Что такое матрица Эйзенхауэра. Как ее применять, чтобы все успевать и жить счастливо⁠⁠

Главное о самом популярном методе тайм-менеджмента.

Планирование – важнейший аспект жизни, которым нельзя пренебрегать. С помощью него человек не только успевает выполнять важные бизнес-задачи, но и управляет своей судьбой в самом широком смысле. Сделать это эффективно помогает знаменитый метод тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра. О том, что это такое и как с ней работать, пользуясь новыми технологиями, рассказывает Александр Байбулов – основатель бренда умных ежедневников bplanner.

Почему планирование – это очень важно

Для современного человека планирование уже давно превратилось из полезной привычки в необходимость. Люди из абсолютно разных сфер деятельности все чаще задумываются о тайм-менеджменте и пытаются использовать его для работы и даже повседневной жизни. Так, согласно исследованию медиахолдинга Rambler&Co в России, 79% респондентов утверждают, что умеют распоряжаться своим временем и в срок выполняют необходимые задачи.

Такая внушительная цифра объясняется целым рядом преимуществ, которые человек получает от планирования. Оно развивает мышление, помогает мыслить структурно, освобождает мозг от ненужных задач, развивает концентрацию на главном.

Все эти функции помогают и в бытовой жизни, но особенно они необходимы для работы и ведения бизнеса. Ведь для развития своего дела очень важна последовательность действий и четкий алгоритм работы. Только за счет этого можно наладить бизнес-процессы и, следовательно, подтолкнуть компанию к развитию.

Что такое матрица Эйзенхауэра

По данным Development Academy, самый популярный метод тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра. По легенде, ее придумал 34-й президент США, однако официальных подтверждений этому нет.

Матрица относится к операционному виду планирования. Она помогает быстро рассортировать накопившиеся дела, даже если их много, и правильно расставить приоритеты по их выполнению. Ее суть очень проста: необходимо сформировать список задач, а затем распределить их в таблицу, состоящую из четырех секторов: A – срочно и важно, B – важно и не срочно, C – не важно и срочно, D – не важно и не срочно. Чтобы это сделать, достаточно ответить лишь на два вопроса о каждой из задач – «она срочная?», «она важная?».

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Разбор на примере приложения

Чтобы применить матрицу Эйзенхауэра, достаточно лишь начертить таблицу 2x2, распределить в ней задачи, а затем вычеркивать по мере необходимости. С этой функцией идеально справится ежедневник – базовый инструмент для планирования. А если современные технологии могут помочь сделать этот способ планирования еще эффективнее.

Например, в приложении Bplanner, дополняющем бумажный ежедневник, существуют специальные теги. Они помогут сделать таблицу, составленную по матрице, еще функциональнее и удобнее. Их можно персонализировать.

Во-первых, каждому из секторов A, B, C и D пользователь может дать любое название: классические «срочно и важно», «важно и не срочно» или более конкретные. A – сектор кризиса (все кризисное мы делаем срочно) . B – сектор благополучия (в нем мы решаем стратегические задачи) . C – сектор иллюзий (здесь, как правило, накапливаются много задач, но по факту, их делать не нужно – просто вы с ними еще не разобрались) . D – сектор разрушения (это праздное времяпровождение – все, что бесполезно пожирает ваше время, бессмысленные разговоры, удовлетворение зависимостей) .

Во-вторых, для тегов можно выбрать разные цвета, в зависимости от предпочтений. Например, выделить сектор кризиса красным.

Также функционал приложения позволяет воспользоваться удобной персонализированной сортировкой. Допустим, разделить всю информацию на две категории, на два главных аспекта жизни – «семья» и «работа». Соответственно тегов станет уже восемь, но при этом пользователь может оставить четыре цвета – например, красный для важных, срочных задач – и для семьи, и для дома. Таким образом мы получим удобный список со всеми запланированными задачами, органично собранными в одном месте, который позволит быстро находить необходимую информацию, ясно видеть приоритеты, а, следовательно, оперативно и эффективно справляться с делами, которые действительно важны.

Главное о задачах в матрице Эйзенхауэра: на что нужно обратить внимание

В условиях операционной деятельности нам часто кажется, что срочные важные задачи – главное. Отчасти это действительно так, ведь соблюдать дедлайны необходимо. Тем не менее мало кто задумывается о том, что несрочные важные задачи в долгосрочной перспективе намного важнее.

Они относятся к сектору развития и считаются стратегическими. Благодаря их выполнению человек накапливает компетенции, создает фундамент для чего-то большего.

У тех, кто уделяет больше внимания стратегическим задачам, становится все меньше срочных и важных дел. Ведь зачастую причина их возникновения – как раз в игнорировании сектора развития. Срочные и важные дела накапливаются до тех пор, пока человек не проанализирует ситуацию и не определит, что нужно усвоить и сделать, чтобы их минимизировать.

Сектор C вполне обоснованно называют сектором иллюзий. Ведь, по сути, тратить свое собственно ценное время на выполнение неважных, но срочных задач не обязательно. Они появляются, когда возникает режим аврала: человеку необходимо выполнить много дел и ему кажется, что все из них важные.

В этом случае матрица Эйзенхауэра помогает вычленить задачи категории C и делегировать их, чтобы освободить время для действительно важных дел.

От несрочных и неважных задач (D) и вовсе необходимо отказаться. Они не приносят вам пользы и только мешают грамотно распоряжаться своим временем. Например, может казаться, что разговор с коллегами в офисе помогает ненадолго отвлечься от дел и перезагрузиться. Но на самом деле часто беседы затягиваются и становятся причиной аврала, поэтому их нужно минимизировать. Так что со временем при использовании матрицы вы научитесь вычленять задачи сектора D, сможете отказаться от них и перестанете их записывать.

Как приложения облегчают работу с матрицей Эйзенхауэра

За счет коллаборации ежедневника и приложения Bplanner позволяет планировать в кооперационном режиме, что существенно упрощает работу с задачами, делает методику нагляднее и эффективнее.

С его помощью можно получить своеобразный дашборд, который в вашей системе планирования будет выполнять функции, недоступные листу бумаги с ручкой. В приложении есть возможность разной визуализации: можно показать задачи в виде фотографий страниц или других объектов, или списком, рассортировать их по важности, продемонстрировать дела, касающиеся только одной конкретной сферы, сделать персонализированную выборку.

Удобная визуализация не только позволяет быстрее определить объем задач, но и помогает с ними разобраться. В голове создается наглядная картинка, которую сложно представить без вспомогательных инструментов. Она помогает мозгу устанавливать логические связи, оперативно анализировать задачи, чтобы вам потом было проще и эффективнее их выполнять.

***

Планирование – неотъемлемая часть любого успешного дела, будь то бизнес или личная жизнь, а матрица Эйзенхауэра прекрасный метод для грамотного распоряжения временем и управления этими делами. В этой связи умный ежедневник Bplanner (бумажная версия вместе с приложением) может стать отличным помощником в управлении жизнью в целом и повысить ваш уровень комфорта, благополучия и счастья во всех сферах.