-часов уходит на это.
Обучение новым стандартам проходит быстро, так как не меняется вся процедура, а часть процедуры.
Я потратил уйму личного времени на изучение процедур и работы лучших на рынке, пользовался немного внутреней информации SAP, оптимизировал весь процес под себя. Сейчас у меня любая палка может сесть за комп, запустить програмку, посмотреть новый запрос, составить оферту (все составляется из падающего меню, если клиент хочет что-т новое, чего у нас нет, то оно вписывается и уже существует на всегда, в след раз оно будет в падающем меню), цены появятса самостоятельно, цены на новую услугу формируются из цены поставщика автоматично. Цены на всякие составные (еда,бухло) следятся онлайн 24/7 автоматично и при изменении меняются сами. Описание предлагаемой услуги единственное что должен заполнить составитель оферты и то только один раз, при внесении новой услуги. Заполнив все по заявке, тупо жмет окей, генерируется оферта с описанием всех услуг, генерируется контракт с описанием всех услуг, генерируется schedule самого тиймбилдинга по часам с описанием что где и как. Жмеш save и все, доки сохранены в папке клиента, ему отправлен мейл со всем набором документов и все довольны. Если клиент согласен, открываеш папку, выбираеш заявку, разпечатываеш договор, генерируеш инвойс и все закончилось.
Со стороны закупок, абсолютно все закупки для данного тиймбилдинга генерируются списком при состовлении оферты, позицыии объединяются по поставщикам, генерируется и список всего что надо сделать для этого тиймбилдинга и больше ничего не надо. Цены на тийм со мной не надо согласововать, есть мин и макс цена на каждую услугу, определяется цена автоматически в зависимости от позиций, финальной суммы и клиент новый или нет. Диапазон цен всегда в проценте от цены поставщика. Иногда приходится проверять цены на некоторые услуги, но для этого генерирую мейл: Просим подтвердить цену на то и то.
Закупки для офиса точно так же в системе, каждый месяц 5-того числа система пищит - должны купить то то и то, вот вам список, вот вам поставщики с телефонами. Если возникает екстренная ситуация - сгорел служебный ноут, то уже я решаю какой куплю, на данный момент не нужна оптимизация, на складе есть 3 ноута на аварийные ситуации.
Километражы с машин считываю автоматически через синезубое устройство на OBD2 и приложение на смартфоне, которое считывает данные раз в день когда находит подключение к устройству (не придумал еще решение висящего always on bluethoot). Данные сравниваются с тратами на топливо и спокойно отслеживаю по среднему разходу, система сама пищит когда машина потратила больше топлива чем полагается за данные километры.
Есть еще очень много нюансов системы и я не считаю ее прям идеальной, но я ее допиливаю постоянно, оптимизируя и автоматизируя практически все возможные процессы.
Если у тебя есть идея как оптимизировать и автоматизировать платежи к контрагентам - буду рад услышать, так как сейчас, приходится все платить самому. Хочу сделать чтоб по уникальному номеру заказа, клиент получал одноразовой доступ к системе, создавал инвойс и после нажав отправить, система автоматически совершала платеж. Ограничить возможность чтоб он выставил мне счет на больше, чем надо мне не сложно, у меня есть абсолютно точная цена моего заказа, я могу сделать так чтоб система при введении суммы больше, чем сгенерировано в заказе выдавала ошибку/говорила - позвоните нам для уточнении суммы по заказу.
Сейчас практически готов модуль для моих клиентов, в котором они сами смогут создавать себе тийм, получать цену на него и модифицировать его как хотят, скажем будет конструктор, но вот с платежами мне важнее, потому что сильно заебно платить по 10-15 инвойсов каждый сраный день.

Не могу согласится. Для примера дам IBM и VMWare, обе компании мои клиенты и я более или менее в курсе их документных процесах.
Так вот, уровень бюрократии в IBM просто нереален, для получения purchase order (РО) надо столько бумаг и столько отделов обойти, что все стараются не брать на себя это. Опишу мое первое столкновение с ними. Запрос на оферту, описано подробно все что хотят, запрос имеет номерок, что очень правильно и я одобраю, но на этом заканчивается все хороше и начинается цырк.
Для понимания - HR отдел имеет бюджет сумму Х на тийм билдинг. Все чудесно, бюджет одобрен и в расположении отдела. Все решения по офертам принимае HR отдел. Вроде логично. HR отдел создает в их системе внутри заявку на получение номера РО, заявку одобряет финансовый отдел и отправляет ее менеджеру на подписание, тот подписывает и возвращяет ее в финансовый отдел, который присваевыет ей номер и отправляет в бухгалтерию для открыия самого PO. Дальше HR рулят сами, они определяют кого наймут, программу, даты и прочее и прочее. Оферта не проходит согласование с менеджментом и финансисами, бюджет определен и выделен в прошлом году, когда составляли бюджет на этот год, даты тоже тогда опеределили. Дальше - я отправляю им оферту с моим номер и с описанием их PO. В случае они приняли мою оферту. Далее, они 2 недели получали разные номера разных внутрефирменых бюрократских документов, чтоб в конечном итоге я получил доступ к их системе и в их системе создал для них инвойс по которому они мне заплатят.
Чисто документально на любую закупку у них уходит неделя и это не решение будет этот или этот, купим кондюки мицубиси или дайкин, а тупо - мы решили что купим, наш бюджет одобрен, у нас есть деньги, есть оферта, контракт подписан, давайте создавать 100500 документов внутри компании.

Пример с VMWare - от них пришел запрос с тем же PO номером. Все окей, я возвращяю оферту, они возвращяют мою оферту с подписью и печатью - приняли. Контаракт на такую сумму не нужен, есть подписаная подробная оферта, выставляйте инвойс. Вся процедура заняла полтора дня. Видимо они изначально знали что выбрали меня. PO в VMWare создает в системе отдел которому надо что-то купить, у каждого отдела бюджет, который планировали в предыдущем году с учетом инфляций с рисками и тд и тп. Каждый отдел сам рулит своим бюджетом и не тратит время 100 отделов на всякие соглосования закупки 5ти кружек.
По опыту работы с IBM и VMWare могу сказать следующее - с IBM с момента в который они звонят мне и говорят, в этом году тийм будет тогда и тогда на столько и столько человек, до подписания доп. соглашения проходит ровно 2 месяца, создаются уйма бумажек и документов, которые в конечном итоге никто не смотрит. VMWare звонят и говорят, тийм будет тогда, скинь оферту, придумай что-то новое. У меня уходит 3-5 дней на составить сенарий, подобрать отели и тд и тп, с их стороны ответ приходит либо да, либо - вне бюджета, убираем это и это, либо - рафтинг не хотим, хотим дайвинг. Все с момента звонка до получения предоплаты - больше 10-ти дней никогда небыло.

ISO много видов, некоторые прям очень полезные для контрагентов, но в целом, большенство из них составлялись давно и унифицированы для всех, типо должны подходить всем, а это всегда ведет за собой уйму проблем.

В моем случае, я получаю доступ к их системе для бронирования. Я клацаю мышкой выбирая что мне надо, заполняю данные о людях на которых бронь, клацаю окей и все, принтер разпечатывает чеки, а система предлагает сохранить PDF на локальном компе. Деньги списывают с моего акаунта, так как по договору я обязан бронить на минимум определенную сумму в полугодие и эта сумма оплачивается предварительно. Больше нет ничего. Мое ISO даже не гарантирует им, что я буду клацать по процедуре в их системе, так как это не моя система документооборота (не в моей компании) и она в аудите по ISO проходить не будет.
Единственная причина требования ISO от меня, которая приходит мне в голову - статус компании, типо нет ISO - ты не сериозен. И не важно, что ты платиш, а потом получаеш, а если не изразходуеш сумму, то прогораеш на нее и никого не ипет.
Я бы понял, если бы они были заказчиком и требовали ISO у меня, хотя и в этом случае, это никак не гарантирует, что у меня не бардак в офисе.
А все процедуры по ISO 9001 такой дикий бред, что просто не понимаю, как это существует в 21 веке и почему 50-60% из них не удалены по ненадобности в 21 веке.
Как минимум хранение на бумажном носителе всего документо оборота в определеном порядке - аууу, я не помню когда в последний раз разпечатывал что-то кроме как договор.

Event Management если очень сильно обобщить.

Именно это я созавал в течении 3ех лет. Чтоб не важно было Галя ли работает или Тамара. У меня моя система, писаная лично мною по систематизации рабочего процеса.
ISO 9001 не качество работы, а документооборота в офисе. Я очень за стандарты качества, но ISO 9001 не стандарт качества, а стандарт тому, что у тебя бумажки правильно лежат в офисе и свои фотографии ты не храниш в папке Фото, а в папке Фотографии. В целом 9001 полный бред и все кто сталкивался с ним это знают.
Но моя система, которую пилил я под себя и которая сводит к минимуму человеческий фактор не может быть софтом для управления документооборотом, так как она не сертифицирована, а сертифицировать ее так, чтоб ее признавал ISO у меня ни времени, ни денег, ни желания нет, как минимум, потому что это не мой бизнес.
ISO 9001 на стабильность не влияет и не свидетельствует о ней, повторюсь, оно свидетельствует только о том, что ты соблюдаеш процедуры определеные лет 20 тому назад и унифицированы под всех. Ничего кроме увеличение количества документов нет. Ах да, у тебя весь персонал должен быть обучен по ISO и когда нанимаеш нового - изволь обучить и его, иначе работать не может, проебеш сертификат, что делает тебя очень зависимым от персонала.

Скорее всего надо было дописать вопрос - кто сука и зачем создает всю эту сраную бюрократию.

Поймите меня правильно, я прекрасно понимаю, насколько важно унифицировать документооборот и на сколько важно держать все под контролем, но это никоем образом не означает, что надо создавать ненужную бюрократию на ровном месте.
Стандартизация и унификация не должны приводить к бессмысленной нагрузки процесов.
Иными словами, PO это очень хорошо, а вот согласование присвоения номера PO абсолютно бессмысленный процес, так как сам отдел решает трату денег, а не менеджмент, менеджмент дал уж свое добро и бюджет есть, дата согласована, все согласовано. Менеджмент поставит окей абсолютно всегда, так как это заплановано давно. Я прекрасно понимаю, когда возникает экстренная нужда в покупки чего-то, что не оговорено в бюджете и нужны деньги из риска. Лично по моему, просто кто-то забыл убрать галочку - не согласововать PO на утвержденные траты. Либо забыл поставить такую галочку и теперь весь IBM следует этому правилу, осозновая на сколько оно бредово, но не может ничего сделать.
Я довольно давно работаю с SAP, они тоже мои клиенты и общяясь с ними понимаю, что в 60-70% случаев, клиент сам не знает для чего добавляет уйму всякой беребеды в конфигурацию, излишно создавая себе ненужную нагрузку.
Ах да, и VMWare и IBM пользуются SAP.