Когда пора начинать строить систему в компании?⁠⁠

Однажды утром вы проснулись и решили пойти в бизнес.

Допустим вы занимаетесь скрапбукингом. Или свечки делаете. Или ножи. Или ремонтируете машины.

Пока вы один – все в целом неплохо. У вас три заказчика, коробка с материалами и все нужные знания в голове.

Далее. Допустим то, что вы делаете – вы делаете хорошо. И у вас теперь 50 заказчиков, с которыми уже сложно справляться в одиночку. Что делать? Стать работодателем и кого-то нанять.

Потом все закрутилось и вот у вас компания на 100 человек по производству ножей и скрапбукингу. Порядок наводить уже тяжело. Кругом хаос, все суетятся, и «Почему не сделан заказ на сто тыщ миллионов, который надо отправить к обеду?».

И когда было пора?

А пора было в то утро, когда вы проснулись.

Ежу понятно, что для самого себя не надо писать инструкций – вы и так все знаете. Но, например, табличку в экселе, чтобы записывать туда заказы-доходы-расходы-материалы, создать можно. Все – начало системы положено.

Когда вы собрались нанимать первого помощника – напишите памятку как ему делать его работу. Ну пожалуйста. Не надо ее утверждать, согласовывать и окунаться в бюрократический ад. Просто на листе А4 большими буквами напечатайте: «Возьми отсюда – положи сюда – запиши здесь». И повесьте перед его лицом.

Мир жесток. Потому людей с памятью рыбки Дори в нем больше, чем кажется. Ну и когда вы наймете второго человека с таким же функционалом – вам уже не понадобиться тратить время на то, чтобы объяснять одно и то же. Так вы освободите себе время на поиск новых клиентов, обед или хобби. И сэкономите немного нервных клеток.

Систему надо начинать делать с самого начала: писать краткие памятки, зарисовывать то, как идет ваш процесс. Для чего? Как минимум:

• Чтобы ничего не забыть;

• Чтобы не объяснять новичкам одно и то же по сто раз;

• Чтобы сократить время адаптации новичка. Пока он все не запомнит он будет косячить. Если ему есть где посмотреть порядок действий – вероятность косяков снизится.

Когда у вас маленькая организация из одного уровня управления (то есть вы – мозг, а остальные исполнители) – этого волне достаточно.

Если на горизонте появляются отделы с их руководителями – тогда пора систему развивать. Чем больше становится людей – тем сложнее управлять всем вручную.

Как говорила одна руководительница довольно крупной компании: «Я могу и полы помыть, но кто тогда будет мыслить стратегически?".

А желающих поговорить на тему: «Чего бюрократию разводить, когда нас три человека» приглашаю в комментарии.