Журналы в автотранспортных организациях
Как транспортные отделы, так и автотранспортные компании не обходятся без документооборота. Одной из наиболее важных категорий документов являются журналы, с помощью которых можно осуществлять учет расходов на ГСМ и обслуживание транспорта, контролировать работу водителей и выполнять многие другие действия. При этом разные журналы заводятся для реализации различных задач.
Зачем это необходимо
В настоящее время журналы обязательны для всех транспортных предприятий и отделов. Отчетные документы важны по разным причинам, например, журнал инструктажей подтверждает обеспечение безопасности дорожного движения. Журнал расходов и доходов облегчает работу бухгалтерии и способствует упрощенной уплате налогов, защищая руководителя от налоговой инспекции. А журнал выхода на рейс реализует контроль режима труда и отдыха сотрудников.
Документы позволяют без труда проходить проверки разных надзорных органов за счет прозрачного и честного ведения дел. Кроме того, благодаря журналам можно выявлять слабые места в работе компании и предпринимать меры для устранения проблем, например, регулировать потребление ресурсов или обнаруживать воровство внутри организации.
Журнал учета транспортных средств
Документ такого типа реализует учет состояния единиц техники в автопарке. Благодаря этому можно отслеживать траты на обслуживание, наличие запчастей, планировать ремонтные работы и многое другое. Поддержание коммерческого транспорта в хорошем состоянии продлевает срок службы авто и снижает риск аварий.
Журналы содержат следующие сведения:
Наименование авто с номером, маркой и моделью.
Даты проведения технического обслуживания.
Информация о неисправностях.
Сведения о внеплановом ремонте и плановом техническом обслуживании.
Учет работы сотрудников
Транспортные отделы не обходятся без документов, оптимизирующих работу водителей. За счет этого можно существенно улучшить эффективность работы компании: находить наиболее оптимальные маршруты для регулярных рейсов, экономить топливо, отслеживать качество выполнения задач. При этом подобное средство контроля способствует мотивации водителей четко достигать поставленных целей в соответствии с планом.
Проработка маршрутов и проверка их соблюдения помогают вовремя доставлять грузы и пассажиров. При этом благодаря этому водители работают в соответствии с действующими требованиями в отношении режима труда и отдыха, за счет чего сотрудники не переутомляются при выполнении должностных обязанностей.
Безопасность дорожного движения
Любые компании с транспортными средствами на балансе обязаны осуществлять многочисленные меры для предотвращения аварий. По этой причине важно вести следующие журналы:
Журнал технического состояния ТС. За счет этого предприятие своевременно устраняет неисправности, которые могут стать причиной ДТП.
Журнал инструктажей. Специалист БДД проводит беседы с водителями, за счет которых сотрудники помнят о правилах вождения в условиях разных погодных условий, готовы действовать при возникновении аварии.
Журнал ДТП с участием авто организации. Подобные документы фиксируют аварии и способствуют разработке мер для предупреждения последующих аналогичных происшествий.
Данные документы помогают сохранять здоровье и жизни участников дорожного движения (не только водителей, но и пассажиров, пешеходов). Кроме того, такие журналы удовлетворяют требованиям законодательства, улучшают имидж в глазах партнёров и клиентов.
План работ
Чтобы понимать эффективность работы, компания может вести журналы, способствующие аналитике расходов и последующей постановке задач. В документах такого типа учитывается:
Пробег. Как отдельных единиц техники, так и общее количество километража с разных ТС за определенный период времени.
Расходы на обслуживание. Способствуют пониманию общих трат на топливо, ремонт и другие издержки.
Доход. Получение чистой прибыли от деятельности предприятия.
На основе данных можно определить, на какие затраты компания может рассчитывать в дальнейшем и каких действий должна достичь. Это позволяет не только усилить эффективность работы, но и повысить качество услуг.
Что важно знать о журналах
Хотя действующая нормативно-правовая база обязывает вести документацию в транспортных отделах, как правило, для журналов не существует унифицированных форм. Тем не менее в каждом документе должны присутствовать дата и время, описания событий и операций, проставляться данные и подписи участников и исполнителей.
Журналы обязаны храниться не менее 1 года (документы с описанием ДТП — не менее 3 лет). Важно, чтобы в документе были пронумерованы страницы. При этом журналы хранятся таким образом, что доступ к ним имеет только ограниченное число людей, и только по необходимости информация предоставляется представителям надзорных органов при проверках.
Журналы — важная часть в работе любой транспортной компании, которая повышает результаты деятельности организации и помогает избежать крупных штрафов!