Ненавижу бюрократию

Не помню в какой момент моей жизни я возненавидел бюрократию, но терпеть ее не могу в любых ее проявлениях.


Месяца 3 веду переговоры с немецким агентом по отелям из ранга TUI. Вся суть в том, что я очень хочу получить нормальные цены на отели для моих целей, не скупая огромные пакеты номеров. Как ни как, моя работа не тур агентство.

Так вот, 3 месяца торгуемся по ценам, по условиям и т.д. и т.п. и вот на прошлой неделе вроде все, договорились, на этой недели подписываем.

Для меня это огромный шаг вперед, так как цены которые дают компании как TUI для своих контрагентов различаются от любых возможных цен процентов таки на 30-40% вниз, а в добавок, регулярно выпадают номера по очень низким ценам - купленные пакетом, не проданные до конца, а пакет закончится через месяц, все номера сливают по ценам 20-30% от цены на ресепшане.

Я рад как бык, жду их пакет документов и вуали, сегодня приходит. Образец договора, разного рода декларации и требование к документам которые должен предоставить я. Все ничего, лицензия на туристическую деятельность, свид. регистрации компании, выписку из евростат и прочие документы, которые либо у меня есть, либо делаются в 3 клика. Но не может быть все так хорошо, нужен либо TUV либо ISO сертификат. И вот здрасти и привет, звоню узнавать что и как по ISO, какие сроки и получая информацию я понимаю, что все те годы, в которые я оптимизировал у себя всю свою бюрократию и сводил необходимые документы к минимуму просто потрачены в жопу. Для того, чтоб пройти их сраный аудит и получить сертификат, я сука должен создать нереальную внутрифирменную бюрократию, увеличить в раза три весь поток документов, хранить сука все на бумажке, хотя я обязан иметь компьютерную программу учета фирменной документации (продукты SAP мне в руки) и вообще следовать идиотским правилам, которые не то что не облегчат жизнь или нахождение нужного документа в нужный момент, они напротив, усложнят все это грандиозно.

Сука, сертификат, который должен гарантировать увеличение эффективности потока документов в реальности усложняет весь процесс и делает его в разы менее эффективным.


Для полного понимания людьми которые не в курсе что такое ISO 9001.

Допустим у вас компания, Вам надо выставить счет вашему клиенту. Как поступаете Вы? Либо выставляете сами, либо поручаете тому кто этим занимается в словесной форме. Счет выставляете, клиент оплачивает, все идет в бухгалтерию. На этом все.

Но если у вас ISO 9001 то у вас есть 100500 процедур и вам нельзя сказать "Тамар, выстави счет клиенту на 6 котлет", вы должны написать 100500 бумажек, чтоб выставить сраный счет.

Ненавижу я бюрократию и чувствую начну на неделе прозванивать всех этих агентов, но ISO я делать не буду. Я осознаю какие плюсы даст мне ISO сертификат, но сука я не позволю, чтоб мой порядок работы, созданный с огромным трудом и оптимизированный до максимума был уничтожен.


Злой я, тег мое.

P.S. Для того, чтоб пост не был полон моей злости добавлю:

Разговор двух соседов на даче:
- Вчера ветер унес пугало в огороде, пока поменяю, поставил жену на его место.
- И?
- Сегодня вороны принесли мне прошлогодний урожай.

Вы смотрите срез комментариев. Показать все
Автор поста оценил этот комментарий
Организация проходит несколько стадий жизни, согласно классификации Адизеса.
И на начальном этапе бюрократия будет мешать. На этапе, когда есть наемные менеджеры, а не Вы сами руководите всей компанией, то нужны отражённые процедуры, нужна стандартизация и унификация.
Сравнивать IBM и VMware не совсем корректно. В IBM 377тыс сотрудников, в VMware 13 тыс. IBM прошла все, она очень старая, с большой историей, и процессы там складывались не 1 день. Это мультинациональная компания, в понятие оптимальной работы которой входит согласованностью работы огромного числа людей и отделов по всему миру, нужно учесть и налоги и юридические проблемы и страховки и прочее-прочее.
Также очень сильно зависит от степени самостоятельности подразделений. Не все компании имеют возможность самостоятельно принимать решения. Чем больше самостоятельности на местах, тем быстрее решаются проблемы, тем сложнее унификация, и сложнее понимание процессов.
раскрыть ветку (10)
Автор поста оценил этот комментарий

Поймите меня правильно, я прекрасно понимаю, насколько важно унифицировать документооборот и на сколько важно держать все под контролем, но это никоем образом не означает, что надо создавать ненужную бюрократию на ровном месте.
Стандартизация и унификация не должны приводить к бессмысленной нагрузки процесов.
Иными словами, PO это очень хорошо, а вот согласование присвоения номера PO абсолютно бессмысленный процес, так как сам отдел решает трату денег, а не менеджмент, менеджмент дал уж свое добро и бюджет есть, дата согласована, все согласовано. Менеджмент поставит окей абсолютно всегда, так как это заплановано давно. Я прекрасно понимаю, когда возникает экстренная нужда в покупки чего-то, что не оговорено в бюджете и нужны деньги из риска. Лично по моему, просто кто-то забыл убрать галочку - не согласововать PO на утвержденные траты. Либо забыл поставить такую галочку и теперь весь IBM следует этому правилу, осозновая на сколько оно бредово, но не может ничего сделать.
Я довольно давно работаю с SAP, они тоже мои клиенты и общяясь с ними понимаю, что в 60-70% случаев, клиент сам не знает для чего добавляет уйму всякой беребеды в конфигурацию, излишно создавая себе ненужную нагрузку.
Ах да, и VMWare и IBM пользуются SAP.

раскрыть ветку (9)
Автор поста оценил этот комментарий
FlyingColors?
раскрыть ветку (1)
Автор поста оценил этот комментарий

Имееш ввиду сдали?

Автор поста оценил этот комментарий
Я тоже выступаю за оптимизацию и прозрачность, за уменьшение избыточности, но сложность систем(принятия решений, согласований, бизнесс процессов) в компаниях подобных IBM запредельная. Можно создавать отдельный институт доя изучения)) и на изменения требуются колоссальные средства. Нужно заложить деньги на само изменение, на переобучение сотрудников(а это время и новые тренинги), также это команда, которая будет решать проблемы. Это отладка.
И ещё, в самом начале. Вас спросит руководство, как много мы сэкономим средств? Человека-часы мы также можем перевести в деньги. И на выходе получится не шибко значительная сумма.
раскрыть ветку (6)
Автор поста оценил этот комментарий

Вот про сумму в конце я не уверен, так как чем больше бессмысленных соглосований уже согласованых трат, тем больше человеко-часов уходит на это.
Обучение новым стандартам проходит быстро, так как не меняется вся процедура, а часть процедуры.
Я потратил уйму личного времени на изучение процедур и работы лучших на рынке, пользовался немного внутреней информации SAP, оптимизировал весь процес под себя. Сейчас у меня любая палка может сесть за комп, запустить програмку, посмотреть новый запрос, составить оферту (все составляется из падающего меню, если клиент хочет что-т новое, чего у нас нет, то оно вписывается и уже существует на всегда, в след раз оно будет в падающем меню), цены появятса самостоятельно, цены на новую услугу формируются из цены поставщика автоматично. Цены на всякие составные (еда,бухло) следятся онлайн 24/7 автоматично и при изменении меняются сами. Описание предлагаемой услуги единственное что должен заполнить составитель оферты и то только один раз, при внесении новой услуги. Заполнив все по заявке, тупо жмет окей, генерируется оферта с описанием всех услуг, генерируется контракт с описанием всех услуг, генерируется schedule самого тиймбилдинга по часам с описанием что где и как. Жмеш save и все, доки сохранены в папке клиента, ему отправлен мейл со всем набором документов и все довольны. Если клиент согласен, открываеш папку, выбираеш заявку, разпечатываеш договор, генерируеш инвойс и все закончилось.
Со стороны закупок, абсолютно все закупки для данного тиймбилдинга генерируются списком при состовлении оферты, позицыии объединяются по поставщикам, генерируется и список всего что надо сделать для этого тиймбилдинга и больше ничего не надо. Цены на тийм со мной не надо согласововать, есть мин и макс цена на каждую услугу, определяется цена автоматически в зависимости от позиций, финальной суммы и клиент новый или нет. Диапазон цен всегда в проценте от цены поставщика. Иногда приходится проверять цены на некоторые услуги, но для этого генерирую мейл: Просим подтвердить цену на то и то.
Закупки для офиса точно так же в системе, каждый месяц 5-того числа система пищит - должны купить то то и то, вот вам список, вот вам поставщики с телефонами. Если возникает екстренная ситуация - сгорел служебный ноут, то уже я решаю какой куплю, на данный момент не нужна оптимизация, на складе есть 3 ноута на аварийные ситуации.
Километражы с машин считываю автоматически через синезубое устройство на OBD2 и приложение на смартфоне, которое считывает данные раз в день когда находит подключение к устройству (не придумал еще решение висящего always on bluethoot). Данные сравниваются с тратами на топливо и спокойно отслеживаю по среднему разходу, система сама пищит когда машина потратила больше топлива чем полагается за данные километры.
Есть еще очень много нюансов системы и я не считаю ее прям идеальной, но я ее допиливаю постоянно, оптимизируя и автоматизируя практически все возможные процессы.
Если у тебя есть идея как оптимизировать и автоматизировать платежи к контрагентам - буду рад услышать, так как сейчас, приходится все платить самому. Хочу сделать чтоб по уникальному номеру заказа, клиент получал одноразовой доступ к системе, создавал инвойс и после нажав отправить, система автоматически совершала платеж. Ограничить возможность чтоб он выставил мне счет на больше, чем надо мне не сложно, у меня есть абсолютно точная цена моего заказа, я могу сделать так чтоб система при введении суммы больше, чем сгенерировано в заказе выдавала ошибку/говорила - позвоните нам для уточнении суммы по заказу.
Сейчас практически готов модуль для моих клиентов, в котором они сами смогут создавать себе тийм, получать цену на него и модифицировать его как хотят, скажем будет конструктор, но вот с платежами мне важнее, потому что сильно заебно платить по 10-15 инвойсов каждый сраный день.

раскрыть ветку (5)
Автор поста оценил этот комментарий
было бы интересно узнать подробнее)
я сам занимаюсь оптимизацией на своем рабочем месте, но не является основной деятельностью)
раскрыть ветку (4)
Автор поста оценил этот комментарий

Что именно хочеш знать? Я в целом описал как она работает моя система. Все на php и в локалке, доступ с наружи через VPN.
Она очень далека от совершенства, но работает.
А начиналось все с того, что я ненавижу тратить время на всякие мелочи и в целом я довольно ленивый человек. Когда сотрудников стало двое, мое время уходило на обяснять им по какой заявке что писать, от куда брать цены, от куда что копировать, когда появились машины, сперва пользовался GPS системой для слежки и отчета топлива, потом решил, чт мне абсолютно пофиг какими маршрутами кто едет и пользуются ли автомобилем для личных нужд, так как поездку на море они не смогут оправдать топливом, а то что сегодня крутанул 20-30км больше компенсируется усредненым разходом топлива и в целом я практически не в пролете, а для дорожных листов и бух. отчетности хватает и просто дневной километраж. Чтоб не переписывали сами - по 2-3 были на али синезубые хреньки на OBD2. Выдают всю информацию которая мне нужна.
Это не то что не основная работа, это даже не близко к всему рабочему процессу, просто было необходимо.

раскрыть ветку (3)
Автор поста оценил этот комментарий
Итересно узнать подробнее прло выставдение счетов, Вы хотите автоматизировать оплату?
также формирование цены для клиентов.
Просто все что Вы рассксзываете я делаю и для себя, сокращая труд своих коллег.
Также стоит вопрос автоматизации выставления счетов доя нашей бухгалтерии.
раскрыть ветку (2)
Автор поста оценил этот комментарий

Оххх, дошли руки ответить.

Про выставлении счетов для клиентов - все просто, они просто поля в оферте, система стягивает и генерируетна базе оферты инвойс.
Я хочу автоматизировать оплату не мне, а когда я плачу. Как это произходит сейчас. Пришел заказ, оформили оферту, все приняли, софт сам знает что и где продается, групирует по поставщикам и составляет список закупок с адресами, именами компаний и их контактныМи данными. Выгледит все так:
позиции 1,3,8,12 - Рога и копыта, Зажопинск, большой_рог@рогаикопыта.ком, 111111.
по другим позициям аналогично
напротив каждой позиции стоит цена, которая обявлена поставщиком.
Мой персонал звонит/пишет мейл с заказом поставщикам, те выставляют инвойс, отправляют, инвойс передают мне, я оплачиваю и отправляю в папку - для бухгалтера.
Я хочу сделать так:
цена по которой мне продаст поставщик у меня есть, список товаров тоже, я хочу при создании списка, чтоб генерировались необходимое количество ссылок и отправлялись поставщикам. В ссылке - все что мне надо, цены и бутон - создать инвойс. Он вводит только свои данные или подтверждает данные, если они быЛи внесены, смотрит цены, если что-то изменилось и он готов мне продать дешевле - редактирует, если надо высше - должен созвонится с нами, чтоб мы коригировали цену (Это редкость и такое можно себе позволить), если не может сделать позицию - удаляет. Система знает изначально какая была цена заказа. Допустим было 120 рублей. Допустим он внес корекции так как не выполнил одну позицию, а на другие две цена снизилась, получилось 97руб. Система знает максиму, проверяет, инвойс не превышает ли максимум, сравнивает цены с ценами в базе,если все равны или ниже - дает нажать подтвердить, если что-то разходится - говорит что разходится и чтоб или исправил или позвонил нам. Если все окей, хочу чтоб автоматом после нажатия подтвердить деньги с моего онлайн банкинга уходили к поставщику. На данный момент я почти научился на питоне управлять мозилу по экрану, но еще не отладил работу как хочу.

Формирование цены для клиентов по формуле. Есть цена поставщика, далее формула +фиксированая сумма на труд персонала (((+% от новой суммы риск + % от новой суммы прибыль ) - % от всей суммы в зависимости от количества позиций) - % от новой суммы за новый/старый клиент)*1.08% - непредвиденые разходы.

Может быть весь процес бух. отчета в России сложнее чем у нас, у бухгалтера есть акаунт в системе, там он видит все выставленые мною счета с прикрепленными к ним офертами и контрактами, а так же отсканированые/эл. варианты инвойсов (благо уже много лет у нас печать и подпись не обязательны на инвойсе и их не ставят) которые выставляли нам. Трат без инвойсов нет и быть не может, все банком, наличка только в редких случаях по типу кончились печеньки в офисе, сбегай купи и то они за наличные личные и в отчеты не входят.

Автор поста оценил этот комментарий
Отвечу подробно позже, работы много.
Вы смотрите срез комментариев. Чтобы написать комментарий, перейдите к общему списку