Постановка задачи для программиста⁠⁠

Добрый день, дорогие пикабушники. Это мой дебют, первый пост, вообще понятия не имею, увидит ли его кто-то, но возможно хоть один ответ, да получу. Мне хотелось бы, что бы Вы привели пример постановки задачи для программистов из собственного опыта, так как в интернете информации конкретной (без воды) я не нашел. Давайте рассмотрим на простейшем условии - есть справочник в программе, в нем колонка «ФИО» и «должность». Мы с Вами хотим в этом справочнике добавить колонку «дата рождения». Как Вы бы задокументировали данную постановку? Ведь можно представить это в разных формах, например в таблице описать, схему нарисовать или просто текстом. Напишите развернуто пожалуйста Ваши примеры. Я бы написал скорее всего примерно так - реализовать новую колонку, назвать «дата рождения. Формат «Date” дд.мм.гггг. Реализовать проверку - в случае если год рождения превышает 2004 год - выводить запрещающее сообщение [Сотруднику менее 18 лет].

В общем этот пример я привел для наглядности, хочется понимать, как Вы обычно ставите задачу? Может к вас иерархичный стиль, типа 1. Потом 1.1 потом 1.1.1. Потом 2. Потом 2.1 и так далее... ожидаю примеров ( позволительно даже по Вашим условиям задачи). Спасибо :)