Когда пора начинать строить систему в компании?
Однажды утром вы проснулись и решили пойти в бизнес.
Допустим вы занимаетесь скрапбукингом. Или свечки делаете. Или ножи. Или ремонтируете машины.
Пока вы один – все в целом неплохо. У вас три заказчика, коробка с материалами и все нужные знания в голове.
Далее. Допустим то, что вы делаете – вы делаете хорошо. И у вас теперь 50 заказчиков, с которыми уже сложно справляться в одиночку. Что делать? Стать работодателем и кого-то нанять.
Потом все закрутилось и вот у вас компания на 100 человек по производству ножей и скрапбукингу. Порядок наводить уже тяжело. Кругом хаос, все суетятся, и «Почему не сделан заказ на сто тыщ миллионов, который надо отправить к обеду?».
И когда было пора?
А пора было в то утро, когда вы проснулись.
Ежу понятно, что для самого себя не надо писать инструкций – вы и так все знаете. Но, например, табличку в экселе, чтобы записывать туда заказы-доходы-расходы-материалы, создать можно. Все – начало системы положено.
Когда вы собрались нанимать первого помощника – напишите памятку как ему делать его работу. Ну пожалуйста. Не надо ее утверждать, согласовывать и окунаться в бюрократический ад. Просто на листе А4 большими буквами напечатайте: «Возьми отсюда – положи сюда – запиши здесь». И повесьте перед его лицом.
Мир жесток. Потому людей с памятью рыбки Дори в нем больше, чем кажется. Ну и когда вы наймете второго человека с таким же функционалом – вам уже не понадобиться тратить время на то, чтобы объяснять одно и то же. Так вы освободите себе время на поиск новых клиентов, обед или хобби. И сэкономите немного нервных клеток.
Систему надо начинать делать с самого начала: писать краткие памятки, зарисовывать то, как идет ваш процесс. Для чего? Как минимум:
Чтобы ничего не забыть;
Чтобы не объяснять новичкам одно и то же по сто раз;
Чтобы сократить время адаптации новичка. Пока он все не запомнит он будет косячить. Если ему есть где посмотреть порядок действий – вероятность косяков снизится.
Когда у вас маленькая организация из одного уровня управления (то есть вы – мозг, а остальные исполнители) – этого волне достаточно.
Если на горизонте появляются отделы с их руководителями – тогда пора систему развивать. Чем больше становится людей – тем сложнее управлять всем вручную.
Как говорила одна руководительница довольно крупной компании: «Я могу и полы помыть, но кто тогда будет мыслить стратегически?".
А желающих поговорить на тему: «Чего бюрократию разводить, когда нас три человека» приглашаю в комментарии.