Ошибки деловой переписки
Существует большое количество правил и норм современной деловой переписки, незнание которых может испортить отношения с коллегами или потенциальными партнерами. Предлагаем вашему вниманию самые распространенные ошибки, которые допускаются при написании делового письма.
Отсутствие приветствия
Если вы пишете деловое письмо, значит, вам что-то нужно от адресата. Для того, чтобы проявить вежливость и дать понять виртуальному собеседнику, что вы уважаете его, обязательно начните письмо с приветствия. Обойтись без него — все равно, что открыть двери в чужой дом ногой.
Как неправильно: Олег, отправьте мне список товаров, которые закончились в магазине.
Как правильно: Здравствуйте, Олег. Отправьте мне список товаров, которые закончились в магазине.
Фраза «Доброго времени суток»
Как мы уже упоминали, приветствие обязательно должно присутствовать в любом письме. Однако лучше использовать современные, общепринятые формулировки, а не фразы родом из двухтысячных. Конечно, вы не можете предсказать, когда адресат прочитает ваше письмо: утром, днем или вечером. Однако самым нейтральным и часто употребляемым вариантом является все-таки «Добрый день». А вот «доброе время суток» уже вышло из обихода, поэтому не стоит использовать его в деловых переписках.
Как неправильно: Доброго времени суток, Анна!
Как правильно: Добрый день, Анна!
Обращение к адресату с ошибками
Казалось бы, какие ошибки можно допустить в таком коротком отрезке текста? Однако многие умудряются не только написать неправильно имя и отчество, но также поставить лишнюю запятую. Да, существует правило, что обращение выделяется запятыми. Но ведь обращением является не только имя, но и зависимые от него слова.
Как неправильно: Уважаемый, Сергей Александрович!
Как правильно: Уважаемый Сергей Александрович!
Также при отправлении письма необходимо внимательно проверять, как зовут адресата, особенно если вы о нем впервые слышите. Очень часто вместо Марина пишут Мария, а Полин называют Алинами. Не забывайте и о расшифровке инициалов, иначе адресат сочтет, что вы проявляете к нему неуважение и пренебрежение.
Как неправильно: Уважаемая М.А.
Как правильно: Уважаемая Мария Алексеевна!
Неверное употребление местоимения «Вы»
Вопрос, с какой буквы писать местоимение «Вы», со строчной или заглавной, является весьма актуальным и вызывает много споров среди людей, которые считают себя грамотными. Раньше для этого случая существовало конкретное правило, которое гласило: «Для выражения вежливого обращения к одному лицу, местоимения Вы и Ваш пишутся с большой буквы. Если же нужно обратиться одновременно к нескольким лицам, местоимения пишутся со строчной буквы».
Однако сейчас данное правило перестало быть актуальным. В книге «Новые правила деловой переписки», авторами которой являются Максим Ильяхов и Людмила Сарычева, четко говорится, что «Вы» – устаревший канцеляризм. Обращение на «вы» к одному человеку уже является уважительной формой, поэтому писать местоимение с заглавной буквы — излишне.
Как неправильно:
Татьяна Александровна, не могли бы Вы…
Как правильно:
Татьяна Александровна, не могли бы вы…
Что касается местоимения «ты», то оно всегда пишется с маленькой буквы.
Использование неуместных шаблонов, фонов, шрифтов и подписей
Для рабочей переписки лучше всего применять специально разработанные почтовые шаблоны, так как это очень удобно и существенно экономит время. Они настраиваются быстро, просто и избавляют от необходимости каждый раз продумывать оформление письма. Если шаблон отсутствует, обязательно обращайте внимание на все нюансы. Так, например, фон должен быть белым, а шрифт — средним, черного цвета. Также следует обращать внимание на подпись: в конце письма обязательно нужно указать имя, должность отправителя, название компании, в которой он работает, все контактные данные. Необычные шрифты, яркие цвета фона и текста неуместны. Что касается жирного шрифта и курсива, то их использование допускается, но лишь в ряде случаев.
Как неправильно: Искренне Ваш Сергей
Как правильно:
С уважением,
Антонов Сергей Владимирович,
старший менеджер по работе с клиентами компании «Баланс».
Номер телефона: (812) 333 22 11
Email: balanspro12@mail.ru
Тема письма
Когда вы пишете деловое письмо, не забывайте указывать тему в соответствующей строке. Это сильно упростит процесс. Во-первых, получатель сразу поймет, о чем пойдет речь в письме, а во-вторых, сможет без проблем найти его среди десятка других, если вдруг возникнет такая необходимость. Кроме того, краткое указание тематики иногда помогает защитить сообщение от попадания в папку со спамом.
Что касается самой темы, то она должна быть краткой, емкой, отражать суть содержимого документа. Однако это не значит, что в строке должно быть всего одно слово. Лучше использовать три-четыре.
Как неправильно: Предложение
Как правильно: Предложение о сотрудничестве от компании «Квадро»
Использование уменьшительно-ласкательных слов
Не забывайте, что вы пишете деловое письмо, а не школьное сочинение о том, как провели лето. Поэтому уменьшительно-ласкательные слова по типу «личико», «волосики», «масочки» оставьте для игр с дочкой. Если вы занимаетесь реализацией уходовых средств, пишите сухо, четко и лаконично.
Как неправильно: Если хотите, чтобы ваши волосики были мягенькими и шелковистыми, наши масочки придутся как нельзя кстати.
Как правильно: Предлагаем вам поставку шампуней и бальзамов для волос, а также масок и кремов для лица.
Увы, панибратское отношение не сможет расположить к вам собеседника по ту сторону экрана. Большинство деловых людей воспринимают смайлы, скобки, ласкательные слова, фамильярность как несерьезное отношение к делу. Если человек заметит в вашем письме стилистическую безграмотность, репутация компании может пострадать.
Сокращения и односложные ответы
Деловое письмо — это не сообщение другу в социальных сетях. Поэтому избегайте формулировок по типу: «Ок», «Спс», «Прив» и так далее. Кроме того, что полные предложения являются обязательной составляющей деловой переписки, они имеют ряд преимуществ. Во-первых, собеседнику не нужно будет догадываться, что вы имели в виду под тем или иным словом. А во-вторых, вы сразу раскрываете все нюансы письма и не даете возможности толковать свои слова неверно. Сокращения, возможно, и экономят время, но лишь для того, кто отправляет сообщение. А вот адресат вынужден будет потратить не одну минуту, чтобы все расшифровать.
Как неправильно: Прив! Спс за быстрый ответ. Вышли пжлст отчет до обеда, собрание в 12:30.
Как правильно: Добрый день, Антон! Большое спасибо за быстрый ответ на мое письмо. Собрание перенесли на 12:30, поэтому вышлите, пожалуйста, отчет до обеда.
Использование клавиши Caps lock
Не стоит злоупотреблять заглавными буквами и выделять с их помощью слова, на которые стоит обратить пристальное внимание. В интернете это до сих пор символизирует крик, гнев, возмущение и прочие не совсем приятные для собеседника эмоции. Никому не нравится, когда на него повышают голос, пускай даже в письме и таким образом. Чтобы суть вашего письма была предельно ясной, а акценты — правильно расставленными, просто пишите свою просьбу, ответ или предложение понятнее.
Как неправильно: Уважаемый Игорь Павлович! Так как руководство больше не предоставляет финансовые средства на покупку чая и кофе, сотрудниками было принято решение приобрести необходимую продукцию самостоятельно. ПРОШУ СДАТЬ ДЕНЬГИ ДО КОНЦА РАБОЧЕГО ДНЯ!!!
Как правильно: Уважаемый Игорь Павлович, из-за уменьшения бюджета нам придется покупать чай и кофе в офис самостоятельно, поэтому до конца дня прошу сдать деньги на напитки.